高校仪器设备档案管理中存在的问题及其对策

刘艳

随着国家对教育事业的重视，教育投入呈逐年上升趋势，尤其是高校，由于科学研究实验的需要，更需要大量经费用于购置仪器设备。每个高校都在快速发展，导致购置的仪器设备一年比一年多，在这种情况下，对这些仪器设备的科学管理就成为急需解决的问题。

仪器设备为每个学校的发展提供了基本条件，一个学校没有这些仪器设备，科学研究就寸步难行，一个大学没有科研，就谈不上成为真正的大学，所以，对仪器设备的管理非常重要，其直接影响高校教学科研的发展，以及学校的办学条件，同时，为学校的教学科研提供有力的物资保障，防止国有资产的无意流失，为学校节约办学成本。

一、高校仪器设备档案的特点

高校设备档案材料包括高校仪器设备的采购环节（如标书）、验收环节（验收单、验收报告）、使用环节（使用记录）、改造（维修记录）、开发（升级）等各个环节中形成的以纸质载体为主的材料，反映仪器设备从开发到使用的全过程，形成一个整体，不可分割，并且要求各方面与实物一致，不能有差错。

从仪器设备的特点来看：高校设备尤其是用于实验（化学、生物、物理）的仪器设备不仅型号复杂，而且大多数属于最新科技研究应用的智力密集型，集光、机、电子于一体，涉及学科门类多，功能多，不仅硬件结构复杂，而且使用具有多种用途功能的软件，操作为高度自动化，这些设备的随机纸质文件较多，包含仪器设备的功能介绍、用法用途等。

从设备档案的内容来看，有关设备采购的资料包括采购标书、合同、安装图纸、合格证书、随机说明书等，有关设备到货的资料：调试、验收报告和记录等。有关设备使用的材料：各设备的各种使用制度、维修与保养、使用记录报告等。以上所有这些材料越详细越好，这样才方便查找。

从保管期限来看，有些设备更新换代速度很快，一旦设备出现故障，维修成本高且作用不大，就得进行报废处理，为适应教学科研的实际需要，不得不更换新一代产品，由此决定设备的档案管理不同于其他门类的档案材料管理，即大多数不是长期性或者永久性的档案材料。

二、设备管理存在的问题

1.仪器设备档案管理得不到应有的重视

仪器设备档案管理得不到学校管理部门的重视是普遍现象，学校一般倾向抓可以直接显示成果的教学科研，因为这可以直接反映高校的科学研究水平，仪器设备仅仅服务于教学科研，往往在学校管理系统中处于边缘地位，这样的后果就是高校仪器设备管理一片混乱，尤其在有多个分校区的高校，一旦涉及系院搬迁或者校区合并，设备管理就一团糟，有的设备在不知不觉中丢失了，无形中造成了国有资产的严重流失；有的放错了地方，使用时找不到；有时甚至出现严重的账物不符，给仪器设备的管理清查工作带来很多不便。

2.产权意识不清晰

高校有的部门或者个人几乎没有任何产权意识，导致资产归属不明确，尤其是自筹资金购买的仪器设备，没有对这些设备进行有效的科学管理，如档案材料不仅收集不齐，而且没有对设备资料进行详细录入，信息不全，造成账物不符或者账账不符，留下国有资产流失的隐患。

3.调拨报废没有及时更新

对仪器设备档案进行科学管理的过程中必须坚持集中统一管理的原则，这需要有关部门设置专门的档案管理人员，职责是收集仪器设备采购、开箱验收、使用等各个环节中的纸质材料。同时，建立管理仪器设备的信息化平台，掌握每台仪器设备的详细信息，如型号、出厂编号、仪器编号、生产厂家、生产日期、使用人，验收人、主管、经手人等。设置专职档案管理人员管理档案的好处是一旦仪器设备出现异动现象，如调拨、报废处置等，马上将手里关于异动仪器设备的档案调出来，进行相应资料的修改，使得账物相符。但是很多高校并非如此，调拨报废处置后，经常没有在信息化平台上进行相应的更改，导致很多问题，清查时，经常账物不清，为设备的科学管理带来障碍。

三、加强对高校仪器设备档案管理的对策

1.首先需要档案管理人员切实转变观念

要管理好档案，首先需要树立正确的档案管理观念，制定详尽的措施，真正把仪器设备档案管理工作落到实处。领导要重视，要有档案管理意识，把仪器设备档案管理工作提到日程上，不要总把档案管理工作放在次要地位，反之，领导要在各方面给予大力支持，为科学管理提供有力保障，并且，在平时的工作中，要多询问、了解工作的进展情况，及时发现工作中存在的问题，并给予指导和纠正，保证档案管理工作良好运转，只有这样，才能服务好全校的教育科研。

2.专兼职资产管理员要充分配合好

仪器设备档案的收集是一个长期工作，需要工作人员细致、认真、负责，付出大量的劳动，这就要求管理部门稳定好队伍，调动工作人员的积极性。

各部门、系院要挑选工作认真、有责任心的兼职资产管理员，协助资产处做好设备的档案收集管理工作，当部门或者系院购买仪器设备时，一旦到货，就要及时通知资产管理部门派人来收集档案资料，仪器设备使用单位兼职资产管理员从设备的采购，一直到该设备的报废、拆除或者调出，都要根据工作需要适时与资产管理处取得联系，完整地收集仪器设备的档案资料。同时，妥善保管处理好这些档案资料，使其使用方便，保存完整。

3.加强对大型精密贵重仪器设备及其档案的管理

根据上级有关文件的精神，价值5万元以上的设备必须由设备管理部门、使用部门共同开箱验收，同时需财、纪检审多个部门的监督管理。设备管理部门的档案管理员和使用部门人员在开箱验收的同时，要将设备购置、验收等工作中的纸质文件材料收集齐全，成套装订好，移交档案部门集中统一管理，保证大型精密仪器设备档案完整、及时、准确归档。

总之，仪器设备档案管理工作是一项系统工程，涉及多个环节，各个工作环节既相互独立，又相互联系，每个环节的工作都要认真做好，一旦某个环节出现差错，就可能前功尽弃。因此在档案管理工作中，我们要做到细心、认真、及时，以做好档案工作，为教学科研提供强有力的保障。