事业单位人事档案信息化研究

董春香

摘 要：随着信息技术水平的快速提升，计算机网络技术在社会各个领域都得到了充分的应用，正逐渐的影响并改变着我们的生活与工作方式，信息化建设已经成为事业单位人事档案管理工作的重要发展方向。要想促进事业单位人事档案的信息化管理，充分发挥人事档案工作在信息化社会中的重要作用，就应该科学地将网络信息技术与人事档案管理技术结合起来，最终使人事档案管理趋于信息化、科学化。

关键词：认识人事档案；信息化；事业单位；管理

1 人事档案信息化管理的作用

记录事业单位个人从事本职工作的主要文件是人事档案的重要特点。人事部门对个人进行业务管理与评价要以人事档案作为主要凭证，开展各项工作要以人事档案作为基础，人事部门对各单位进行考察和考核干部选拔人才，加强人事管理以及干部队伍建设，要以人事档案作为重要依据。因此，现代计算机网络信息技术渗入到人事部门的档案管理，特别是应用到档案信息计算机检索系统中，将人事档案个人信息的检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索或网络检索，真正实现了单位信息和个人信息的储存与传递网络化。

应用计算机信息化对人事档案进行网络化管理，通过计算机对人事档案的信息资源进行分类、提取、分析、加工，切实提高了人事档案工作的效益。相对于传统的人事档案资料，信息化档案更易于储存、查询和变更。它更加有效地通过网络通道快速传递，提高了人事档案的使用率，降低了档案管理的成本。

2 人事档案信息化工作的优越性

2.1 信息化的动态管理功能高效

由于人事档案是动态性的，实行信息化管理以后，一旦有人事变动，工作人员就可以在人事信息模型板块登录并变动人事信息，保持人事档案的动态性与连续性，从而使得人事信息记载更为及时迅速、全面准确。

2.2 信息化的搜索功能强大

人事档案信息化的查询功能，可以为领导拟定员工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等方面提供详实的依据。为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。

2.3 信息化的提醒功能全面

信息化的提醒功能，可以及时提醒员工退养、退休等事宜，可以有效避免工作的疏忽，影响档案记载的准确性、时效性。

3 事业单位人事档案信息化管理的工作流程和操作步骤

3.1 建立干部人事档案电子信息系统

利用计算机、扫描仪等技术设备，对纸质人事档案转变成数据，实现人事档案数据化、信息化。通过核实核查，形成干部电子信息档案。再由组织人事部门利用专门的管理软件录入微机，对信息的采集、制作、分类、存储等做到规范统一，并进行加密管理。同时，要实行动态管理、更新和维护，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

3.2 建立干部人事档案内网系统

确权管理，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理。根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。在管理权上，可以实行分级管理制度，严防人个档案信息失泄密。

4 事业单位人事档案信息化管理工作中存在的问题

4.1 人事档案电子配套管理不完善

目前，一些单位虽然建立了人事档案电子数据库，但由于机制不完善，人事档案的工作重心还停留在以实体管理为主的层面。没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理模式，造成设备和人力资源的浪费。

4.2 人事档案管理人员素质不一

人事档案管理工作是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，有些单位把非专业人员安排到这个岗位上，难免造成档案管理质量的下降。

4.3 人事档案信息的技术保密需要加强

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给人事档案管理带来了安全隐患。一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识不足，造成档案信息的丢失和泄密。

4.4 信息化投入资金不足问题

在人事档案信息化建设中，资金问题己经成为制约其发展的瓶颈，需要加大对信息系统设备以及人员培训等方面资金的投入。

5 加强事业单位人事档案信息化管理的具体对策

5.1 增强人事档案信息化管理的现代化意识

事业单位的人事档案管理工作者历来以无私奉献、默默耕耘而著称，他们大多数都闭关自守、思想封闭，与时代格格不入。在科学技术日新月异的今天，他们应该不断地摆脱封闭，更新观念，接受新事物，要时刻关注信息技术时代的新问题、新理念、新方法，要把事业单位的人事档案工作切实与信息化的社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。

科技化意识、现代化意识、计算机管理意识已经深入到各个领域，那么人事档案管理也应该卷入新时代的科技潮流，使人事档案管理信息化。人事档案管理信息化的重要标志就是人事档案管理由手工纸本式管理转变为计算机信息化数字化管理。这就要求人事档案管理人员在应用计算机技术时，要由“封闭型”转变为“开放型”，要从传统模式的重管理、轻利用的中解放出来。这时，人事档案管理的工作重心应该是一切为知识经济和各项事业发展提供优质高效服务。

5.2 增强人事档案信息化管理的防护意识

计算机网络技术在现代化的进程中，任何事物是无法替代的。特别是人事档案渗入信息技术后效果异为突出，它高效、快捷，节约人力和物力。任何事物都要一分为二的去看待，信息技术亦然。在人事档案信息化管理中，网络也会给档案管理带来了不安全因素。由于人事档案管理人员缺乏安全意识，很容易造成人事档案信息的泄密和丢失，给人事管理工作带来巨大的损失。部分电子文件在储存过程中出现更新版本的不可识读性或不兼容性，保存的材料很容易造成损毁，甚至文件的载体不能正常使用，使人事档案中宝贵的资料或资源丢失。因此，在人事档案信息化管理过程中，要认真研究人事档案信息化管理的相关政策，严格界定人事资源和信息资料的密级标准，对计算机的加密功能要正确操作，在对通用数据库的数据进行系统分类加密时应该依据使用权限划分，使用一个标准。对人事档案的过程管理不能存在麻痹思想，严谨随便处理，不设界限；不能存在保守观念，严谨求稳怕险、不思进取，对人事档案资料的保密与利用的关系要认真分析，科学处理，正确应用信息化手段进行管理。

在人事档案信息化管理过程中，管理工作者要本着对工作高度负责的态度，正确应用现代技术手段处理具体事务，注意研究人事档案资料的安全性，注意做好人事档案及时备份，注意电子档案的维护，注意电子档案与纸本档案的相互处理，确保人事档案资料的完整性、安全性。

5.3 增强人事档案信息化完善管理人员的专业素质

网络信息技术无论发展何等进步，都离不开人的操纵，人始终是决定性的因素。人事档案管理信息化的关键是档案管理的工作人员。他们的业务素质和信息技术环境下的工作意识至关重要。这就需要人事主管部门培养一支信息技术专业化的干部队伍，他们应该具备较强的文字处理能力、综合分析能力；他们应该掌握较强的计算机知识、人事档案管理软件知识；他们应该是既懂得人事档案管理业务知识，又懂得信息技术使用知识的具有双重知识结构的复合型人才。

人事档案管理在专业队伍建设中起着重要的作用，因此，人事档案管理工作人员使命光荣，责任重大。因此，他们不仅在业务上过硬，在政治思想和职业道德素质上，也应该具有较高的政治思想觉悟，具有坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

6 结束语

总而言之，事业单位人事档案管理的信息化、现代化，对新时期实现事业单位的人才网络信息管理社会化服务具有现实意义。事业单位人事档案管理人员要锐意进取，刻苦钻研，敢于创新，通过现代技术手段实现人事档案管理的信息化，实现事业单位的档案管理的根本变革。

参考文献

[1]刘维秦.事业单位人事档案的信息化管理[J].青春岁月，2011，24：319+318.

[2]王璇.浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].山东档案，2011，04：20+48.