数字时代环境下档案编研研究

何丽萍

数字时代，电子文件或数字档案的广泛生成，直接导致档案编研对象发生根本性变化，由主要面向纸质文件向电子信息并重过渡。档案管理活动中各类信息技术的广泛应用，也使档案编研由手工作坊式向半自动化生成转型，并伴随新环境下编者与用户关系的变迁。正确认识档案编研在数字化浪潮中的变革及启示，有益于引导我们更好开展档案编研工作。

一、档案编研平台由手工作坊式到半自动化生成

完整的档案编研工作包含多个环节，如对选材进行甄别、筛选、排列、组合、摘编和汇集等。以纸质文件为主的汇编时代，这些活动类似于在手工作坊式环境下完成，表现为：档案机构设置专门的档案编研科（处），或集中一部分人，在一个固定的场合对选取来的档案材料进行人工处理，人工挑选，人工校对，人工翻阅资料考订，人工誊录信息等。作坊式手工操作是这一时期档案编研显著特征。这种工作方式，效率低，周期长，耗费较多人力、物力和财力，且多适用于单一或小型资料编研，到了必须改革的时候。

数字时代的来临，为档案编研迎来改革机遇。由于使用数字技术，档案编研可以在计算机强大功能面前零散存放，按需联机检索同一主题的大量相关信息。这样，在国家档案信息化工程已启动十多年，档案信息数据库日益增多，网络触角遍布各级各类档案机构背景下，档案编研只需确定合适选题，即可进行相关素材的联机或网络检索，从全区、全国，甚至全世界范围内得到相关信息。可以讲，数字时代的档案编研，其工作平台“不再局限为某个馆（室）藏，而是整个社会公开的联机档案数据库或虚拟档案馆中的电子信息及其它相关信息。”[1]如通过网络蚂蚁、登录联机数据库，或万维网以超文本链接的方式存取互联网的信息文档，并支持图形、声音、视频以及文本，使档案编研做到文字、声音、影像、图片等多种形式的并用。

但这种因数字技术带来的变革，也只能说是一种半自动化，而非全自动化。理由在于：编研工作是一项高智力活动，诸多环节，如考订、注释等，需人工把关。是一种借助数字技术，同时伴以部分手工的半自动化操作模式。

档案编研过程的半自动化生成，就是依靠数字技术实现数字档案信息的快速获取、整合和输出，缩短了传统编研中选材、校对、汇编及传播等的周期，提高了工作效率。

二、档案编研选材由内部挖潜到全社会存取

选材是否适用和齐全，是否容易获得，直接关系编研成品能否最终成型。传统环境下，受档案管理体制条块分割限制，加之纸质文件相对不顺畅的流通，使编研选材局限于某一馆藏，只能内部挖潜。具体开来，就是在条块分割体制下，各档案馆（室）有自己的归档范围及主要服务对象，有限的馆藏结构及纸质文件流通的相对笨拙，相当程度阻止了档案信息在更大范围共享。这样条件下，档案编研工作，只能是根据馆藏确定选题和选材，偏离了根据需求再选题选材的正常程序。正如实践工作者指出的那样：“目前绝大多档案馆（室）馆藏结构由于众所周知的历史原因，档案门类单一，政治化倾向较浓，经济类、文化类档案较少”[2]。这样的状况，直接影响档案编研选材的自由度和灵活度，直接影响档案编研工作。

数字时代，档案实存形态的电子化或网络化，同时伴随文献开放存取运动的兴起，为档案编研选材的全社会存取创新了条件，并正成为一种现实。

一方面，电子文件或数字档案的广泛生成，实现了档案传播媒介的革新。借助网络、联机数据库、或无线通讯，档案编研选材可以实现跨时空搜集和获取，实现全社会存取。如目前，我国县市级以上档案局（馆）均建有自己的档案网站，并对外披露数量不等的可公开档案目录甚至全文信息，供社会共享。

另一方面，数字技术推动下的文献开放存取运动，为档案编研选材全社会存取创新了另一环境。该项运动是国际科技界、学术界、出版界、信息传播界为推动科研成果利用网络自由传播而发起的运动，目标是实现文献信息的共享与最大程度的交流。档案即是文献信息的一种。在档案领域，各档案机构在文献开放运动推动下，均不同程度扩大档案开放范围，并积极借助数字手段实现信息共享，如各类档案网站的出现，电子文件中心的建立，数字档案馆的涌现等。通过这些新媒介，档案信息不断向外公布，有益于档案编研选材的全社会存取。

可以说，数字时代，档案编研选材一定程度实现了全社会存取，改变了过去可利用档案信息的相对缺乏和内部挖潜的局面，为编研选材提供了更多来源。

三、档案编研成品由纸质展示到多载体呈现

以纸质文件为主的手工管理模式下，档案编研成品自然主要以纸质形式展示，表现为公开出版或内部印制纸质文献汇编或内部参考。类型大致包括：大事记、年鉴、组织沿革、统计数字汇集、会议简介、专题概要、名录、全宗或者档案馆指南等。它们呈现的都是一种实实在在的实体，摸得着，看得见，展示效果平面化，但缺乏对诸如声音、动画等多媒体信息的组织能力。

数字时代，档案编研成品发生巨大变化，载体呈现多样化发展态势。突出特征就是：由于数字技术能把多媒体信息组织成一个集文、图、声、像于一体的组合，所以，其编研成品相较传统，容纳了多媒体信息，增加了立体化效果。

具体说来，数字时代的档案编研成品，其载体既包括传统样式，又推陈出新，呈多载体并存局面，大概包括：一是传统纸质形式。这种类别时间最长，具备较成熟的编研理论和技巧，有着强大的历史惯性，许多经验至今仍适用数字环境。二是电子产品形式。它代表着数字时代档案编研成品新的呈现方式，是与传统形式相对的，如：以拷贝形式独立储存于光盘的电子介质，或利用多媒体技术集图、文、声并貌音像制品等，具体包括CD-ROM，磁盘，磁带等。三是网络出版物形式，如档案目录数据库、档案全文数据库等，甚至是网络等，因为“从某种意义上讲，一个档案网站所有网页的集合就是一部编研成品。”[3]

相对传统，数字时代的档案编研成品载体多样化，并最大程度还原了信息本来面目，如：动态画面的展示。并实现了除纸质阅读外的网络获取或电子阅读，同时“省去印刷、装订、储运等纸质档案汇编的必需生产环节，从而降低成本，缩短出版周期，加速信息的传递速度。”[5]

四、档案编研在数字时代环境下的启示

数字时代，档案编研相较传统，发生了许多新变化，展示了许多新趋势。

1.档案编研人才培养需要注入新素养

通过比较纸质档案编研与数字时代档案编研的异同，会发现新时期档案编研工作发生了许多新变化，有许多新要求，对编研人员提出了新的素养需求。

在坚持档案编研工作优良传统基础上，编研人员需注入的新素养至少应包括：一是基本的计算机和网络操作能力。如前所述，数字时代，档案编研工作的平台已经发现根本变化，是在计算机或网络化环境下开展工作。这就需要对编研人员提出相关能力素养，要求掌握包括电子信息的查找、检索、录入、自动整理、分发、汇总、查错，到分发等基本信息能力，掌握当代电子信息组织的基本技巧。在编研多媒体档案信息时，甚至需要掌握一定的音频视频编辑、剪切和整理技能。二是网络社交能力。由于档案编研环境的变化，编研工作中编者与用户的互动平台已转移至网络或电子环境中。需要编者掌握一定的网络社交能力，能基本掌握包括社交网站、微博、微信、博客、论坛、播客等的使用。通过网络社交，实现与用户良性互动，满足档案编研从选题到成果展示均能符合社会需求。三是一定的外语阅读能力。数字时代的档案编研选材，已超越单个机构的馆藏，甚至跨越国界，这就需要编研人员掌握一定的外语阅读能力，特别是英语阅读能力。

2.编者与用户互动比重加大

互动是沟通编者与用户的桥梁。互动性越强，编者才能更清楚知晓用户的需求，用户也才能更明白编研工作的概况及可能性。如前所述，传统档案编研工作由于馆藏及手段的局限，编研选题和选材主要面向内部挖潜，缺乏与社会的充分互动。

数字时代，特别是网络环境下，档案编研开创了互动新模式，充分激发了编研工作的活力和针对性。主要表现在：档案编研者可以灵活借助如网站、论坛、博客等媒介公布编研计划、方案、选材目录、加工进程、选题征选及编研成果等，用户可以通过留言板、Email 或电话等提出相关建议，或提供线索及材料，做到编者与用户全程互动参与。这样的方式，编者可以最大限度地及时搜集社会需求信息，并利用数字技术呈现多样化、个性化的编研成品。用户也可以全程参与档案编研，改变了过去一贯的被动局面，集思广益，与编者共同推动档案编研工作的开展。

3.档案编研在继承中创新

从春秋战国孔子编纂“六经”到现在，我国档案编研已走过几千年的历史，积累了丰富的编研经验，许多内容至今仍具有继承意义。当中，主要包括对档案编研工作性质及基本原则的总结。要求强调档案编研是一项服务性、研究性的工作，把为社会服务作为它永恒的主题，同时要求在编纂工作中加大研究的成分。同时要求“编研工作坚持实事求是的科学态度，尊重历史、尊重事实、尊重科学、存真求实，维护历史的真实面貌。”

另一方面，时代发展给档案编研工作注入的新元素，促使我们也要在继承中积极创新。笔者以为，创新的主要内容是编研手段及编研成品的输出方式。如前所述，数字时代的档案编研工作，需要充分运用计算机、网络，及相关信息手段，需要掌握当代信息组织技能，同时积极探索借助当代新媒介、新载体有效输出编研成果。在保证档案基本属性及档案编研工作基本原则前提下，需要积极探索档案编研新的手法和工具。