将二维条码技术应用于档案管理工作的设想

梁洁滢

广州市土地房产管理职业学校，广东广州 510320

二维条形码技术自问世以来，因其数据传输快，信息储存量大，安全性强，价格低廉等特性受到人们的很多关注，并逐渐被运用在了商业、物流、图书管理等很多行业。本文中，笔者主要分析了条码技术应用于档案管理工作的可行性，并对此提出了自己的看法。

1 二维条码的概念

二维条码与一维条码存在着很大的不同，它是用特定的几何图形在二位方向上有规律的分布组成的用于表示信息的符号，相对于以往的一维条码而言，其存储信息的容量更大，在一个小小的邮戳大小的二维条码中可以容纳数千个字符的存储。二维条码不仅信息存储量强大，同时还具有着简洁、成本低的特点，是一种非常理想的数据存储方式。

2 将二维条码技术应用于档案管理工作的可行性分析

对于档案工作人员来讲，怎样使档案管理工作做的更好是他们一直努力的目标，在现今时代，二维条码技术作为信息自动识别技术的一种已经得到了人们的认可，被运用在了很多行业，为人们提供了很大的方便。二维条码作为一种信息的表现方式，如果能将其应用在档案管理工作中定能够方便数据的存储以及信息的携带和传递，进而提高档案工作人员的工作效率及档案管理水平。

在以往的档案管理工作中，经常存在以下几个问题：1）档案管理工作人员的主要工作都集中在了档案条目方面，首先对原始档案进行标注，然后将信息录入数据库，之后还需经过多次的检查校对保证信息的准确性，在这个过程中会花费掉很多的人力和物力；2）由于档案经常被借出，这样在档案借出、归还的过程中，对于档案由谁借出，具体借出的是哪些档案资料，什么时间借走等此类的信息是十分繁杂的，经常会有记错写错的情况出现。尽管都已经在使用计算机来进行档案的管理，但是效果却不是很令人满意的。用计算机对档案进行管理相比较于手工记录虽然能够有效的提高借出归还的速度，但是在本质上并没有改变档案借还这一工作流程，没有从本质上使档案管理工作得到提升，为了更好的完善档案管理工作，必须探索更加有效的管理方式。

从二位条码自身的技术方面来讲，二位条码强大的数据存储量突破了一维条码数据存储的局限性，同时它还能够做到二维方向上信息的表达，一维条码不能解决的地方，通过二维条码都能够做到很好的解决。拿PDF417 码举例，二维条码有很多的有点：信息存储量大，可存储多种类型的信息，对数据库的依赖性相比一维条码也要小很多，同时产生无码的几率也大大的降低了，可靠性和安全性也很高。对于档案管理工作来说，最重要的就是保护档案的完整和安全。通过以上分析可以看出，二维条码技术不仅迎合了档案管理工作信息化的要求，同时能够通过档案工作的动态有序管理，确保档案的安全，因此，二维条码技术适用于档案管理工作，能够有效的提高档案管理工作的工作效率同时保障档案的安全。

3 二维条码技术应用于档案管理工作的实现方式

将二维条码技术应用于档案管理工作中，实质上就是将纸质的文件和电子文件以及元数据进行封装，先将信息储存到二位条码中，然后将二维条码打印到电子文件所对应的纸质文件上形成一个纸质电子档案，然后再扫描纸质文件上的二位条码时，能够通过解码二位条码还原出对应的电子文件和元数据。

4 二维条码技术应用于档案管理工作的意义

将二位条码技术应用于档案管理工作中，能够有效的解决电子档案容易被更改的问题。电子档案非常容易失真，在将实体的档案转换为电子档案的过程中稍微存在一点大意和疏忽就会导致电子档案的失真；同时电子档案非常容易被复制，在拷贝甚至恶意更改后也不会留下修改的痕迹，如果有黑客恶意攻击的情况发生，将造成很严重的后果。但是将档案信息以二维条码的方式时能够有效的解决此问题，因为二维条码一旦生成后是不能够被改动的，因此能够保障档案信息的安全性和真实性，杜绝因疏忽或恶意篡改导致失真的情况发生。

将二维码技术运用在档案管理工作中能够提高档案录入的工作效率并确保档案信息录入的质量。档案信息录入人员只需要通过扫描终端对二位条码进行扫描即可将档案信息录入的计算机系统中，大大节省了录入的时间，同时因为二维码对应数据具有不可改动的特性，因此能够有效避免数据录入错误的情况发生，保证信息录入的准确性。

将二维条码技术应用于档案管理工作中，方便于对电子档案进行长期的保存。如何能够将电子档案进行长时间的保存也是档案管理工作人员十分重视的问题。通过二位条码技术的运用，将电子形式的档案信息转换为二维码存储形式固化在纸质的实体介质上，能够进行长久时间的保存。这就相当于电子档案和纸质档案具有相同的载体，纸质的档案不怕折叠，同时携带起来也非常的方便，能够进行长时间的保存，而且可以通过复印和传真的方式进行大量的备份，更加有效的延长了档案信息保存的时间。而且，二维条码还具有着其它信息存储方式不具备的错误信息修复的能力，哪怕是在载体破损的情况下，只要破损面积不超过整个条码符号的一半，都能够通过采用一定的技术进行数据的修复。

将二维条码技术应用于档案管理工作中，形成纸质的电子档案技术，能够方便档案管理工作人员对于电子档案和纸质档案的同步管理。纸质档案管理方式由来已久，档案管理人员都这种管理方式也有着很多的工作经验和很多行之有效的管理办法，二位条码的运用相当于将电子档案与纸质档案的管理工作连接了起来，使得工作人员能够结合纸质档案的管理方式做好电子档案的管理，实现两者的统一管理。

5 将二维条码技术应用于档案管理工作的设想

5.1 在计算机档案著录方面的应用

网络技术的发展，信息量在以爆炸式的速度膨胀着，如何有效的对这些档案信息资源进行开发利用，更好的服务于广大的用户，是档案部门首先要解决的问题，档案著录是解决这个问题有效的方式。只要能做到高效、标准的著录工作，就能够满足对档案信息资源有效、方便利用的要求。然而在著录的工作过程中，其工作量是非常大的，同时对技术的要求也比较高。因为不同的工作人员其观点看法以及工作经验和技能知识等方面都存在着很多不同，因此对于同一份档案经常在选取检索关键词的时候会存在一定的差异和不同，甚至对于同一个工作人员在不同的时间段也会存在选取检索词不一样的问题。这种情况给档案检索工作带来了结果就是很容易造成档案信息没办法实现资源的共享。在档案工作的不同环节，同一份的档案资料有时候不是在同一个馆所来保存的，如果著录的资源没办法实现共享，那么每个单位都要做份自己的著录。不仅增加了劳动量，同时也严重的影响到档案利用的效益。如果将二维条码技术应用于著录工作中，能够避免不必要的重复性的著录工作。通过基于二维条码技术的档案管理系统的运用，能够将采集到的信息资源生成二维条码，这样在对二维条码进行扫描时又可以解码生产著录信息。这样在著录一份档案时，就能够很方便的按照一定的规范和标准进行著录，将载有著录信息的条形码粘贴在档案信息上，只要对条码进行扫描工作，就可以获得档案的著录信息，避免对此档案重复的进行著录工作，不仅节约了工作人员的时间，同时还能够提高工作效率和工作质量。

5.2 在档案上交、汇交工作中的应用

在档案数量比较少的情况下，通过人工清点，手工记录或填写电子表格等方式能够将档案的上交、汇交工作完成，但是在档案数量比较大的情况下，此种方式就非常不合适了，不仅需要花费大量的时间，同时还不能够确保信息的准确性。通过二维条码技术的运用，只需要对粘贴在档案上的二维条码进行扫描，就可以获取到档案的详细信息。依照单位既定的规则从扫描到的信息中提取合适的字段编制成清单交由上级领导进行审批即可，在审批完将档案交给接收方的时候，接收方也不用再次对档案进行逐一的核对，只要在清点的过程中用扫描设备扫描二维条码就可以生成同样规则的清单，节省了交接的时间，提高了工作效率。

5.3 在档案借阅工作方面的应用。

人们对于档案资源最基本的利用形式就是档案的借阅。就目前来看，档案节约工作主要存在两种方式，一是手工借阅的方式，二是通过一维条码加数据库的方式。很多单位现在已经不再使用手工方式，但是因为一维条码信息载量的限制以及对数据库依赖性极强，一旦发生数据库损坏或网络故障时，一维条码就失去了意义，而且一维条码如果存在磨损或污染时，很难被读取出来，造成了一维条码使用时的很多弊端。而二维条码信息存储容量是非常大的，能够方便的实现对信息多种属性的描述，对于数据库的依赖性几乎可以忽略掉，因此将二维条码技术应用于档案借阅工作中可行性是非常强的，不仅能够承载大量的信息，同时能够脱离数据库和网络来使用，而且其独特的纠错能力，都能够方便与档案的借阅工作。

6 结论

据相关文献中记载，在20 世纪90 年代初期，档案界就对档案管理工作中引入条码技术做了一定的研究。在21 世纪的今天，二维条码技术已得到了人们的广泛认可，被应用在了很多行业，不断的方便在人们的生活和工作。二维条码技术在档案一体化管理工作中的应用前景和市场空间都是非常可观的。二维条码因其成本较低，对数据库和网络依赖性较小，方便携带转移等特点，非常适合将其应用在我国的档案管理工作中。但是因为二维条码在生产和识读方面存在一定的技术难度，所以它在目前的档案管理中的应用没有做到很完善，真生实现二维条码在档案管理工作中的应用，凸显出二维条码技术的优势，还需要依靠科技的不断进步以及人们的不断努力。

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