教学秘书文档管理系统的设计与实现

许贤锋 何志芳

(绍兴文理学院 元培学院,浙江 绍兴312000)

教学秘书文档管理系统的设计与实现

许贤锋 何志芳

(绍兴文理学院 元培学院,浙江 绍兴312000)

采用VB语言及C/S结构,设计了一个教学秘书文档管理系统，主要实现教师信息、课程信息、文档等的管理，以及试卷、实验报告、课程设计报告、毕业论文等文档的添加、删除、修改、查询等功能，并且能够备份数据库，提高了系统的安全性.

教学秘书；文档管理系统；备份

传统的文档管理工作通常是手工完成的，需要付出大量的劳动，且容易出错[1].目前国内大部分高等院校的文档管理工作仍停滞在纸张表格的基础上，低效率的管理机制已远落后于其它行业的发展水平[2].因此，开发一个操作简单、实用性强的教学秘书文档管理系统十分必要，它可以帮助教学秘书对每个学期产生的各种文档进行有效的管理，使其从低效率的手工劳动中解放出来，降低了工作强度，提高了工作效率，从而使工作更加有条理.

1 国内外现状

目前在商业化软件中，国外的文档管理系统，如IBM公司的MQseries Workflow、JetForm公司的InTemp等产品在功能上领先我国，但国外的产品系统大多都比较庞大，且价格非常昂贵[3].国内基于Lotus Notes群件产品基础上二次开发的产品，价格也不便宜，且通用性较差[4].

2 系统设计

本系统的设计采用了当今主流的C/S模式，使用开发简单、功能强大的VB语言，用Access 2007作为数据库，系统具有高内聚、低耦合的优点，并且易于维护.教学秘书文档管理系统功能结构图如图1所示.

图1 教学秘书文档管理系统功能结构图

2.1 系统功能模块说明

教学秘书文档管理系统要求操作方便，实用性强.系统由用户管理、教师信息管理、课程信息管理、文档管理(包括试卷、实验报告、课程设计报告、毕业论文)、备份等5大功能模块组成.

用户管理模块：该模块主要用于实现教学秘书登入用户的管理，密码的修改，用户的添加，以及对其权限的修改，保证系统的安全性和文档的保密性.

教师信息管理模块：该模块主要用来储存教师信息，实现对教师信息的添加、删除、修改、查询的操作，对文档管理的任课老师进行关联.

去年，老闻和老伴儿到儿子家过中秋，看见孙女萱萱又长高了，越发天真可爱，一时高兴，就在客厅点燃一支香烟，恰好儿媳从厨房出来，她见状后很有礼貌地轻声说道：“爸爸，请您不要在这里抽烟，如果要抽就去卫生间！”话语虽轻柔，老闻却心头一震，窝了一肚子气，很想发作，但后来还是忍了下来，孙女太小了，是不能吸烟，就赶快把烟灭掉，不敢再抽了！

课程信息管理模块：该模块主要用来储存课程信息，实现对课程信息的添加、删除、修改、查询的操作，对文档管理的课程信息进行关联.

文档管理模块：该模块主要用于帮助教学秘书管理文档，实现对试卷、实验报告、课程设计报告、毕业论文等文档的添加、删除、修改、查询等操作.

备份模块：该模块主要用于数据库的备份与恢复.教学秘书可以使用这个模块定期保存数据，若一些数据不小心被删除，就可以通过此模块进行恢复，使损失降到最低.

2.2 数据库设计

本系统的数据库主要数据表有：用户信息表、教师表、课程信息表、试卷信息表、实验报告信息表、课程设计信息表、毕业论文信息表等组成.

用户信息表用来存放用户的信息，包括用户账号、密码、权限等字段.

教师信息表是用来存放任课教师相关信息内容的表，包括教师号、姓名、性别、学历、学位、职称、联系方式等字段.

课程信息表是用来存放与课程相关的有关信息，包括课程号、课程名等字段.

试卷信息表用来存放存档在教学秘书处的试卷信息，包括编号、学年、学期、院系、年级、专业、班级课程、份数、开课系、任课教师、备注、时间等字段.

实验报告信息表用来存放存档在教学秘书处的实验报告信息，包括编号、学年、学期、院系、年级、专业、班级课程、份数、开课系、任课教师、备注、时间等字段.

课程设计信息表用来存放存档在教学秘书处的课程设计报告信息，包括编号、学年、学期、院系、年级、专业、班级课程、份数、开课系、任课教师、备注、时间等字段.

毕业论文信息表用来存放存档在教学秘书处的毕业论文信息，包括编号、学年、学期、院系、年级、专业、班级课程、份数、开课系、任课教师、备注、时间等字段.

3 主要功能模块的实现

3.1 试卷的添加

Step 1：在程序界面上输入一条试卷记录，单击添加按钮；

Step 2：判断输入是否正确，若出现关键字段未输入、数据类型不一致等错误时，提示错误后结束，若正确程序继续向下执行；

Step 3：将输入的记录添加到数据库中的试卷信息表中，更新成功后提示添加成功，并在程序界面上显示更新后的试卷信息表.

3.2 试卷的删除

Step 1：在程序界面上选中要删除的记录，点击删除按钮；

Step 2：提示是否要删除记录，“否”则结束，“是”则程序继续向下执行；

Step 3：从数据库中的试卷信息表中找到要删除的记录后，删除此条记录，删除成功提示后，在程序界面上显示更新后的试卷信息表.

3.3 试卷的修改

Step 1：在程序界面上选择要修改的记录后，在界面上进行修改；

Step 2：判断输入的修改数据是否正确，若出现关键字段未输入、数据类型不一致等错误时，提示错误后结束；若正确，程序继续向下执行；

Step 3：提示是否要修改记录，“否”则结束，“是”则程序继续向下执行；

Step 4：从数据库中的试卷信息表中找到要修改的记录后，修改此条记录，修改成功提示后，在程序界面上显示更新后的试卷信息表.

3.4 试卷的查找

Step 1：在程序界面上输入查找条件，单击查找按钮；

Step 2：判断输入查找条件数据是否正确，若出现空输入、数据类型不一致等错误时，提示错误后结束；若正确，程序继续向下执行；

Step 3：从数据库中的试卷信息表中查找到与查找条件匹配的记录后，在程序界面上输出.

4 结束语

教学秘书文档管理系统实现了与教学秘书工作相关的一些教学文档管理工作的信息化，只要将原始的记录输入到计算机，后续大量的数据处理工作都可以由计算机来完成，从而避免了以往在手工处理产生的错误，同时也减轻了教学秘书的工作强度，提高了工作效率.

本系统具有较低的成本、维护简单、灵活性好、便于移植等优点.此外，该系统还可根据学校的实际需求进行升级、更新，为做好教学秘书的文档管理工作提供了有力的保证.

[1]刘波.基于C/S结构的文档综合管理系统[D].上海：华东师范大学，2007.

[2]姚敦红.怀化学院教学文档管理系统设计与实现[D].重庆：重庆大学，2008.

[3]邹洁.基于B/S模式下的研究生文档管理系统[D].成都：电子科技大学，2010.

[4]陈宏麟.企业文档管理系统的研究与开发[D].南京：南京理工大学，2008.

[5]Doverspike R D．Future Transport Network Architectures[J]．IEEE Communications Magazine，1999(8)：96-101．

(责任编辑 邓颖)

Design and Implementation of Teaching Secretary Document Management System

Xu Xianfeng He Zhifang

(Yuanpei College, Shaoxing University, Shaoxing, Zhejiang 312000)

The Teaching Secretary Document Management System is programmed in VB language and applies C/S structure. This system mainly realizes the management functions of teaching staff information, curriculum information, documents etc. Document management can add, delete, modify and query the documents including the papers, experiment reports, curriculum design reports and graduation theses; moreover, it can back up the database, which improves the security of the system.

teaching secretary; document management system; backup

2013-12-15

绍兴文理学院元培学院科研资助项目(A20130001)

许贤锋(1986-)，男，浙江诸暨人，研究实习员，研究方向:计算机应用.

TP391

A

1008-293X(2014)07-0044-03