国外及中国香港秘书职业简介

张保印　韩东起

全球化时代，秘书工作的职业特点也呈现出社会化、行业化、专业化、知识化、自动化、高科技化、科学化、制度化的趋势，秘书工作日益向智能型转化，秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。了解一些境外秘书工作的基本状态，有利于中国把秘书作为一种职业进行改革和规范。

美国

美国是当今世界经济最发达、科技最强盛的国家。在美国，秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业化水平相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可以借鉴的经验。

美国的秘书按职务性质分为行政秘书和专业秘书两大类。行政秘书是指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类后，对与从事行政事事务的行政秘书相对应，在各种具体的专业领域、专业部门、或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称，它是包含多种秘书职位在内的一类职位，简称OT类。

在美国，秘书有着良好的发展机会，对那些工作勤奋、认真负责，具有开拓创新精神的秘书，发展前景十分广阔。大公司可以提供给秘书可观的薪金和丰厚的福利，以及公司内部的稳定的晋升机会。在小公司，虽然秘书的薪金和福利不如大公司，但公司往往为秘书提供多方面的、广泛的实践机会，给秘书的长远发展奠定坚实的基础。

美国秘书的发展往往十分注重以下方面。

通过学习提高素质：越来越多的领导都在尽力寻找那些既有广泛的人文科学知识，又拥有良好技能的秘书。许多公司制定助学金计划，鼓励秘书接受继续教育，公司内部也对在职秘书进行有针对性的培训。美国秘书要想成长迅速，必须通过学习提高白身的综合素质，这样才会受到欢迎。

通过实践提高技能：经理们十分强调秘书处理办公室事务的技能，要求秘书必须熟悉一切办公程序，熟练 地使用复杂的通信设备，并对打字、速记、文字处理、外语等方面提出了较高的要求。所以，秘书必须在实践中不断地提高自己的专业技能水平，才能够具有诸多的发展机会。

建立良好人际关系：人际关系是秘书发展的重要保障，秘书必须处理好与上司的关系、与同事的关系、与外界的关系。为得到多方面的支持与合作、为自己的迅速发展打下良好的基础，尤其重要的是处理好与上司的关系。这就要求秘书能够忠诚上司、了解上司、尊重上司、服从上司、维护上司等。

全面熟悉所在企业：秘书所在的组织是其生存发展的具体组织环境，秘书必须全面了解它、熟悉它，并促进它的发展，在本组织的发展中实现自我发展。也只有对企业熟悉，秘书才能够在特殊情况下具有应对复杂问题的能力，同时增长才干，具有更多晋升的机会。

积极迎接全新挑战：科技的发展使传统的秘书工作量减少，秘书面临办公现代化的挑战，如果秘书能不断学习现代办公技术，用以取代旧的技能，就能获得很好的职业保障及更好的秘书职位。而企业也不断地发生着变化，这就要求秘书强化应变能力，留心本组织的运转状况，熟悉法律法规等。

英国

英国的秘书工作也很发达，而且发展比较稳定，对世界现代秘书工作的发展有着一定的影响。尤其是其秘书职业教育相当完善，秘书考试制度非常规范，被众多国家仿效，在国际秘书界颇具影响。

英国秘书的种类主要有以下几类：

政府秘书：指在英国政府机关中供职的秘书。他们属于文宫中的事务官，是公务员，供职任期为终身制，不受内阁更替的影响。他们的任用、职权、责任、利益、晋升均有严格的规定，并划分为行政级、执行级、文书或者办事员级、助理文书级四级。

执行秘书：英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书。他们是雇主的得力助手和私人代表，必须对雇主的活动和工作范围有详细的了解，为雇主分担许多具体事务，在一定范围内有决定权，并能代表雇主进行业务洽谈。

公司秘书：英国公司中的高级行政职员。英国公司法规定，每个公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行职责。公司秘书的职责除从事一般性行政事务、保证公司业务活动符合公司法及公司规章外，还包括新成立的股份有限公司正式营业前必须向公众作出法定的宣告等。

私人秘书：他们是被雇主雇用、为雇主个人服务的秘书。在英国雇用私人秘书相当普遍，私人秘书不仅需要熟练掌握打字、速记技能，还必须有丰富的商业知识和秘书知识，要求颇高。英国私人秘书职位，必须经专门考试，持有合格证书方能应聘。

日本

日本的秘书工作汲取了欧美国家秘书工作的经验，又结合本国国情，自20世纪70年代以来取得了长足的发展，既注重实务和技能，又开展理论研究，秘书教育也很发达，成为东方资本主义国家秘书工作的代表。

日本秘书大体可以划分为如下几种：

公务秘书。也称政治秘书，指在国会、政党、内阁供职，具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。

事务秘书。指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识，如医师的秘书要配合医生接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理师的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料并整理立卷等。

外事秘书。指擅长外语、在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。随着日本外资企业的增多，加上各国的大使馆，这类秘书数量日益增多。他们必须精通外语，能将上司的话当场速记下来并打印下来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演，懂一些茶道、花道以及日本其他文化历史知识。

私人秘书。日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和影视、体育明星等社会名流都雇用私人秘书，少则一二名，多则几十名。这些私人秘书负责对外联络、接待，公关，安排雇主一天、一周或者一旬的工作行程。

中国香港

香港社会的秘书大致可以分为两大群体：

一是高层次群体。他们是上司的直接、重要的助手之—，其职责为全面辅助上司，如起草文件、传达指令、收集信息、通信联络、管理文件和办公室事务等。其中层次最高、职权最大的是公司秘书和董事会秘书。二是一般事务性秘书。对这类秘书要求较为一般，但是人数众多。

香港大企业、大公司的高层领导，一般聘用经验丰富的中青年男子为秘书，作为自己的重要助手，而大量一般事务性的秘书工作却聘请年轻女性承担。所以，香港的秘书是女性为主体。老板选择女秘书，着眼于对方接人待物是否落落大方，而并不过分注重年轻貌美。女秘书也力求与上司建立感情，相互信任，达到默契，但是不能过分亲昵，否则会引起公司内外的反感，不利于工作，为风气所不容。

香港秘书的职业观念比较先进。

服从上司：香港秘书与上司的关系，是雇员与雇主的关系，雇员必须服从雇主，作为上司直接助手的秘书，更要绝对服从上司，否则就失去了担任秘书的前提。香港秘书界强调，秘书“必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容”，即秘书在工作中必须无条件地服从上司的指令。

忠诚公司：香港社会要求秘书必须维护本公司或者本单位的利益，一切以公司利益为重，一切言行要对公司负责，自觉维护公司的权益、声誉和形象。秘书在任何场合都不得贬低公司，更不准泄露公司的机密，对公司要满怀忠诚。

广结良缘：香港的市场经济高度发达，“和气生财”是社会的信条。上司强调秘书要学会处理好种种人际关系，除了要和上司关系融洽外，也要和同事和睦相处，更重要的是和外界人士搞好关系。所以，秘书要善于交际，善解人意，为公司结交尽可能多的朋友，以利于公司的发展。

重视事务：香港秘书以帮助上司处理事务为主要工作内容，即以办事为主，参谋作用不提倡、不强调，也不明显。如果有，也只是发现上司处理业务中有明显疏忽时予以提醒，或者提些建议、写个备忘录等，而旦.不宜过分强调自己的主张。endprint