我校档案管理工作探讨

马静

摘 要：我校从建校至今有69年，学校隶属关系多次变更，档案部门由原来的档案室提升为档案馆，现有专职档案员10人，兼职档案员59人。目前，我校档案馆所需档案管理人数逐年上升，这就对档案工作提出了新的要求。因此，我们就要提高档案人员的工作水平，以更好地适应学校发展的需要。

关键词：档案；管理；政策

一、学校档案工作的地位和作用

1.学校档案工作是贯彻党的教育方针、总结经验、指导工作和提高教学水平的有力依据

我校建校以来，学校工作和面貌经历了较大的变化，学校发展的大量情况和经验教训都集中在各个部门的各种规划、总结、调查报告等档案中间。研究和提出学校教学、生产、科研、基建等计划要考查这些档案。政治生活等各项决策，解决具体问题，落实各项政策都要使用这些档案。几年来，综合上报机关颁布的长远规划和我校的历史沿革、学校组织年报、招生计划、毕业生派遣方案等档案材料，确定了我校切实可行的远景规划，使我校达到了建校以来最大的规模和较好的水平。我们档案馆在做好每年的年度归档工作同时，还开展了馆藏档案数字化工作，加强档案管理软件的升级与维护，为档案资源全校级各部门共享提供了便利，使全校各部门利用资料方便快捷，提高了档案利用时效性和共享性，不断推动了馆藏档案数字化处理工作。

2.学校档案是落实各项政策、解决各类纠纷和促进和谐发展的有力工具

几年来，学校依据档案共落实各项政策569人次，补发毕业证书2000余人，工资纠纷2人次，公积金纠纷3人次等。如：我校一名职工，退休后因病去逝，家属来学校要求办理公积金领取手续，财务处同志告诉他，公积金已经领取完，家属不认同，就每天到财务处去闹，后来经过查阅财务原始档案，财务处同志复印后摆在他面前，他无话可说了。还有机械学院的一名教师，在工资房补一项，学校由于财会人员工作疏忽大意在工资发放中给他多发了很多，学校发现后及时进行处理，经过反复查档，调整了这名教师工资房补金额，使学校减少了损失。这两件事充分证明了学校档案在实际工作中发挥的作用。

3.学校档案是编史修志原始材料的基地和来源

编写校史，主要是依据查阅大量档案来完成，档案部门已成为编史修志的主要基地和来源。2009年我校编校史，档案馆先后为其提供档案资料3496卷。编写“兵工教育史”“校长名人录”，我们档案馆提供各种档案共598卷，使编写人员保质保量地圆满完成任务。同时，档案工作人员和校史办的人员一起调查、走访、座谈、讨论、到上级主管部门摘抄和复制有关历史档案资料，丰富了我校档案馆档案资源，提升了我校档案馆档案归档系统化、规范化的工作进程。2013年，我校举行建校65周年校庆，档案馆负责校史展的展台布置工作，我们从选展材料到展台的摆放都精心研究，提供了档案资料205件，照片档案319张，这些宝贵的历史资料，作为活生生的教材展示给人们，充分显示了档案的现实作用和长远作用。

二、做好学校档案管理工作的策略

1.新入馆档案不欠账

要使档案达到完整、准确、系统，必须抓好文件材料的形成。把好档案入馆关，确保档案完整齐全。因些，档案部门的工作应协同文书部门和学校各职能部门，做好文件材料形成、积累和归档工作，按照归档原则、要求和方法进行具体的帮助和指导。在归档工作中，首先要看文件材料是否齐全完整，然后注意文件材料的历史联系，把好质量关，既要保证新入馆档案完整，又要避免有文无档的现象出现。

2.历史疑漏补上去

我校档案曾遭到很大破坏。最近，一些老毕业生来馆查档案，办理退休，因档案存档不全，有的毕业生没有查到个人信息，所以待遇没有落实。针对这个问题，经学校研究决定，召开当年各班班主任及毕业生代表座谈会，帮助回忆各班级学生情况。通过多方努力，这方面的材料基本补充齐全，使档案得到充实，毕业生待遇问题也得到了解决。

3.做好档案信息反馈工作

我馆从1990年开始，为了更好地发挥档案的作用，向科学化、标准化迈进，及时改进管理方法，制订查档信息反馈表，凡是到馆查档人员，查完后都得按要求填写，到一定时间进行汇总，这样通过信息反馈，我们看到了档案利用的效果和经济效益，并且得到了良好建议，这项工作一直保持至今，效果非常好。

4.提高档案工作人员自身水平

加强档案人员的自身业务水平，应做好以下几点：

（1）提高自身的政治思想素质

政治思想素质高是对档案工作者的基本要求，也是爱岗敬业的思想基础。因此，要加强政治理论学习，加强对自身世界的改造，以高度的政治责任感，把满腔心血倾注到档案事业中去，为档案事业作贡献。

（2）加强档案人员业务素质，提高馆员专业技能

档案管理人员要加强专业知识的学习，提升自己的业务水平，在工作中要做到向书本学习，提高解决新、难问题的能力。向同行学习，使自己的知识尽可能地广一些，达到专业知识理论与档案工作实际相结合，打下扎实的理论基础，将实际工作经验上升到理论，档案工作才能有所发展和创新。

参考文献：

[1]杨霞.综合档案馆开放利用与公布的权限[J].档案学通讯，2009（4）．

[2]朱芳.图书馆个性化信息服务刍议[J].福建图书馆理论与实践，2006（4）.