品管圈活动在手术室医用耗材采购中的应用

刘增芳b，张迎庆a，王辉a

上海市儿童医院，上海交通大学附属儿童医院 a.设备科；b.手术室， 上海200040

品管圈活动在手术室医用耗材采购中的应用

蔡梅华a，倪霞萍a，

刘增芳b，张迎庆a，王辉a

上海市儿童医院，上海交通大学附属儿童医院 a.设备科；b.手术室， 上海200040

按照品管圈的步骤和方法探讨手术室医用耗材月采购次数高的原因和改进措施。品管圈的管理方法对降低手术室医用耗材月采购次数有效，该模式可在全院铺开，提高全院医用耗材领用工作的整体效率。

品管圈；手术室；医用耗材；耗材采购

品管圈（Quality Control Circle，QCC）是由日本石川馨博士于 1962 年所创，国内多称之为质量管理小组，就是由相同、相近或互补之工作场所的人们自动自发组成数人一圈的小团体（又称 QC 小组，一般 5～8 人左右），全体合作、集思广益，按照一定的活动程序来解决工作现场、管理、文化等方面所发生的问题及课题，从而改善品质、提升效率、降低作业成本，使一线重地成为品质管制的核心。

在医院日常运营中，医用耗材的供应牵涉到全院各个临床部门，合理地配置耗材存储与采购次数，不但可以优化库存，节约医院现金流，减少库存积压，避免物品过期，还可以大大减少采购员及医用耗材库管员的重复工作，减少订货、收货、验货、入库、运送的次数，特别是对于每月多次重复订购的产品，若能减少采购次数，可以大大提高工作效率，缩短耗材的供应时间[1]。因 此 ，我们选取手术室作为试点，开展 QCC 活动，以降低部门月采购次数，提升部门采购计划符合率和临床的工作效率。

1 现状调查

由于我院于 2009 年底建立了统一的物资采购发放平台，故 2010、2011、2012 年所有医用耗材的采购供应数据全面充分。同时，我院自 2010 年起即实行每月制定采购计划进行耗材采购，希望通过完善的计划减少每月的临时采购次数。经过系统数据分析，手术室 2012 年医用耗材采购次数 417 次（医院平均 112 次 /年），按月统计为35 次（医院平均 9.34 次 /月）。另外，手术室 2012 年领用耗材品种达 276 种，为使用品种最多，最为繁杂的部门，为此，将手术室作为此次 QCC 活动的试点部门具有一定的现实意义[2-4]。

2 方法

QCC 活动包括主题选定、计划拟定、现状把握、目标设定、解析、对策拟定、对策实施与检讨、效果确认、标准化、检讨改进等步骤。其中最重要的就是学习运用鱼骨图、柏拉图等分析工具[5]。

2.1 建立“品管圈”组织

圈名“携手圈”，由设备部科员担任圈长，圈员由医用耗材采购员、耗材库管员、手术室护士等9人组成。每月至少召开一次圈会 /QCC 相关技能培训。活动时间 ：2013年 5～11 月。

2.2 确立主题

经过3次反复讨论，最终确立主题为：降低手术室一次性医用耗材临时采购次数。希望通过圈活动能切实解决手术室临时采购次数多的问题，同时不断完善制度与流程，使整个环节有据可依、有规可循。

2.3 现状调查与分析

根据工作流程图，制定出耗材库房查检表和手术室查检表，并查检了 2013 年 5～7 月的情况，得出共计 125 次差错中，未列入月采购计划购买品规达 99 次，占 79%。根据品管圈“二八法则”，未列入月采购计划购买品规为主要改善问题，就该问题绘制出鱼骨图。未列入月采购计划品规问题，见图1。另外，每月重复购买的品规对采购次数影响较大，为此也需要特别分析研究。故对 2012 年 1 月～2013 年 8 月所有手术室每月重复采购品规记录进行排序，并逐条进行分析，归纳出主要原因有 ：① 未做计划 ；② 用量无法估计 ；③ 产品效期短 ；④ 计划数量少于 4 种。对于该问题绘制出鱼骨图。为何有多次重复临时购买品规，见图2。

图1 未列月入采购计划品规问题的鱼骨图

图2 多次重复临时购买品规问题的鱼骨图

2.4 设定目标

在目标设定中，参考了以下 3 组数值 ：① 由 QCC 特定公式：目标值=现况值-（现况值×改善重点×圈能力），得出值为 10.81 次 /月 ；② 2012 年医院各科临时采购平均次数为 9.34 次 /月 ；③ 特殊科室 ：手术室、新生儿、PICU、门急诊 4 个部门 2012 年临时采购平均次数为 15.29次 /月。经过讨论认为 ：① 公式值高于 2012 年平均值，故公式值不可取 ；② 由于手术室为医院内的特殊科室，存在其特殊性，如果以 2012 年平均值作为目标值对于手术室过于苛刻，也不易达到目标 ；③ 4 个特殊部门的平均值考虑到部门的特殊性，在一定意义上更加客观，作为目标值也较前 2 个值更加合理。最终，目标设定为 ：在 2013 年 9 月30日之前将手术室一次性使用医用耗材临时采购次数降低至 15.29 次 /月。

2.5 对策制定与实施

整合2张鱼骨图的评分后，选定4项原因进行了对策方案的拟定与实施。

（1）确认可纳入采购计划的品规，实施时间 ：2013 年8 月 12 日 ～9 月 30 日，实施人 ：手术室刘 ××。通过对2013 年 1～8 月的数据进行分析，统计出多次临时采购的品规并列入采购计划中。

（2）由信息部对手术室进行系统领用数据查询功能的培训。实施时间：2013 年 8 月 12 日～ 9 月 30 日，实施人：手术室刘××、信息部系统管理员。通过系统培训，解决手术室领用人员对系统功能知晓不全，有些功能不会使用的问题，包括耗材查询领用功能操作等。同时，与其他护士长沟通，看是否仍存在其他遗漏的需要知晓的操作问题或功能，最后，绘制系统操作流程图，粘贴于电脑旁。

（3）对于手术室存放在耗材大库房中的部分库存，由耗材库房管理员每月进行库存量的反馈。

（4）由于手术室无安全库存量造成临时采购较多，有时急用即买造成使用不及时。故手术室与耗材库房管理员共同对 2013 年 1～8 月实际使用数据进行分析，结合手术室库房空间，设定《手术室二级库房耗材月安全库存目录表》。

3 结果

统计物资管理系统中数据显示，QCC 活动开展前：2013 年 5～7 月手术室耗材临时采购次数 42 次 /月，开展中：2013 年 9 月手术室临时采购次数 14 次 /月，开展后 ：2013年 10 月手术室临时采购次数 13 次 /月，2013 年 11 月手术室临时采购次数 14 次 /月。整个 QCC 活动达到 15.29 次 /月目标值，且维持效果良好。特别，在此次活动中，手术室专用的 48种医用缝线，8种医用敷贴，手术衣等三类产品做到了合理备库，不仅使手术室有限储存空间达到最大利用率，也使过期耗材降为 0，同时达到了即用即取的效果。目标达标率为 109%，进步率为 69%，附加效益 ：以每次从临床制单、审批，设备部制单、审批，货物验收、运送，手术室验收签字整个环节预估 10 min/次，故每月减少 29次临时采购，共节约工时约 4.83 h。

4 讨论

手术室此次降低耗材临时采购次数收效明显，该活动可在全院逐步推行，能为全院效率的提升提供有效帮助。但是，在整个活动中也发现了一些问题，如：在活动中特别注重文献的查找，但是有关采购次数的文献基本没有，只能查找相关采购计划的文献；采购计划基本应用于物流管理或者药品管理中，对于医用耗材的计划管理相关文献也较少，而且内容描述也仅仅从审批的角度出发，对于次数没有相关描述。故相信此次品管圈活动的实施，对耗材的采购管理能提供一定的借鉴，特别是安全库存设置。另外，在目标设定时，也缺少相关参考数据，只能依据医院的年平均水平，特殊部门的平均次数做为参考。希望本文品管圈活动的整个思路以及一些具体的方法，可以为其他医院开展此类主题活动提供借鉴[6-9]。

[1] 宋风兵．加强医用耗材采购规范化管理[J]．中国医疗设备, 2013,28(7):100-101．

[2] 王欣然．品管圈在重症患者CRRT技术认证管理中的应用[J]．中国护理管理,2013,13(8):42-44．

[3] 周雪华．品管圈在手术病理标本安全管理中应用的效果评价[J]．中国实用护理杂志,2013,29(23):73-75．

[4] 韦金翠．品管圈活动在低温等离子灭菌系统中的应用[J]．中国实用护理杂志,2013,29(4):54-55．

[5] 刘庭芳．中国医院品管圈操作手册[M]．北京:人民卫生出版社, 2011:1-3．

[6] 夏莲芬．品管圈活动在提高儿科外周静脉留置时间的应用[J]．护士进修杂志,2013,28(19):1789-1790．

[7] 孙莉．品管圈在持续改进护理质量管理中的实践与探索[J]．医学与哲学,2013,34(16):94-96．

[8] 李静．品管圈活动在降低神经外科术后感染中的应用[J]．郑州大学学报(医学版),2013,48(4):556-558．

[9] 杜春萍．集结节约型品管圈活动在病房成本控制中的成效[J]．护理学杂志,2013,28(23):60-61．

Application of Quality Control Circle in Purchase of Medical Consumables in Operating Room

CAI Mei-huaa, NI Xia-pinga,
LIU Zeng-fangb,
ZHANG Ying-qinga, WANG Huiaa.Department of Equipment; b.Operating Room, Children’s Hospital of Shanghai, Shanghai 200040, China

Based on the operation procedure and methods of quality control circle (QCC), this paper discusses the reasons of high frequency of purchasing medical consumables in operating room and puts forwards some improvement approaches to solve above problems. Management methods based on QCC not only can effectively reduce the frequency of purchasing medical consumables, but also can improve the eff i ciency of consumables requisition in the whole hospital.

quality control circle; operating room; medical consumables; consumable purchase

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.08.028

1674-1633(2014)08-0091-02

2014-03-10

2014-05-19

作者邮箱：meiy106@163．com