“云技术”在档案管理中的应用

邢阳

云技术是一种通过网络以便捷的方式获取计算资源（网络、服务器、存储、应用和服务）的模式，这些资源来自一个共享的、可配置的资源池，能够快速提供和释放，并只需要很少的管理工作或很少的与服务供应商的交互。云技术具有四大特点（1）资源共享；（2）平滑扩展；（3）大规模，跨地域；（4）动态分配。

一、云档案管理的模型

云技术数字档案系统主要是由云技术数字档案管理应用程序数字管理节点、计算机专用网络安全防火墙、公用和私有的硬件设施等构成。云技术的数字档案馆的档案信息是分布式的，以数据流的形式分布存储在各个数字档案节点上的。在基于云的数字档案管理系统里面，核心的还是数字档案信息的组织形式。

这是档案云的一个基本架构，主要是和前面说的云技术的基础架构差不多，主要分基础设施软件、服务平台和客户端，另外有评估标准和咨询进行系统支撑。通过虚拟化技术实现基础设施和基础服务的统一管理可以实现动态的可伸缩的架构，满足应用和用户规模的需要。

二、云技术在档案管理中的优势

（一）实现档案信息资源共享

通过云技术模式，档案部门可以避免因档案管理系统软件的多头开发所造成的“信息资源孤岛”现象的出现，可以在档案部门之间共同构筑档案信息共享池，可随时获得相互之间的资料，也使用户的信息需求获得极大的满足。

（二）节省投资

众多的档案部门可以分享由云技术平台提供的基础设施，以极低的成本投入获得极高的运算能力，克服服务器访问限制的瓶颈，不再需要为了满足用户需求花费大量的资金购买更高级别的服务器等相关的硬件，档案部门的运行成本在大大降低的同时，效率得到大幅度的提高。

（三）提高可靠性

在云技术模式中，“云”中有众多服务器，因此即使“云”中的某台服务器出现故障，其他服务器也可以在极短的时间内快速将这台服务器中的数据完全拷贝到其他服务器上，并启动新的服务器来提供服务，从而使档案管理工作真正实现无间断安全服务。

（四）解决目前档案部门信息化人才短缺的问题

随着档案信息化的深入，档案部门对信息化人才的需求越来越迫切，但计算机人才的缺乏，严重影响档案信息化的推进。而在“云”的另一端有专业的管理人员维护系统软硬件，云技术对用户端的设备要求最低，使用起来也最方便，对档案工作人员的计算机水平要求不高，工作强度也大大降低。

三、“云技术”在档案管理中的应用问题

（一）档案数据安全保密问题

数据安全对企事业单位至关重要，一旦丢失，后果将会非常严重。当前许多档案都是有保密期限的，而目前对公开的人群也是有选择性的。哪些档案资源可以放到“云”中是档案管理应当考虑的问题。

（二）管理问题

云技术的应用是一项战略选择，一旦选择了云技术，必然会导致整个管理体制和管理方式的变化，同时会使整个部门的业务流程发生变化。面临云技术浪潮的冲击，档案部门该一味坚守原有的电子文件的管理模式，还是进行大刀阔斧的改革，或将其与原有模式进行融合，值得我们进一步思考。 （三）数据兼容问题

目前，用于实现云技术工作的各种计算机系统和应用程序的技术标准还没有完全确定。不同档案部门的情况会有所不同，服务器的配置以及所使用的服务器操作系统等方面也有差异。因此云技术能否解决不同数据的兼容性问题，可能会成为档案部门未来是否采用云技术的一个关键因素。 （四）工作人员自身发展问题

云技术环境下，档案部门对信息技术的了解与关注将会逐渐减少，档案部门学习新技术新知识的机会丧失。把电子文件信息资源交给云服务商进行管理，对档案工作人员确实是一次“减压行动”，不过档案工作人员有可能会形成“堕化”的心理，认为把电子文件信息资源交给服务商管理，自己便可以“万事大吉”了。长此以往，有可能会削弱档案部门工作人员的学习力及创新力。

四、“云技术”在档案管理中的应用建议

（一）云战略规划与准备

根据自身目前的IT需求，做出云技术的战略规划与准备，包括：（1）公司采用云技术所期望达到的功能目标；（2）企业选择的供应商所能提供的平台和服务（具体需要分析供应商提供的与技术平台的特点，与其他供应商相比所具有的优势，当前所提供的服务范围，未来的发展及创新，对其服务平台的开发能力）；（3）调查本企业当前的IT应用，分析其中能够使用云技术的应用，对其进行规划；（4）对应用中的数据进行分析规划（数据对于企业来说是非常重要的资源，分析的过程中一定要划分清楚保密级别的数据与非保密数据。对于非保密级别的数据，可以在刚开始试验实施云战略的时候迁移到云中去，一定不要忘记进行本地备份在迁移之前）；（5）在云战略规划与准备阶段还必须注意的是企业的安全管理。安全管理包含了防火墙、入侵检测/预防系统、记录管理、应用程序保护、数据损失保护、身份和访问控制、加密与安全漏洞扫描等。

（二）云技术的安防

云技术的安全防护工作要做好，对于企业来说要从以下方面着手：首先对企业原有的安防管理设备进行分析，这个过程是以云技术的框架为依据的，要弄清楚原有应用中的问题、瓶颈以及风险等等。然后企业要对自己的安防设备（包括系统设备适应性等）进行综合性评估和分级。其次，企业要对不同的云模型和云服务进行研究分析，不同类型的云模型在安全控制与责任上大不相同，理清自己所需要的是必须的。这对于企业明确自己在安防领域的应用方向，确定自身是走整合还是在线服务的道路是必然的途径。总体来说，当前大企业发展公有云是重点，私有云则是中小企业应当侧重的方面。最后，安防体系在当前大多数企业中已经建立的相对完善，因此在云技术的应用中，不可忽视对这些已有设备的兼顾与整合，并且适当的结合安防的实际规划进行云技术发展，只有这样才能保证企业发展的长久性，节约成本也更容易实现。

（三）研究适用于云技术的档案馆调整方案

档案管理工作应用云技术是一项战略选择，档案管理工作一旦选择了云技术，必然会导致IT管理体制的变化，需要对原有信息系统进行较大的调整，甚至会使整个单位的业务流程发生变化。因此，需要档案管理工作者研究云技术这一IT基础设施变化所导致的一系列变化，比如：档案管理流程的变化、IT部门人员数量与结构的变化，尤其要注意档案资源数据的安全问题等。

云计算给档案管理工作带来的变化是显而易见的，我们需要更多地了解云计算，了解档案管理工作需要，使二者更好地融合在一起，更好的发挥档案管理工作的作用。

（作者单位：唐山市科学技术情报研究所）endprint