用VLookup函数快速填制数据

郭婷婷

信贷业务申报材料的书写过程中经常需要填写大量的财务数据，很多表格都是同一财务报表中数据的反复填制与引用，有没有比较有用的方法来减轻人工重复录入数据的工作量，从而节省精力去分析其他更重要的相关财务指标。经过笔者的摸索，发现了一个比较好用的函数，在日常的数据录入过程中，可以节省较多的时间和精力。

日常工作中，当收集了客户的财务报表，审核完成后，先录入clpm系统之中，以此为依据，来开展其他的过程。以公司类客户额度授信申报书的书写过程为例，其中所要填写的表格不下10张，再一遍遍的重新计算输入，费时费力，还容易出错。这时，我们可利用excel表格，首先将clpm中的数据导出来，如下表所示：

然后再将申报书中的表格粘贴过来至excel中的同一工作薄的同一工作表，从申报书中取一张表格以做说明，如下表所示：

可在E2中，输入如下函数：

Range（“E2”）=vlookup（D2，$A$1：$C$84，3，false）

解释与说明：Vlookup函数的语法格式为：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），该函数共有四个参数，四个参数的说明如下：

第一，Lookup_value为需要在数据表第一列中进行查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。表格所要填制的目的是在E2单元格中输入该公司2011年度的总资产科目的数值。即我们要在A1：C84的范围内搜寻科目为总资产所对应的值，即Lookup_value的值为D2。值得注意的是，Lookup_value是一个很重要的参数，它可以是数值、文字字符串、或参照地址。我们常常用的是参照地址。用这个参数时，需注意参照地址的单元格格式类别与去搜寻的单元格格式的类别要一致，否则的话有时明明看到有资料，就是抓不过来。特别是参照地址的值是数字时，最为明显，若搜寻的单元格格式类别为文字，虽然看起来都是123，但是就是抓不出东西来的。所以，格式类别在未输入数据时就应先确定好，并与所抓取的目标区域的格式一致。

需要说明的是：因为第一张表中对于资产的描述为“资产合计”，而第二张表中为“总资产”，这样搜寻起来无法精确对应，因此，在第二张表中获取数据之前，应先将“总资产”改为与表一中对应的“资产合计”。同理，第二张表中的D3、D4应改为“所有者权益合计”、“产品销售收入”。

第二，Table_array为需要在其中查找数据的数据表。使用对区域或区域名称的引用。在这里输入$A$1：$C$84，采用绝对引用的方式，以保证在下拉填充其他单元格的时候，能够引用相同区域的单元格。这是因为excel表格默认采用相对引用，若不设置为绝对引用，则我们下拉填充的过程中，E3单位格搜寻的范围就变成了A2：C85，不能够固定搜寻范围，导致搜寻范围发生偏差。

第三，col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。col_index_num为1时，返回table_array第一列的数值，col_index_num为2时，返回table_array第二列的数值，以此类推。如果col_index_num小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE！；如果col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF！。这里所填数值为3，表示所选择单元格区域的第三列数据，即寻找对应的2011年度的财务数据。

第四，Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。如果为false或0，则返回精确匹配，如果找不到，则返回错误值#N/A。如果range_lookup为TRUE或1，函数VLOOKUP将查找近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。这里所填数值须为False，以精确查找其唯一对应的值。

其后，再下拉填充柄，以填完所有的单元格。最后将完成的单元格复制、粘贴回申报书中即可。

还有一点是关于VLOOKUP的錯误值处理。如果找不到数据，函数总会传回一个这样的错误值#N/A，如果不想出现这样的值，在excel2003中我们可运用if函数结合iserror函数来处理，在excel2007及以上版本中可直接调用iferror函数来处理，以便返回0值或是空值。