浅谈开发利用档案要注意做好保密工作

张淑玲

在我国各级各类档案馆（室）藏的数量巨大的档案中，确实有一些档案包含着涉及国家秘密的文件材料、科技成果、经济数据等，事关国家利益和国家安全，这部分档案也就是《中华人民共和国档案法》所说的“保密档案”。因此，档案工作与保密工作有着密不可分联系。随着我国改革开放和现代化建设的迅猛发展，档案资源的构成会随之有所变化。加强档案的管理，开放档案信息资源向社会公开开放利用，已是大势所趋。在新时期新形势下，如何处理好档案的管理、开放利用与保密的关系，不可回避地摆在了档案部门和档案工作人员面前。

1 精河县档案工作的情况

近几年来，精河县档案局（馆）在县党委、县人民政府的正确领导下，紧紧围绕县党委、人民政府的中心工作，全力加快了“依法治档、规范用档、方便用档、新领域建档”的步伐，稳步推进了档案事业各项工作有序开展。2004年，县档案馆在博州率先达到自治区一级档案馆；2005年又被博州团委命名为“爱国主义教育基地”，并在同年四月成立了“精河县现行文件阅览中心”；2008年，经县人民政府又将县档案馆确定为“县人民政府政务信息公开查阅场所”【精政办函（2008）4号】，增挂了“精河县已公开现行文件阅览室”和“精河县政务信息公开查阅室”两块牌子。目前，县档案馆已成为集精河县爱国主义教育基地、精河县档案保管基地、精河县档案利用服务中心、精河县政府信息公开中心和精河县已公开现行文件阅览中心的“五位一体”的综合性档案馆。县档案馆自2004-2009年依法接收各门类档案进馆，馆藏档案由2003年前的69个全宗8个门类的6043卷档案，增加到目前的121个全宗13个门类的档案36443卷；各类报刊、杂志、资料达到6250余卷（册）。同时，还接受供老百姓查阅的现行文件379册3961件；政务公开信息1126件。档案馆服务功能的不断强化，也对档案资源建设不断提出新的要求。

2 目前档案管理中保密问题的新特点

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，每个公民必须保守国家秘密，这也是档案管理人员的义务。维护档案的完整与安全，做到不坏、不散、不乱是档案管理人员的职责，尤其是改革开放和社会主义现代化建设的新时期，档案管理中的保密问题，遇到了新的挑战，涉密情况发生了新变化。具体体现在以下方面：

（一）档案涉及范围的变化。随着档案管理内容的增加，特别是档案信息化的实行，给档案保密带来了前所未有的挑战，同时，档案管理中不仅涉及政治秘密，而且涉及经济、科技等秘密。随着信息化、经济全球化时代的到来，政府信息公开和公民知情权的要求，对传统的保密观念提出了挑战，要求我们必须从传统的保密观念向现代保密理念转变。现代保密理念并非对传统的保密观念的简单否定，而是要求在坚持和继承好传统、好做法的同时，不断解放思想、更新观念、创新思维，使保密工作充分体现时代性、把握规律性、富有创造性。既要以维护国家安全和利益为目的，也要以服务于政府信息公开，推进我国民主法制建设和政治文明进程为前提。

（二）密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现时工作不适应，随着立档单位涉密文件的废除，密级自然消除了。

（三）保密期限的变化。原来档案馆所存涉密档案，只标有密级而没有保密期限，多数出现了超期限服役。许多文件资料随时间的变化其作用也逐步消失。

这些新变化都给新时期的档案管理的保密工作提出了新要求。因此，认真贯彻落实有关保密法规，适时做好档案密级的调整工作，建立涉密档案的各项管理制度，加强涉密档案的科学管理，已成为档案管理的重要内容和必然要求。

3 认真落实好档案管理中保密工作的若干措施

（一）要准确领会并严格执行《档案法》，加大对档案法律、法规的学习和宣传教育，提升自身素养。档案保密工作的好与坏，档案管理员的素质是关键，而提高素质最根本的途径是进行持久和深入的学习和宣传教育。引导档案工作人员和社会公众了解相关的法律、法规，明确各自权力（利）和义务以及相关法律责任。面对科学技术飞速发展，电子档案异军突起，应对高科技的挑战，已是当务之急。积极构建本部门信息系统主体，与外界关联行为约束机制。按规定做到专机专用，涉密文件不上网、上网文件不涉密，涉密计算机不联网、涉密移动盘不上联网计算机，凡涉密网络一定要与互联网实行隔离。切实保障信息化档案的安全，使档案工作者具有适应当今社会的复合型人才。

（二）要正确处理好档案保密与利用的关系，加强档案利用过程的监管。首先，要正确处理档案保密与利用的关系。档案管理人员要转变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，搞好档案利用工作，在工作中，档案管理人员尽心尽职，为领导决策提供服务，机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用都十分重要，切不能顾此失彼。其次，要切实加强档案利用的监管。监管能有效地发现并纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用好档案，又能保证档案的完整安全。具体而言：一要切实加强档案管理人员的保密安全教育和配套管理制度建设及严格的落实措施。通过教育，提高其素质，增强其保密意识和责任意识，在建立档案阅览、外借、复印等制度的同时，应根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在开展好利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。通过制定严格的档案管理制度，未雨绸缪，防微杜渐。确保档案管理这一环节保密工作不出问题。二要加强队伍建设。档案管理部门要选拔和培养高素质的管理人员，把握和处理好“思想软件”与“制度硬件”的关系。再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关“制度硬件”建设，更要加强档案保密利用工作的“思想软件”建设，否则，很难收到预期效果。广泛开展宣传教育，特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问，不向外泄露尚未公布的突发事件；不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密。切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。既有“制度硬件”保证，又有“思想软件”相配合，才会收到了较好的效果。

（三）切实做好开放档案的保密工作。如何看待和处理档案的保密性和开放性的关系是做好开放档案管理的前提。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，做好相应的保密工作十分重要。一是做好档案的审查工作。其主要任务是科学而准确地区分、判定档案开放和控制使用的范围。它要求严格细致、层层把关审定。二是要做好到期开放档案的审查、解密工作。审查、解密是档案开放工作的一个重要环节，要根据档案保密的时效性，及时准确地做好解密工作。向社会各界开放的档案，必须是到了规定时限的档案，要开放必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围进行管理。三是做好档案开放的基础工作。应提高档案案卷的内在质量，使开放档案达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求；建立健全档案编制检索工具，对珍贵、重要的档案，应采取复制措施搞好档案副本。

当然，随着经济社会和科学技术的发展，档案管理中关于保密问题也会遇到一些新的矛盾。关键是首先要做好基本规章制度的适时调整，同时也要充分利用先进的科学手段，才能有效做好档案管理中的保密工作。endprint