浅淡计算机技术在现行档案管理中的应用

黄文平

摘要：随着计算机网络技术的普遍应用，计算机技术在档案管理工作中发挥的作用也越来越大，档案管理工作也由最初的手工作业进入了一个由计算机管理的全新模式。该文从计算机技术在现行档案管理中的特点、作用、存在问题及改进措施等几个方面探讨和研究，以期能够更加深入的了解计算机技术在档案管理中的应用，进而全面提高档案管理水平和服务水平。

关键词：计算机技术；网络技术；档案管理

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）12-2895-03

Discussion on Application of Computer Technology in The Existing in The Archives Management

HUANG Wen-ping

（Confidential Archives Science， Anhui Television Office， Hefei 23000，China）

Abstract： With the widespread application of computer network technology， Use of computer technology in file management is more important than ever before .Archives management is just changing the original manual operation into a new model of the computer management. This paper devotes and researches some file-characteristics 、roles and problems in files-process-system in the current computers files sphere， In order to understand the application of computers files ，then improve comprehensively the level of archives management and service standard.

Key words： computer technology； network technology； file management

计算机技术的发展在各个领域得到了广泛应用，几乎每一项计算机信息处理的新技术，都及时被用于档案管理的工作环节，解决了工作中的一个又一个问题。从单纯的档案目录信息管理开始，到文档一体化管理、档案全文管理与检索到档案管理的各个环节，例如用于档案退变字迹的信息增强恢复处理、档案管理安全监测、库房保管环境自动控制等。档案信息的多样性，及其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地，所以，探讨计算机技术如何在档案管理中发挥更好的作用及需要解决的问题显得非常必要。

1 计算机管理档案的简介

1.1 概述

指在档案管理过程中，以计算机及其网络作为工具或基本工作环境，自动或半自动地代替人的工作，其本质是用计算机进行信息处理或称档案数据处理。用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递档案信息，实现档案自动编目和检索，对档案存储环境进行监测和控制，以及对档案行政管理数据进行处理等等。

1.2 特点

1.2.1利于办公效率提高

运用计算机技术开展档案工作，从档管的收集到档案管理系统的自动编目、自动统计、自动检索，数据只需一次录入，多次被利用和共享，这些工作在计算机开展，质量高，内容全，途径多，速度快，既改变了传统的文书与档案管理的工作方法，也减少了文书人员和档案人员从文件到档案管理的许多重复工作。从而使档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，利用更多的时间从事档案编研工作，极大的提高了工作效率，推进各项工作的发展。

1.2.2 利于档案信息资源共享

档案信息是由电子文件、档案管理系统的档案及各类载体的档案经多媒体数字化后形成的电子信息，在计算机上存储与显示。按照档案信息开放程度，对公开的档案信息可以通过计算机网络进行查询，对非公开的档案信息依照利用者查询的权限分别对档案的目录信息、档案专题信息、档案全文信息等档案信息资源直接查找所需的资料。解决了跨区域查找档案难的问题，也利于档案统计、编研等工作开展，同时加强了不同区域档案工作的交流与合作。

1.2.3 利于档案使用寿命延长

档案管理系统形成的各类载体档案，利用者依照档案查询权限，经档案工作人员在计算机上进行调阅档案，通过目录查询档案信息，也可直接调阅原文资料，减少了翻阅纸质档案查找次数，也避免了复印时对档案的磨损，延长了档案的使用寿命。

1.2.4利于纸质档案遗失的不可弥补性

传统的纸质档案具有唯一性特征，一旦遗失就难以弥补，而计算机技术运用下的电子档案可以很好的保存原有纸质档案并建立电子化案卷，起到补充作用。即使原有的纸质档案遗失，也会在一定程度上降低损失。另外，纸质档案由于载体的易损性导致对其管理与运用具有一定的局限性，而电子档案可以提高档案的运用与管理效率。

1.3 作用

1.3.1自动编目

计算机在档案管理系统里有着强大的功能软件，在整理档案资料时，编目的制作是档案工作的基础，在计算机上编目，首先做好标引和著录工作，按照档案行业标准《档案著录规则》的要求，著录项目、格式、标识符合要准确、规范、完整。其次在系统里输入档案信息时，简明扼要、准确无误，便于计算机处理数据时，把信息转化成计算机能识别的形式，自动生成的案卷目录、卷内文件目录、专题目录等各种类别目录，便于档案工作查询。endprint

1.3.2自动统计

档案工作的年报、月报、日报在计算机上发挥着重要作用，系统提供各种档案资料统计功能，最主要的是档案基本情况年报，它是各档案部门上报的关于本年档案的谦细信息。根据各类报表量的统计，可得出档案和档案工作中诸现象的发展过程及其一般规律，对日后档案工作可提供有力的数据支持。

1.3.3自动检索

检索是一项十分重要的功能，档案人员在档案管理过程中的编目、编研、利用、鉴定等工作中经常使用到档案检索功能，用计算机进行检索，从简单查询到分类查询、自定义查询和多表查询等查询方式，途径多，速度快，显示方式也多，目标能具体到文件，还能根据不同的检索途径的随意组合，准确检索出用户所需文件。提高了档案检索的速度，结束了手翻帐本的时代，是档案管理走向现代化的标志。

1.3.4自动调控温湿度

运用计算机系统可以自动控制库房温湿度，改善档案的保管条件，实施档案库房自动化管理。防治档案所受的虫、霉造成的生物性危害，减缓档案帛成材料的老化，字迹的褪变等由化学侵蚀和物理因素造成的影响，有利于档案的长久保管，实现了高密度存储，也节省了库房造价。

1.3.5促进文档一体化的发展

随着计算机网络技术的运用，促进了文档一体化的发展，现代办系统要求文书与档案工作紧密衔接，避免无谓的重复劳动。文档一体化管理从文件材料的设计和形成开始已纳入计算机管理系统，直至完成文件运转全过程和转变为档案的全流程，即文件起草、收发管理、到文书自动的组卷、归档、统计分析等方面的工作，几乎涵盖了文书处理和归档的全部业务工作。文档一体化管理所产生的一系列烦琐工作，借助计算机网络技术将迎刃而解。

2 计算机管理档案存在的问题及改进措施

2.1 档案数据库建设问题

档案数据库作为档案信息资源采集、处理、存储和传输中心，在档案信息资源中占有举足轻重的作用。目前许多数据库千篇一律，缺乏特色，数据库结构相似却不能联合，各自为战，造成资源分散，工作量重复。要建好数据库，必须充分了解档案数据库的需求和目的，因此，数据库建设应当由档案事业管理部门统筹规划，合理布局，并会同有关部门对数据库规划的可行性进行论证，提出档案数据建设的具体意见。地方档案部门则根据宏观规划的要求进行详细设计，以实现全局共享为基础，突出特色数据。可以建立大范围内协调一致的数据结构，数据库框架设计、数据内容必将得到很高的共享度，将会改善目前档案数据库建设自行一套、质量参差不齐的总体状况。另外，档案数据库的体系结构、系统功能、要适用网络结构和后台数据库，与档案管理软件、办公自动化系统数据接口，建立共享数据库，实现信息资源共享。

2.2 电子文件存档问题

随着计算机网络化的快速发展，各单位的电子文件的数量急剧增加，每年要进入归档电子文件存在不少问题。由于电子文件本身的特性，如过于依赖计算机，存储过于分散，文件容易被删改，又可以在不同的计算机之间传递，很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。档案部门在对电子文件进行归档时，很难对电子文件的原始性、真实性、完整性进行认定。针对这些问题，笔者认为，首先，各单位要规范电子文件的管理制度，建立电子文件归档制度和有效的技术措施。其次，根据电子文件的形成及流转的途径不同，从源头上对电子文件的收集实行有效控制，电子文件要与相同内容的纸质文件一同归档，确保归档电子文件的原始性和完整性。最后，加强电子档案的安全管理，把符合归档的电子文件信息通过近线存储与离线存储结合的方式进行数据备份，并定期对电子档案载体进行有效的检测与维护。最后档案部门要确保电子档案载体的物理安全，创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。

2.3 网络安全问题

随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。黑客入侵、计算机病毒侵入、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。网络的不安全性已成为限制档案信息化发展的最大障碍。因此，档案部门必要出台一系列技术措施和档案行业标准，采取物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术，而防火墙技术成为最佳的同外网融离与访问控制的措施。另外，在邮件服务器上也安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发后的攻击事件。另外要加大网络安全建设的投入，才取先进的技术设备，对计算机定期升级和更新，以防止各类病毒入侵。

2.4档案人员素质问题

计算机作为信息技术应用领域不可缺少的重要工具，已成为现代化办公的主角，档案工作者必须更新观念，掌握现代化管理技术。不仅要有扎实的专业知识，还要掌握信息技术知识和运用技能，但是，目前档案管理人员队伍整体素质还普遍较低，其中许多档案管理工作人员年龄偏大，已经无法适应高速发展的计算机环境。因此，档案部门和人事部门要通力合作，招聘一些有专业技术、技能的人才充实档案队伍，同时应有计划、有重点的加强现有档案管理工作人员的学习，培养既懂档案管理业务，又精通计算机技术、网络技术的复合型人才，熟练学会运用计算机网络技术进行档案现代化管理。

3 结论

在全球信息化进程越来越快的今天，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。档案管理部门应不断开拓创新能力，运用计算机技术让系统软件查询功能更为多样和人性化，让电子文件不易被更改而且能长久保管，运用多媒体信息技术使档案信息管理实现计算机化。因此，开展计算机管理档案将成为今后档案工作的一个重要方向和必然趋势。

参考文献：

[1] 邱晓威，孙淑扬.我国档案计算机管理的发展历程与前景分景[J].档案学通讯，1999（5）.

[2] 李露.计算机与档案管理现代化[J].科技信息，2011（25）.

[3] 邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999（3）.endprint