医院人事档案管理中医院信息系统的应用分析

许霞

摘 要：要建立健全医院信息系统，这就需要充分认识医院信息系统在医院人事档案管理中的重要性以及现状，进而对医院人事档案管理中医院信息系统的应用进行分析，找到一些行之有效的方法来不断完善医院档案管理工作。本文在行文中理论联系实际，结合本人所在医院的工作情况以及医院在使用信息管理系统的情况，阐述医院信息系统对医院人事档案管理工作的重要意义，并对医院应用信息化系统给医院人事档案管理带来的一些问题进行探讨分析，希望能提供一下具有参考价值的意见和建议。

关键词：医院人事；档案管理；信息系统；应用

随着十八大三中全会的重要部署，当前，我国的社会主义建设进入一个全新的发展时期，各行各业取得的成绩进一步夯实。尤其，在科教兴国战略的推进下，我国进入到一个信息化高速增长的时代。看病难、看病贵等医疗卫生问题依然是医院的一大难题，而医疗卫生事业要取得长足的发展，有赖于医院管理的进一步完善。这种完善的有效途径之一就是通过实现医院管理的“电子化”、“网络化”、“信息化”，以建立健全医院信息系统来提升医院人事档案管理工作水平，最终促使医院实现全面、协调、可持续的发展。因此，要建立健全医院信息系统，就必须充分认识医院信息系统在医院人事档案管理中的重要性以及现状，进而对医院人事档案管理中医院信息系统的应用进行分析，找到一些行之有效的方法来不断完善医院档案管理工作。本文在行文中理论联系实际，结合本人所在医院的工作情况以及医院在使用信息管理系统的情况，阐述医院信息系统对医院人事档案管理工作的重要意义，并对医院应用信息化系统给医院人事档案管理带来的一些问题进行探讨分析，希望能提供一下具有参考价值的意见和建议。

1 医院信息系统的涵义

1.1 “医院信息系统”的含义

“医院信息系统（Hospital Information System）”简称为“HIS”，囊括了医院管理的方方面面，包含住院系统、门诊系统等方面，这些系统既可以独立运转又彼此间有紧密的联系，构成了医院管理的不同的功能模块，是凝聚了医院先进管理方法与理念的医院信息系统的一种软件，能够促使医院效益得到不断提高的一种有效的信息管理平台。正是医院信息系统本身具备的这些强大的信息管理功能，使得医院管理者能够及时了解医院医疗工作的动态，及时掌握院务的进展情况以及各个科室工作的进度等，为医院领导层的决策、决定提供强有力的支持和依据。

1.2 医院信息系统在医院人事档案管理中的重要作用

本人工作所在的医院是一所集中西医临床医疗、科研、教学、预防、保健、康复于一体的综合性三级中医医院，医院拥有良好功能的医院内部局域网，并已建成集诊疗、办公为一体的现代化管理体系。伴随医院网络系统的不断深化改造与完善，医院信息化系统的水平得到不断提升，不但有利于提高医院在医疗方面的科研能力，还有利于减少医院的经营管理开支，为医院创造了较好的社会效益与经济效益。

现今，人事档案已经成为各党政及企事业单位用来管理职员的一种专门化的集中式信息档案管理模式，已经成为全面、科学、准确地真实记载与客观反映个人信息的一种有效方法，也是组织各种人事工作和关系中十分重要的参考依据。为此，医院需要进一步加强医院的人事档案管理，借此来充分发挥医院人事档案所掌握的有效资源，为医院对人才的有效选拔及使用提供更多更加真实、科学、客观的第一首材料。而且，当前的计算机多媒体技术突飞猛进，采用信息管理的方式去开展日常事务已经成为一定潮流、趋势。

1.3 医院信息系统在医院人事档案管理里的功能

本人结合工作实际，认为医院的人事档案管理中的医院信息系统主要包含了下面几种功能：一是录入各项信息，如全院职工的基本信息、职称、工资、干部任免情况、各种培训信息的情况以及家庭状况和奖惩状况信息等的录入，此外，还可以对以上各项信息的修改。二是及时更新修改调入与调出的信息、离职与退休人员的信息。三是提供各种档案信息的查询，例如，能够依照个人姓名或者部门或者关键词进行搜索查询。四是能够进行档案信息的统计，如统计人数、年龄分布、政治面貌、技术职务、文化程度等。五是档案信息的输出，例如，能够把单位名册、人事卡片、全体档案、党团员名册、个人档案等信息输出到打印机。六是还可以对数据的安全性进行设置，例如，可以设置登陆账号、登陆密码以及登陆权限等。

2 医院人事档案管理的现状

2.1 部分医院对人事档案管理重视不够，缺乏人事档案管理的意识

由于医院中心工作是医疗、教学、科研。医院管理的重点工作都是如何提高医疗教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，因此，医院管理者往往会忽视对人事档案管理，使得医院人事档案管理工作存在硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位、档案管理人员落实不到位等现象。这些导致人事档案管理工作在移交档案手续未能严格按程序办理，对移交档案中正本与散件数量的检查未能做到严格清点，部分档案该清理的不清理，移交中该签字的漏签字，以至存在档案数量、材料等问题责任不明、界限不清的现象。

2.2 部分档案材料缺失或不按时归档

主要缺失以下几种材料：《干部履历表》、学历学位材料、工资变动材料、评聘职称、干部任免表、入党志愿书、党员登记表等。归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

2.3 很多医院在基础设施建设方面还不够健全，严重影响并制约了医院人事档案管理的工作开展

如今，很多医院都存在一种较为常见的现象就是单单重视医院各项业务的发展，而未重视医院各项基础设施的建设工作，往往投入不足，严重影响并制约着医院的整体发展；很多医院在人事档案管理方面的工作还是采用手工来操作完成，不仅工作步骤繁琐，而且工作效率不高，严重影响了医院人事档案信息的利用率。

2.4 大部分医院的人事档案管理工作人员的素质普遍不高

很多医院还未设立有专职的医院人事档案管理工作人员，大多人员是从其他部门改行或过来兼职工作，往往对医院信息系统的档案管理工作认识不足，业务操纵不熟练，工作态度不够专一，导致医院人事档案管理的质量较低，严重影响医院的整体工作。

因此，基于医院人事档案管理急需解决的现状以及医院信息系统在医院人事档案管理中的重要作用、我们有必要推进医院信息系统的应用，优化医院人事档案管理，最终促进医院的可持续的发展。

3 信息系统在人事档案管理中的应用

通过长期的实践，我们知道，“借助现代计算机与现代化的网络信息技术将人们在人事工作当中产生的各种各样的信息展开传输、检索、加工与存储，并及时、高效地为人事工作提供服务”，这是医院人事档案的信息化管理的核心内容。当前，部分医院逐步运用的医院人事档案管理系统，借助现代计算机将录入的医院人事档案信息展开输出、统计、检索、分析、排序、选优、比较、查询以及对个人的素质情况、人才结构等进行分析，为医院遴选人才提供及时有效的数据，为有关政策的制定提供有效的依据，可以有效的克服平时档案材料的滞后性，提高时效，还可以简化档案信息的搜集、整理、分类以及归档等工作环节，很大程度上减少失误，让档案材料的科学性、完整性、合理性、准确性得到很大提升。根据医院干部年轻化、知识化、专业化的指导方针以及德才兼备原则，有效地借助现代化网络信息技术来构建医院的人事信息数据库，能够准确、便捷、快速地了解到医院医务人员的个人情况、技能、特长、素质和在“德、能、勤、绩、廉”等方方面面的有关信息，方便工作人员随时、随地、快速地查询道有关人才方方面面的资料，有利于医院加深对有关人才的了解，以便又快又好地为领导决策提供有效的依据，进而达到“知人善用”的目的。

总之，实施医院信息系统，不但提高了医院档案工作的效率，摆脱了过去繁重的手工劳动，也提升了医院管理者的管理意识，让医院管理工作日趋“简单化、数据化、系统化、科学化”。医院信息管理已经成为医院实现科学化管理的前提和保障，我们必须在医院的人事档案管理工作当中，重视人员的人事档案管理观念的培养，并加强对医院的人事档案管理工作的基础设施的建设力度，确保档案管理人员的工作高质量完成。

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