浅探计算机网络技术在档案信息管理中的应用

谢晖

计算机网络技术，是当代信息传输的基础，它的发展和网络化系统的开发，代表了计算机网络技术发展的新方向，它以强大的功能和快捷的速度，在各行各业不断蔓延和迅猛发展，把世界带入了网络信息时代。档案信息作为一种重要的信息资源在社会的信息系统中占有特殊的地位和作用。为适应当今信息处理技术发展的要求，提高档案信息现代化管理水平，计算机网络技术作为一种新兴的技术手段，在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

一、计算机技术在档案管理应用中的必要性

1.应用计算机技术是档案现代化发展的要求

从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中，其中最为突出的是表现在档案检索工作中，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中，以提高档案检索的质量和速度。

由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，各级各类档案馆纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看得见、摸得着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广成为当务之急。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形势要求的全新的服务理念，把现代化计算技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

2、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识。在这种意识下，人们首先尽可能地通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手中管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案管理水平很难有实质性的提高。这些状况显示，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的轉变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。增加档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

二、计算机网络技术在档案信息管理中的应用

目前国内档案计算机管理已经普及，计算机网络技术等先进技术的应用为档案信息开发注入了新的活力，为档案事业的信息化建设开辟了广阔的前景。

1 普及计算机技术，实现档案管理自动化

计算机技术是信息化先进技术手段的核心，其它技术手段大多以此为基础，近几十年来，计算机技术不断更新换代，发展极其迅速。它具有高效的信息处理能力，能以极快的速度输入、存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断。它在档案信息资源自动化管理中的应用范围广泛，从一般业务管理到档案检索、编目、编辑出版等等，几乎无所不能，从而大大提高了档案资源管理的效率，也能够大大提高档案信息开发利用的效率。

2.运用计算机网络技术，实现档案信息数字化

档案信息数字化以计算机技术、通讯技术、网络技术、通过软硬件设备进行加工、研制并创造出新的信息产品。纸质档案信息开发利用主要靠手工，要向更快更高的方向发展，需借助于计算机技术，将其数字化才能开发为信息产品与电子档案信息，从而使开发利用协调共进。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递。档案存储数字化提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足社会各界利用者的需求。

三、结论

信息化时代，现代信息技术突飞猛进，为各领域各层次的网络化管理提供了技术支持，由此，社会的一切活动都有向网络化方向发展的趋势。档案管理的网络化方向日益明显，档案管理是单位科学管理的重要组成部分，是社会建设发展历程中证据、信息、记忆的积累中心，是城市现代化和信息化的重要基础。相应的，为了更好地实现其信息和服务功能，以满足社会建设发展的需要，档案信息管理必然选择网络化理念以指导其实践。网络化管理是档案信息化建设深入发展的必然选择，也是21世纪档案信息资源的发展方向。

【参考文献】

[1]陈伟，孙淑扬：《计算机网络技术在档案馆中的应用》，《档案学通讯》，1998（3）。

[2]吕慧：《21世纪高校档案管理的探索》，《济宁师范专科学校学报》，2002（6）。