如何加强研究生档案利用之我见

庞 军 林俊英 宋 斐 徐 方

（宁夏医科大学档案馆，宁夏 银川750004）

档案是历史的真实记录,是历史的真凭实据,是人们从事各项活动的第一手资料,是不可再生、不可替代的重要信息资源,具有真实准确的凭证。这些记录中含有大量的自然科学和人文科学的智力成果。随着我国改革开放的不断深入发展以及社会主义市场经济体系的建立，档案以其重要的凭证价值和参考价值以及不可代替的作用，在经济建设和社会发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理的模式也逐渐由传统向现代转变,管理方式由原始封闭型向创新开放型转变。在现代化管理手段的带动下，档案开放利用的范围和档案信息资源开发利用的力度加大,如何科学有效的利用高校研究生档案为社会发展和经济建设及个人提供着高效能的档案信息服务成为档案管理部门关注的课题。

1 研究生档案管理的内容

研究生档案管理是一项政策性较强的工作，需要及时将各种材料进行归类整理。在学位与研究生教育过程中产生的研究生档案有两大类，一类属于个人档案，在研究生毕业时存入学生人事档案中，并通过机要件的形式寄到研究生就业单位的人事管理部门，此类档案主要有：攻读硕士学位研究生报考材料（报考登记表、录取登记表等）；研究生学籍表；研究生党团材料；研究生奖惩材料；研究生成绩单；毕业研究生登记表；硕士学位申请书；授予硕士学位的决定；研究生派遣证白联等。

另一类属于学校档案，需将相关材料及时移交学校档案管理部门归档保存，此类材料主要有以下几种：

1）文件类：上级下达的学位与研究生教育相关文件；学校发布的学位与研究生教育管理相关文件、规章制度；研究生管理部门、学位办公室发布的正式文件、通知等。

2）招生类：研究生录取名册；招生简章和招生专业目录；研究生入学考试自命题；委培（联合）或定向培养合同、协议书及其他重要函件等。

3）学籍类：研究生新生入学名册；研究生学籍表；学籍异动材料；奖惩材料；毕业资格审核表等。

4）培养教学类：各专业培养方案；研究生个人培养计划；开题报告书；中期考核表；专业实践报告书；研究生课程学习成绩单等。

5）学位类：硕士学位申请书；论文评阅书；论文答辩会议记录；论文答辩决议书；学位论文；授予硕士学位的决定；学位评定委员会纪要、决定等。

6）毕业及就业类：毕业生就业去向材料、报到证存根等。

2 研究生档案利用的主要价值

研究生档案利用价值主要涉及两个方面：一方面是为高校培养和选拔特殊人才服务；另一方面，研究生档案成为社会及用人单位、国外机构选聘优秀人才的重要依据。

1）《中华人民共和国学位实施条例暂行办法》明确了无论是申请硕士学位的人员，都必须通过学位考试，并在校期间各项考核合格，才能参加论文答辩。研究生档案含盖了研究生在校期间的所有的学术活动与各课考试成绩。因此，研究生档案在学校管理中起着举足轻重的作用。

2）研究生档案是企事业单位选聘人员的一项重要指标。研究生档案在高校向社会输送合格人才是起着明显的中介作用。用人单位可通过研究生档案了解应聘学生在校所修的课程、所具备的专业知识情况以及研究生的学习能力、科研能力等。为最终确定人选提供充分的依据。

3）研究生档案是办理留学及移民审核的必备材料之一。随着高等教育国际化进程的加快，我国出国留学生不断增加，但无论申请哪个国家或地区的大学，提供在国内高校学习期间的成绩等材料是必不可少的。因此，研究生档案在办理留手续过程中起着非常重要的作用。

3 如何改善和提升高校研究生档案利用服务能力

3.1 加大资金投入，构建数字化档案馆

在数字化信息高速发展的今天，实现档案数字化，不仅是档案工作发展的必然趋势和推进高校研究生档案管理事业现代化的必由之路，而且还是学校提高办公效率和实现档案信息资源共享最大化的根本保证。学校应该加大档案管理资金的投入，购买新的、先进的管理设备，完善档案保存和查询的硬件基础设施，引进科学的管理技术。同时，在建立研究生数字化档案管时，需注意几个问题，一是安全问题，实现档案数字化的同时也应该注意原纸介质档案的保存，做到档案管理有两手准备；二是在纸介质档案向数字化档案的转换过程中，应高度保持原档案材料的原真性。

3.2 建立健全人才培养机制，加强管理队伍素质建设

高校研究生档案管理人员的素质的高低直接决定着档案利用服务能力的高低，因此，健全人才培育机制，加强档案管理队伍的素质建设，有力于提升档案利用服务能力。首先，必须从思想上加强档案管理人员的教育，提高他们的本位服务意识，坚持做到“为档案利用者服务”；其次，应该高度重视档案管理人员的业务素质培训，业务素质包括与档案相关的基本知识、档案管理的知识和档案收集和处理的知识等，让他们具有使用数字化管理设备的能力；第三，除了以上两个方面之外，还应该加强档案管理人员对与档案管理相关的其他知识的学习，这些知识包括信息处理、计算机使用、外语等现代化管理知识。

3.3 丰富档案内容，提高档案价值

丰富档案内容，提高档案利用价值是提高高校研究生档案利用服务能力的又一重要方面。首先，档案材料是提供档案服务的基础，建立科学合理的档案材料收集链有利于丰富档案内容，根据档案材料的来源，采取按时收集、定量收集、跟踪收集和补充收集等方式，以保证档案基本材料及时归档；其次，在丰富档案材料的同时，要严格把关好档案内容的审核、检查和验收，以确保归档材料真实可靠、准确全面，切忌重复和遗漏；第三，在进行完档案材料验收之后，档案管理人员要准确将其分类，根据档案材料的不同科学列号排档，方便以后档案利用者进行查档。

3.4 改变服务机制，增强服务质量

改变服务机制，增强服务质量是提高研究生档案利用服务能力的根本途径和最有效方法。在服务内容、服务范围和服务方式上面，档案馆应该采取积极措施加强和提高；首先，在内容上要顺应现代档案管理的需要，增加档案载体和类型；其次，档案管理部门应该尽量扩大档案馆档案材料的开放利用范围，让查档者能够更全面、更详细的获得需要的档案信息；第三，档案馆在档案借阅服务的基础上，应该采取更多的服务方式，例如咨询服务、定向服务和跟踪服务等。

高校研究生档案工作的最终目的是要提供档案为高校学校事业发展服务，档案不仅是学生教育教学活动的真实客观记录，而且是评估学校综合办学能力和水平的重要“窗口”，它集中反映了学校最根本和最基础的教学职能活动，是学校管理、教学科研、教学活动评估和教学监督等工作必不可少的材料；高校应完善研究生档案利用体系建设，提高档案利用服务能力，发挥研究生档案资源为学校和社会的重要作用。

［1］罗辉.档案信息开发与利用[M].南京大学出版社,1993.

［2］关毅.浅谈档案利用工作[J].理论界,2005(06).