运用现代信息技术有效促进高校学生档案管理

梁万全

摘 要：针对高校学生档案管理的现状，结合计算机与网络技术发展，分析了充分利用现代信息技术有效促进高校学生档案管理的必要性，提出了从管理手段、内容、理念、档案应用方法及信息获取方式等方面实现管理的现代化与网络化。

关键词：学生档案；档案管理；手段；内容；理念

学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。[1]

1 学生档案管理的重要性

学生档案系统是一个教育单位必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。在这个科学技术的不断提高，且讲究高效率的社会，人工管理档案的方式就显得效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，这已远远不能满足学校和学生的需求。作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率。

对于高校学生档案来说，一般应包括中学阶段的学籍卡、中学毕业登记表、高考招生报名表、高考招生体检表等，以及大学阶段的学籍卡、成绩单、体检表、学年鉴定表、高校毕业生登记表、党团材料、奖惩材料等。当然，还可以有其他内容，如学生心理档案、学生活动的视频档案等各种形式与内容。

《高等学校档案管理办法》第二条指出：本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

由此可见，高校档案管理过程中所产生的档案不仅包括普通的文本文件，还包括大量的图表、声像等多媒体文件。在手工管理时代，对于此类多媒体档案文件的保管主要是通过磁带、照片、录像等形式进行，此类载体存在寿命低，操作复杂等缺点，因此，许多高校都会将此类档案信息束之高阁，长年都很少理会，造成了大量原始信息的缺损与遗失，更不用说对其进行合理、有效的利用了。

在计算机与网络技术飞速发展的今天，存储技术与检索手段的多样化，使得保存和利用各种多媒体信息变得简单、易行，从而实现了有效保存和充分利用，最大限度的发挥了档案信息的传承与查阅功能。

2 管理手段变革的必要性分析

随着社会的发展与技术的进步，传统的手工档案管理模式已完全不能适应，具体表现在如下几点：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息处于零散的状态，系统化程度较低，同时，由于手工操作较多的依赖于管理人员的细心与经验，因此，对于一些初期进行档案管理的管理人员来说，容易在档案整理、归档等过程中产生一定的差错，在发现差错的时候，如果要对这些差错进行修正也是相当困难的，需要在大量的原始信息中进行搜索，如果原始信息缺失，则修复基本是无法完成的。这势必造成了档案管理的低效率与可能存在一定的错误率。

2.2 易损、毁或遗失

由于纸质文本天生存在的缺陷，使得其对保存环境的要求较高，如对温度、温度的要求，空间大小的要求等，一旦环境发生变化如自然灾害或者人为疏忽，就极有可能造成档案原始材料的损、毁或遗失，造成无法挽回的损失。

2.3 查阅与使用不便

由于传统档案管理是基于人工管理，或者虽然实现了计算机管理，但只是基于单机管理模式。当用户需要对某一信息进行查询或使用时，就不得不必须到现场，通过档案管理人员从大量的信息中手工查阅，有时，只是一个小小的查阅要求，却可能需要动用大量的人力、物力，还不能保证查阅成功，效率极低。

为了克服以上缺陷，在计算机网络高度发展的当代，我们完全可以采用网络化的管理模式，变手工管理为计算机、网络管理，将各类档案信息采用统一的技术标准，通过统一的技术规范，进行数字化处理，使之能够适应计算机网络管理的需要，同时，也便于保存与查阅，实现网络查询，完全不必亲自到现场、不受时间和地点的限制，随时随地进行在授予的相应权限内进行查询。

3 管理内容的变化

传统管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各类表格、各种小结等，再辅以各种复印件，如各类证书的复印件等，还有就是一些磁带、磁盘、录像等原始资料。管理内容形式单一，并且管理内容很难全面，同时，对于其真实性的验证存在一定的困难，如获奖证书，由于原件必须交由学生本人保管，而复印件由于各种各样的原因，可能存在造假的行为，这就要求管理人员必须具备相当的责任心与专业能力，能够鉴别与剔除各种虚假信息。而到了网络时代，所有的信息都进行数字化处理，由于数字存储技术的发展，多媒体信息已完全能够作为有效档案信息同步存储，而无需在查阅时从其他途径进行多媒体信息的查询。档案信息由纸质媒体为主向多媒体方向的发展，必将有力的促进档案信息管理内容的进一步丰富与完善，使得档案的内容更加能够全面的反映与展示学生在校期间的成长经历，这一方面，许多的电子档案都已经能够完美的实现，使得档案信息不光是学生成长过程的记录，也成为学生成长的一个有效的添加剂，使得学生在与他人的交流与评价中促进自身的不断反思，从而促进学生更加全面的发展。这一点在《条例》的第十五条中也反映出来了。

4 管理理念的变化

光有管理手段的变革，管理內容的变化，对于档案管理而言是远远不够的，档案管理是人的管理，这就要求我们的档案管理人员必须在管理理念上发生根本的变化。

传统思想中，档案信息是非常神秘的，档案只是作为一种记录手段，很难发挥其应有的教育功能，学生对自己档案中的内容知之甚少甚至是一无所知的，因此，档案对学生发展的促进作用也就发挥得极其有限。而在网络时代，我们完全可以让学生自已参与档案的管理，档案管理人员充当守门人的角色，这样，既减轻了管理人员的工作量，也有效的发挥了学生的参与积极性，使得他们在管理自己档案的过程中，不断的进行反思，不断的提高自己。档案管理人员在充当守门人的角色时，其实也有着非常高的要求，如对档案信息的真实性进行把关、建立档案的索引机制，这就要求我们的档案管理人员不光要精通档案管理的相关专业知识，还要熟悉计算机、网络技术等。

5 档案应用方式的变革

前面提到，传统的手工管理时代，档案应用率很低，特别是大学生的档案信息，基本都是无人问津的，这主要是由于手工管理本身的特征决定的，在手工管理时代，档案查阅时，用户需要直接接触有关的原始文件，而一旦原始文件被恶意篡改，那将是灾难性的，为了保证档案文件的原始性，许多的高校对档案信息的查阅都进行了极其严格的限制，使得不光学生等普通用户无法接触，有时课任老师甚至班主任都无法按需查询相关学生的有关档案信息，使得档案的教育功能无法发挥。

应用了计算机网络管理后，由于档案信息中存在的只是原始信息的数字化形式，而对于计算机数据，可以通过多种途径进行保护，从而确保了信息的完整性、原始性与真实性，同时，可以根据各类不同人群设置不同的查询权限，使得用户只能在自己规定的权限内查阅到相关档案信息，从而保护了档案信息的机密性。

6 学生档案获取方式的改进

运用计算机网络进行学生档案信息的管理，就需要对档案信息进行数字化处理，使得学生档案信息的获取方式发生了一定的变化，由纸质信息向各种媒体信息发展。对于纸质信息，可以通过扫描、拍照等形式进行数字化处理，在接收档案时，可以要求档案提供者直接提供电子版的信息，同时，将其与原始的纸质版信息进行一一比对，确保其真实性。为了防止电子信息被恶意篡改，可以通过诸如数字水印、数字加密等方式对各种多媒体信息进行数据加密。总之，需要通过各种技术手段确保电子档案信息的真实性。

当然，档案管理的内涵还是内容即信息的管理，充分使用现代信息技术进行学生档案的管理，只是为了最大限度的简化管理和使用的复杂度，其最终目的仍然是档案内容的管理，不能本末倒置。

[参考文献]

[1]百度百科.学生档案[EB/OL].[2013-12-26].http：//baike.baidu.com/link？url=rtu4ZYiidY26EsR7W5wNw8nVrxDUBQUVAkMnP1Ik9zU_oY-aPF9kn-es6XM2wk0nnV0_rTlmmcArjjygBc9Dvq.