加强农业行政执法案卷档案管理之我见

摘 要：农业行政执法是代表国家行使行政管理权，履行法律法规赋予的职责，依法治农的重要手段。而农业行政执法卷案档案是执法工作的主要内容，是农业档案的重要组成部分。

关键词：农业；行政执法；案卷

农业行政执法案卷既是记录行政机关依法履职、查处违法案件的资料汇编，也是体现行政机关法治理念、执法水平的文书凭证。根据笔者工作体会，浅谈几点关于农业行政执法案卷档案的认识。

1 农业行政执法案卷档案的内涵及特点

农业行政执法案卷是指农业行政执法活动中形成的，经过分类整理、按序排列、统一编号、立卷归档的具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文字材料，包括事实整理、程序记录、证据材料和法律文书等。

1、客观性：即必须是基于违法事实、执法程序、裁量基准和处罚执行等相关要素的真实记录，一般是农业行政执法活动的结果，记载了执法活动全过程的真实情况。

2、独立性：应遵循一案一卷、一卷一宗或一卷多宗原则，同类不同案的案件资料不能混装同卷。一个独立的执法活动，如在农药市场假冒伪劣农药案件查处中，从立案到处罚决定形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案形成的档案是个整体。

3、专业性：农业行政执法档案，如植物检疫、动物检疫、农机监理、农资管理等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的专业性，因此在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同，反映出一定的专业特点。

2 当前农业行政执法案卷存在的问题

众所周知，农业执法档案数量大，成分杂，在推进行政执法案卷的标准化、规范建设的进程中，笔者发现，部分案卷资料及其立卷、合成过程中的存有不规范。

1、案卷名称不固定。案卷名称是行政执法案卷的定性问题，诸多农业行政执法案卷通常是“案由”与“当事人”分两格处理，且前后不分。正确的表述应当是“某单位某案”。但有的执法案卷主体资格有问题，实施处罚主体身份不清。行政执法中存在着行政处罚主体不适格，处罚不成立，以及执法人员忽视亮明身份、出示证件等环节，导致执法主体不清等问题。

2、立案程序不规范。有些农业执法部门普遍将“农业违法行为立案审批表”减化为“立案登记表”，忽略了“审批”法律程序。部分案卷中的“立案审批表”、“案件调查终结审批表”、“结案报告”中无法制部门审核意见。个别案卷人为缩短了“立案”与“处罚”的“时间差”。

3、执法文书不统一。有的单位没有按“一案一卷、一卷一档”的规定及时归档；个别单位的执法案件没有形成卷宗；有的单位案卷装订不规范，没有案卷目录和编码；有部分农业部门未按行政执法案卷制作规范执行，且标示行政执法机关具体行政行为的法律文书用印不统一，案卷中的处罚告知事项中多数存在权利告知不规范问题。

3 规范行政执法案卷档案的几点建议

在实践中，由于制作不统一，往往存在程序颠倒、事实错误、记录不全等问题，在依法行政要求越来越高的情况下，如何规范行政执法案卷的制作，是一个亟待研究和解决的问题。笔者认为，作为行政处理载体的行政执法案卷，其主要功能和首要目标是要实事求是，能够反映行政执法活动的来龙去脉。因此行政执法案卷档案制作规范的价值目标是指导和贯穿行政执法案卷制作的根本依据，是评判案卷制作具体要求是否适当的根本标准，应遵循依法、规范、科学的原则规范化设计、法制化办案、标准化归档。

1.卷宗设计要统一标准。封面设计应当有所涉案件名称、立案时间、执法单位、执法时间、执法人员、行政处罚决定与执行，以及案卷号、归档号和保管期限等相关记录。案卷名称应明示“某单位某案”，执法单位应完整标示执法机构全称，注明“行政处罚案卷”。内应备有“卷内备考表”设计，并有完整记录。因此，各单位要提高思想认识，加强领导，建立健全符合本单位的错案责任追究制度，健全案件评查长效机制，使执法人员知晓办错案要受到责任追究。

2.目录编排要逻辑科学。目录是通观行政执法案卷的索引，应当具有科学性、逻辑性和有序性。编排应将“行政处罚决定书”、“立案审批表”依次排列于卷首，余以执法过程的时间性、遵循一定的逻辑规范依序排列。目录文件名称与卷内文件名称应当保持统一。同时，要加强内部监督，建立完善监督机制，把执法案卷纳入考核内容，强化内部办案监督机制，明确办案人员责任，提高案件办理质量。

3.办案过程要依法规范。一份相对完整的行政执法案卷，应当是由受理、立案、调查、取证、审查、复核、讨论、决定、告知、送达、执行等相关程序行为组成的资料凭证和执法文书的逻辑性处理。一般地讲，除反映行政机关具体行政行为的“行政处罚决定书”应当列于卷首外，其余执法过程各阶段的程序性资料，应当有序排列。因此，各执法单位要组织好执法人员的培训工作，认真学习法律知识，使其熟悉掌握相关法律知识、执法程序、案卷制作标准及方法，努力提高行政执法文书的制作运用能力；要及时修订和完善相关执法文书，进一步规范执法行为，提高执法水平和办案质量。

参考文献

[1]王霞.浅谈农业行政执法档案管理（J）.农村经济与科技，2008（07）

[2]张彩红等.现代农业科技（J）.现代农业科技，2008（08）

作者简介

智月娟（1976-），女，江苏大丰人，本科，助理档案员，研究方向：行政执法档案管理、档案数字化。