城市建设档案运用中存在的困境与优化对策

摘 要：城市建设档案具有重要的科技价值、文化价值、经济价值，城建档案的有效利用不仅能够创造经济效益，还能促进城市的发展与建设。信息时代背景下，面临新的变化，城建档案的运用出现了许多新的困境，如缺乏信息化建设、保密程度低等。通过建立专业队伍，完善相关法律法规，并借助社会力量，可以在一定程度上促进城建档案的运用与发展。

关键词：城市建设档案；城市建设；信息化

城市建设档案是一个地区最基本、最重要的资料，它代表的是一个城市的历史、发展印记，同时也是一代又一代人的记忆，它是该地区综合管理水平高低和城市建设规划的质量优劣的反映。城市建设档案涉及土地、房产、交通、人防、园林、环保、水利、气象、地质、地震等各个方面，跨度较广，各项城市建设工作都必须基于城市建设档案展开工作，城市建设档案的运用因为实践中的复杂性有其固有的特点。

1 城市建设档案运用的特点

1.1 综合性

城市是一个相互交错、互相影响的综合体，每一项因素都和另一项因素紧密相连，在运用城市档案时，必须综合运用城市建设档案，交通、园林、水利、环保等等一个都不能少。城市建设的设计、施工等都必须以各方面的现状资料为基础，适应城市建设综合性的需要。

1.2 成套性

科技档案的利用都具有成套性的特点，城市建设档案尤为明显。城市建设中的每一项工程都有其配套的方案图、现状图、说明书，这些材料在运用中必须成套的使用，以更好地了解该工程运行的现况，当涉及到几十年的历史时，成套性资料的对比分析，将会直接影响到现行城市建设的规划。

1.3 专业性

城市建设档案包含了很多专业方面的档案，因为专业档案针对性强，经济效益高。在制定城建档案时，收集档案、编写参考资料时需要特别考虑专业需求，方便技术人员随时查阅使用。

2 城市建设档案运用中存在的困境

2.1 城建档案管理混乱导致档案利用率低

城市建设档案是伴随着城市的发展和社会进步而产生的，它记录了一个城市从无到有的过程，它也是了解一个城市发展的最佳手段。但是在城市建设档案建立及管理的过程中，因为涉及面广，专业性较强，导致城建档案管理过程中出现了诸多问题。

我国城建档案发展较晚，且因技术限制，使得城建档案未引起人们的足够重视，利用率偏低；而新的标准的差异导致城建档案难以被运用到实践中，如工程项目建设的标准的差异，适用范围及相关术语的差异，案卷构成及组卷方式的差异，乃至于竣工图章的格式差异都给档案管理带来了困难。城建档案管理的混乱致使档案利用度出现了困境。

2.2 城建档案服务手段、信息化建设落后

在电子媒介时代里，知识更新速度及传递速度都达到了一个新的高度，与此同时，城市建设的速度也不断加快，城建档案信息的利用范围不断扩大、频率不断增加，城建档案利用者都希望在较短的时间内查阅到准确完整的城建档案资料，这种需求对城建档案工作者的服务效率、信息化都提出了新的挑战。

现实中的城建档案提供的服务方式仍然比较单一，多以文献服务为主，且主要是以文献为主，较少提供二次、三次服务，智能服务及咨询服务层面发展比较缓慢；此外，在服务过程中，城建档案未发挥主动性，向公众提供档案服务的宣传，如宣讲会、讲座、展览等宣传活动，仍然是按部就班的被动为有需求的公众服务。

城建档案的信息化发展严重滞后于时代发展及公众需求。城建档案的形式仍然以纸质档案为主，仅有少部分实现了数字化，电子化管理严重不足，缺乏信息化建设。

2.3 城建档案信息公开与档案保密的对立

城市建设档案中保存的是每一个城市规划、建设的详实的文件资料，这些资料不仅是一个城市的文化基础、基本财富，同时也和国家、城市的安全息息相关，如果城市建设档案被泄露出去，被不法分子利用，会对城市安全及利益带来致命的影响。因此，城建档案的保密工作则显得尤为重要。另一方面，《档案法》规定，要分批分期地向社会工作开放档案，发挥城建档案的价值。

保密工作和信息公开的对立，导致城建档案在运用过程中规章制度及信息公开程度变得错综复杂，现实操作中往往因为两者之间的利益陷入矛盾之中。

3 城市建设档案运用的优化对策

3.1 提高公众的档案意识，增加利用率

提高城建档案的利用率和服务的核心在于提高公众使用城建档案的意识及需求，在市场经济时代，只有增加需求才能刺激事物的发展，城建档案的发展也一样。

城建档案馆及工作人员应该竭尽所能为公众提供城建档案的宣传。首先通过宣传城建档案的价值及其运用，提高城建档案的利用率，并根据公众的反馈改进城建档案的服务与管理工作；其次，在宣传的过程中，通过案例、影片等现场形式向公众宣传档案保密的重要性。

3.2 建设城建档案专业队伍，提高工作人员专业素质

城建档案运用过程中，出现困境的核心在于城建档案工作人员专业素质的缺乏所引发的的问题。

城建档案中涉及到了城市规划、建设过程中方方面面的因素，现实工作的复杂性要求所有的档案人员必须具备相应的业务素质及专业能力。因此，城建档案馆首先应该建设具有专业理论知识背景的工作队伍，吸收兼具软件开发和档案专业知识的复合人才，提高城建档案队伍的素质，以此促进城建档案运用的信息化建设；其次，根据工作中的不同职业的特殊情况，需要定期开展业务培训，发挥工作人员的积极性，总结归纳工作中出现的新问题，并提出合理的改进建议，保障城建档案服务态度和专业能力的双向提升。

3.3 借助社会力量，增强城建档案的专业性

城建档案涉及范围之广及工作强度决定了城建档案工作需要耗费巨大的人力、物力、财力，且专业性强。纵然城建档案的工作人员具备专业的知识，但是对于城建档案中具体的某项事物的分析能力、研究能力仍然比较欠缺。

解决这一问题最好的措施就是引进社会力量，寻求社会专业人士的帮助，或者是学术科研机构、企业、相关组织建立合作关系。以此为基础，在城建档案运用的宣传、服务、管理等方面借助社会力量及专业人士的帮助，一方面可以节省城建档案馆人力、物力、财力，另一方面可以提高城建档案的质量、专业性及后续的研究与利用。

3.4 完善法律机制，保障档案信息安全

随着城建档案工作的发展，城建档案迫切需要相应的法律作保障，尤其是涉及到国家机密、城市安全的档案，相关部门需要尽快制定相应的法律机制，推动城建档案运用的发展。

首先，应该健全城建档案的管理体制，建立有约束力的规章制度，规范城建档案的管理工作；其次，法律部门要制定城建档案保密的原则及信息公开的法律的执行细则，并向公众普及，帮助公众建立档案法律意识，熟悉档案利用过程中应该注意的细节问题，避免因为无知而犯错；最后，法律部门应完善城建档案的监督机制，强化档案管理机构的权威性，让人们从观念上真正重视城建档案执法，加强执法过程中工作职责的履行力度，避免执法不力的现象发生。

参考文献

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作者简介

方婷，杭州市西湖区住房和城乡建设局，馆员。