科技成果档案程序化管理思路构建

王丽萍

摘要：本文从科技成果档案的程序化管理需求及特点出发，联系客观实际，就科技成果档案程序化管理的要求与意义进行探讨，列举出程序化管理中的“三同步”原则，并以收集、整合、保管存储、实际应用四环节为切入点，深入分析科技成果档案程序化管理思路构建要素，希望能以此提升科技事业单位科技成果档案管理的效率与质量，实现各项资源的优化合理配置，为其走上健康长远的发展之路奠定坚实的基础。

关键词：科技成果 档案管理 程序化 思路构建

科技成果档案是科学技术活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是重要的信息资源。随着社会的进步与发展，各科技事业单位必须重视科技成果档案的管理工作，充分认识到档案程序化管理的重要性与必要性，发挥出信息资源对增加竞争筹码的积极作用，以实现各项资源的优化合理配置，进一步提升科技成果档案程序化管理的质量与效率，为科技事业单位的持续化发展创造条件。

1 科技成果档案管理要求及其程序化管理意义

1.1 科技成果档案管理的要求

通常情况下，管理人员在对科技成果档案进行管理时应做到以下要求：其一真实，档案管理人员必须将客观实践成果真实、详尽地记录下来，避免不尽、不实、不详内容进入信息数据库；其二价值，管理者必须确保记录在案的科技成果具备一定的价值性，能有效将生产资料转化为客观生产力，为科技事业单位乃至国家的进步发展做出贡献；其三应用，将静态的资料投入实际使用是档案管理的核心内容，管理者在实际管理过程中，应重视档案的应用工作，使其与经济发展紧密结合，发挥其价值最大化；其四扩充，管理者要与时俱进，及时增加档案储备，扩充档案积累量，为科技事业单位增设无形的财富，创造更大的经济效益及社会效益。

1.2 科技成果档案程序化管理的意义

在科技事业单位科技成果档案管理中使用程序化管理方法，能有效提升管理人员的管理效率与质量，减轻其工作量，缩短工作时间，为进一步实现各项资源的优化合理配置做好铺垫。不仅如此，程序化管理模式还能有效规范管理秩序，营造和谐、有序、科学、合理的管理氛围，为科技事业单位调动、查询、共享档案信息数据提供便利。

2 科技成果档案程序化管理的“三同步”原则

科技事业单位的科技工作应与归档工作同时进行。要想落实科技成果档案程序化管理，就必须遵循“三同步”原则，处理好科研与建档两者间的关系，为科技事业单位的健康长远发展奠定基础。在实际操作过程中，管理人员要确保科研任务与科研材料归档要求同时提出，为后续工作的开展创造条件。不仅如此，相关负责人还要对科技计划的开展情况与进展程度进行调查，观察其是否与科技文件的记录状态一致，若进度不同则需及时调整，做好记录工作，保障科技材料具备一定的时效性；除此之外，科技成果通过验收后，需立刻记录于科技档案中，配备验收合格报告，详细标注内容、时间及成果，为后续查阅、应用做好铺垫。

3 科技成果档案程序化管理思路的构建

3.1 收集阶段的档案程序化管理

收集阶段是科技事业单位科技成果档案程序化管理的初始阶段，也是档案管理的重要组成部分。在该环节中，管理人员要判断各科技成果数据信心的价值，选择有价值的档案收录于信息管理库中，确保档案的完整、真实、有效，为程序化管理的后续工作奠定基础。

3.1.1 建立相对健全的科技成果档案收集管理制度

在收集阶段，科技事业单位需要建立起相对健全的科技成果档案收集管理制度，规范档案收集程序，进一步提升档案管理人员的综合技能水平，以此提高档案收集效率与质量，以便收集到更多有价值的科技材料。

3.1.2 建立完善的科技成果档案保存制度

各科技事业单位也要分工合作，建立起较为完善的科技成果档案保存制度，各部门要从细节着手，做好本职工作，就方案设计、科技研发等环节进行探讨，制定出行之有效的应对措施，确保科技事业单位内有价值的科技创新、生产研发活动能通过项目计划书、可行性研究报告、专业审评建议报告、科技成果鉴定报告等形式完整、真实地记录在案，为后续档案程序化管理创造条件，为进一步减轻管理人员工作量、实现资源的优化合理配置奠定坚实的基础。

3.1.3 建立科学合理的沟通机制

档案收集工作不仅离不开管理人员的辛勤劳动，还需要各部门的密切配合。因此，科技事业单位应建立起科学合理的沟通机制，为科技成果档案管理人员资料收集工作的开展做好铺垫，使各部门认识到档案管理的重要性与必要性，并积极投身于档案收集工作中，主动为科技事业单位“无形资产”的增加做出贡献。

3.2 整理阶段的档案程序化管理

科技成果档案管理人员在完成有价值的资料收集工作后，应即刻对其进行筛选、分类、整合，全面进入档案程序化管理的整理阶段。在此过程中，管理者需将原始资料按照内容、种类、特点进行详细分类，接着采用系统排列的方式，把分类完成后档案资料归入不同等级的数据库中，便于检索与查阅。除此之外，管理人员还应当准确、真实地标注档案类型、录入时间、涉及内容与获取渠道等基本信息，将科技成果档案不断具体化、系统化、规范化，由传统的单一性分类法逐渐向先进的复合型分类法过渡。

3.3 保管存储阶段的档案程序化管理

保管与存储阶段是科技事业单位科技成果档案管理的重中之重，管理人员要全面落实保管存储职能，尽可能保证各项档案资料的真实性、全面性、准确性、有效性，实现健康长远的科技成果档案程序化管理目标。