高职院校办公系统的设计与实现

摘要：随着高职院校信息化建设的深入开展，各个部门都有较为成熟的业务管理系统。但是，这些系统之间相对独立，使得数据不能有效共享，形成了一个个“信息孤岛”，造成了资源的重复和浪费。针对这个问题，在分析办公软件的国内外现状的基础上，重点研究和探讨了基于工作流的办公系统，对推进高职院校办公系统的发展具有实际意义。

关键词：办公系统；工作流引擎；信息推送

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）19-4610-03

辦公软件是一个单位或机构日常工作的集合。起初，学院内的所有工作都是在部门之间协调进行，需要人员频繁跑动，随着计算机技术和网络通信的发展，人们打破传统的工作模式，通过新的理念利用计算机技术实现网上办公。原来需要不少时间才能传到的一个消息，现在通过办公系统鼠标点击一下便可以实现。随着软件技术的不断完善，办公软件也不在仅仅限于通信，功能在不断扩充，会根据企事业单位的工作流创建一个切实可行的系统。办公软件的使用大大提高了企事业的办事效率。

1 职院校办公系统需求

设计和开发系统的目的是为了让用户使用该系统，因此系统在设计时必须要最大可能的满足用户的需求。需求分析在系统开发过程中的起到了方向性、决策性的作用，只有深刻了解用户，调查清楚用户的功能需求，才能开发出用户满意的系统，才能让整个系统发挥最大的作用。只有需求分析搞明白了，我们才能深入的对系统进行设计和实现。为了保证系统开发成功，并能够低成本高效率的投入使用，通过了解院系各人员的需求，对高职院校办公系统进行相应的分析。

1.1 功能需求

某高职学院设10多个系（院、校）及基础教学部、思想政治理论教学部、继续教育学院等3个教学部，四十多个专业，在校生1.9万余人。学院的日常管理、公文流传、申批材料等事项都是按照传统模式进行的，这些既不能体现现代化办工的高效性，同时也浪费了很大的人力财力，为使学院的管理规范化、科学化，必须有一套与之相适应的办公管理系统来维系学院正常的运转，提高办公效率。为此学院开发了一套能与学院日常管理相适应的系统来实现高效办公。

针对该院各项具体工作的工作流和信息流进行科学和全面的规划、管理和控制，为各个相关部门提供多人沟通、共享、协同办公的统一管理平台，其中的信息实时推送功能缩短了办公业务的处理时间，自由灵活定制多种工作流的功能便于规范化、最大化地将校内各项工作搬到办公系统中来，比如：请假、用车、征订教材等各项工作，确定工作流程后，经过多人协同、逐级审批等步骤可以在最短时间内完成工作，提升了我院各项工作的便捷程度和办公效率。

系统共有六个子功能模块，分别是“公文管理”、“邮件管理”、“工作日程管理”、 “文档管理” 、“工作流程管理”和“系统管理”等。实现高职院校的工作流和信息流跟踪管理，为高职院校各部门进行方便、快捷、低成本的办公提供支持。公文管理中包括发文、收文等；工作日程管理包括通知通告，制度，新闻，资讯等；文档管理包括文件分类，文件管理，office 在线管理等；系统管理包括权限的管理，角色的管理等。

1.2 性能及安全需求

办公系统基于B/S模式，架设在学校的校园网上，操作方便。对领导、教师和管理人员等不同岗位的人员来说，获得帐号后直接打开浏览器就可以登录学院办公系统。功能简洁易懂，操作流程清晰，使用方便。

1） 系统方便易用，采用直观形象的图形化界面接口[9]，界面菜单和提示都是汉字，方便用户学习使用。

2） 系统扩充性完善，可以支持无数部门，且运行稳定。

3） 采用身份认证方式，确保合法用户登录系统。

4） 采用基于角色的访问控制模式，避免合法用户误操作造成数据损坏，同时授权方式灵活，减少了系统管理员工作量。

1.3 关键技术

1.3.1 工作流技术

工作流技术（Workflow）就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机以恰当的模型进行表示，并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或是任务。工作流技术就是将日常生活中各部门之间的工作流程网络化。它需要规范的工作流程管理来实现，根据一定的规则，使信息、文件或不同的任务在各个执行者之间执行和传递。工作流程是工作计划、开展、实施、管理、监控、反馈的整个过程。本系统中工作流程可以自定义，根据不同的工作业务，可自由设置流程长度、节点、参与者、参与者权限、节点工作内容。

1.3.2 Webservice技术

Webservice技术主要是用来消除操作系统、各组件模型和编程语言之间的差异的，是一种基于XML的消息处理，实现数据通讯的基本方式。Webservice技术建立在一些只涉及到操作系统的协议之上，这些协议有HTTP，XML，UDDI等。

1.3.3 Ajax技术

Ajax的工作原理相当于在用户和服务器之间加了—个中间层，把原来在服务器执行的一些功能转移到客户端来执行，如此可以实现客户端与服务器的负载均衡，减轻带宽压力和服务器的负担，从而达到节约ISP的空间及带宽租用成本、加快相应速度的目的。

2 系统设计

高职院校办公系统的最基本的功能就是提供学院各部门，各位教师高效办公的平台，该系统是B/S设计模式，使用Ajax、数据流等关键技术，本系统主要实现的功能包括六大模块，各位教师需要以自己的用户名、密码登录到系统中，进行不同的操作。

2.1 系统总体设计

计算机体系结构对计算机应用系统的功能和性能有很重要的影响，它的发展经历了4个阶段：主机/终端模式、文件/服务器模式、客户/服务器模式和浏览器/服务器模式。考虑到三层B/S模式的优点以及高职院校办公系统的特点，决定采用结构实现高职院校办公系统。系统总体设计图如图1所示。

图1 系统总体设计图

办公系统面向全校教职员工，用户在该平台下通过网络发送和接收有关信息，在线处理的各项工作，再根据自己的职责权限，管理各种申请、查询和统计报表的输出打印等。高职院校办公系统的主要功能模块有：公文管理模块、邮件系统模块、工作日程管理模、文档管理模块、工作流程管理模块以及系统管理模块。

2.2 系统功能描述

在对高职院校的工作流程充分调研的基础上，开发本软件。可实现高职院校工作流和信息流的自动维护和管理 ，主要包含六大功能模块：

1） 公文管理模块

可发文拟稿、发文审批、查看发文信息、收文提醒、签收公文、查看公文等。

2） 邮件管理模块

可实现接收邮件查看、回复、管理、新邮件编辑、草稿管理、垃圾邮件管理、已发邮件管理等功能。

3） 工作日程管理模块

可实现工作日程查看、创建新日程、管理工作日程、按日程显示、查看万年历、日程提醒等功能。

4） 文档管理模块

可实现新建上传文件、查看他人共享文件、文件分类管理、office在线文档建立和查看等功能。

5） 工作流程管理模块

可实现新建工作流程、查看我的申请、工作流程审批、查看批阅、工作流程退回、重新审批等功能。

7） 系统管理模块

可实现基本系统框架设置、用户及角色管理、用户权限管理、工作流管理以及公文模型管理等功能。

3 系统实现

3.1 使用Ajax技术改进用户体验

高职院校办公系统中，有很多需要用户输入的地方，而用户的输入虽然很可能在一个大范围的区域内，但是这个范围比较大，使用下拉列表不太合适，并且下拉列表的方式限定了用户必须在列表内选择。这种情况下我们使用Ajax制作了具有渐进提示的文本框，办公系统中凡是有类似需求的输入框都采用了这种方式。因此，Ajax技术的应用是非常重要的。

3.2 权限管理模块的实现

权限管理中的各部分都有其相对应的权限名称，权限地址，以及各部分的管理。在整个办公系统中，权限管理模块的实现是非常重要的。

在权限管理中，对于数据库的增、删、改、查是十分重要的，可以借助适当的工具实现对RBAC角色的管理。在RBAC安全策略中，每个角色可以有多种特权，每种特权是对一个或者多个用户执行的操作。

3.3 工作流程管理模块的实现

工作的流程是工作流程管理是办公系统中十分重要的一个模块。在办公过程中，确定工作流程后，经过多人协同、逐级审批等步骤可以在最短时间内完成工作，提升了我院各项工作的便捷程度和办公效率。

工作流程功能简单描述如下：

1） 新建工作流程

通过“我的工作流程”—>“新建工作流程”，可以开启一个工作流程。

2） 我的申请

在“我的申请”中可以查看到当前用户提出的流程申请，点击标题或“查看”，可以查看到自己提出的工作流程申请。

3） 工作流程审批

如果当前用户是某个工作流程的指定审批人员，则会得到系统推送的提示信息。点击提示信息或“我的工作流程”—>“我的批阅”，可以看到需要自己批阅的工作流程列表。点击标题，或“查看”按钮，可以查看具体详情，并设定批阅意见。

4） 查看批阅过的工作流程

在“我的工作流程”—>“已经批阅”中可以看到所有自己审批过的工作流程列表。

5） 工作流程退回

如果工作流程在某一个步骤被退回，则退回前一级用户会及时收到系统通知，并可以在“我的批阅”中看到列表。

6） 重新审批

一旦工作流程被退回，就需要重新审批。点击流程列表中的标题，可以查看申请正文及审批各个节点意见。

3.4 系统安全性考虑

高速率是网络追求的一个目标，然而网络安全也觉不容忽视。本系统所在校园网络在保证高速的同时也通过一些方法提高了网络安全性。

1） 校园网中均采用私有地址段进行地址规划。学院各部门在局域网通信中均采用私有地址，只有当和外网通信时，才会在网络边缘设备进行地址转换。私有地址的使用把内网结构很好的隐藏了起来。

2） 防火墙过滤外来数据包。在网络主干上架设有防火墙，对于外来的所有数据包均要经过防火墙的检查，降低了对于内网的入侵。

3） 利用防毒墻防止内网病毒传播。在局域网内部部署有防毒墙，对于内网数据流量进行检查，防止病毒大范围传播。

4） 强大的网络管理系统实时监测网络。局域网数据都在网络管理软件监测下传输，网络管理员可以追查到不法数据包的发送者。

4 结束语

本系统已经成功在几所高职院校实施并稳定运行，提高了高职院校办公效率，节约了办公经费，推进了数字化校园的进程，为学校的信息化建设做出了贡献。随着高职院校办学层次的提高、办学规模的扩大，学校管理难度和复杂度也随之进一步加大。加强学校的规范化管理，建立起科学、高效的办公流程，对高职院校的良性发展意义重大。本系统解决了大部分高职院校办公系统存在的办公流程单一固定、不透明的情况，协作部门间无法实现有效数据共享，协调沟通不畅及监督不到位等问题，具有良好的推广应用前景。

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参考文献：

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