浅析零售企业信息管理架构

陆奇

摘 要：近年来，以连锁经营为主要标志的零售业在国内外迅速崛起，其行业竞争也日趋加剧。现代电子信息技术在零售企业的发展管理中得到广泛应用，基于此发展背景，本文对零售企业信息管理构架进行概述，分析其发展优势及目前存在的问题，并给出一些建议和对策。

关键词：零售企业；电子数据交换；自动化配送

一、零售企业信息管理的构架组成

对现在的零售企业而言，信息化管理系统已经逐步取代了传统零售企业中以纸质为主的交易结算方式。零售企业的信息管理框架主要包括五个方面内容，即电子定货系统（Electronic Ordering System， EOS）、销售点管理系统（Point Of Sales System， POS）、商业增值网络（Value Added Network VAN）、电子数据交换（Electronic Data Inter-change， EDI）和自动化配送中心（Distribution Center， DC），下面将分别对其进行详细描述。

1.电子定货系统（Eos）。电子订货系统就是指实地销售时对已买产品进行订单记录，并及时通过网络传至所对应的总部汇总，汇总后把客户所拍的订单数据传输到实际配送地，然后配送地负责人一对一核实进行派发，零售店经过验收后制定进货单的系统。从应用领域来讲，EOS除了可用于零售业企业内部补充订货系统外，在批发业、制造商企业也得到广泛应用。

采用EOS定货系统可产生如下四点效益：

（1）大大缩短了订单发货时间，节约了生产和物流成本，降低了由于人为因素产生额外错误率。

（2）加速了零售企业信息系统的运转效率，方便了各子系统之间数据共享和传送，细化了企业物流和经营效益信息。

（3）可有效减少零售企业出现的库存积压问题，防止商品（特别是畅销商品）缺货现象的发生，同时也能提高库存管理效率。

（4）有利于经销商或分销商对产品所受的欢迎程度做出合理评估，不断调整自身生产战略，实时观察滞销和畅销产品。

2.售点管理系统（Pos）。销售点的管理系统主要是指通过利用网络技术，把售点实际销售情况以数据形式传送到企业总部，帮助厂家和经销商进行产品生产或进购工作的系统。其基本构成包括POS系统、条形码系统、分析系统，前两者相互结合以采纳第一线实时销售数据为主要任务，后台分析系统则主要对数据进行模式化处理，为企业决策者提供相关数据分析图。

POS系统的突出特点主要有三个：（1）方便对售点销售信息进行及时回收，方便管理者协调商品架构和进货工作。（2）ABC分析处理法可方便商家更好的管理产品库存。（3）定货管理。POS系统的科学运用可以获取精准、实用、便捷的信息资料，方面决策者做出行动策略。

3.电子数据交换（EDI ）。电子数据的交换是指企业把原来充当交易的纸质数据资料换成电子表格的形式，彼此之间进行交换传送，让企业间交易流程更加方便迅速。在零售企业里，传送中心与一线销售地点进行各种统计数据的传输，纸质单逐渐脱离人们的视野，市场运转效率大幅度提升。

4.商业增值网络（VAN）。商业增值网络的主要特性就是服务。在零售企业中，EOS、POS、EDI等都有很大一部分数据需要进行及时处理，资料之间的传送也同样需要投入大笔的人力、物力、财力，并非一般企业所能承受。所以，VAN应势而生。VAN主要是通过运用电信公共网络进行数据传送，在彼此实际交易过程中，不直接参与，只是提供确认交易界面。每次客户发送EDI单证给零售商时，VAN网会主动对EOS买卖双方的关系进行确认，只有交易关系被认定属实后才能进行下一步操作，否则交易取消。对交易关系审核后也需要检查EDI的单证样本，只有单证样本也被彼此认定有效时，才能进行后续数据传送。交易核实过程会对每笔交易进行定时保存，方便客户后期进行咨询查阅。

5.自动化配送中心（DC）。自动化配送系统主要是针对部分客户量少样多的需求制定，运用最经济的方式去接通上下通路。自动化配送包含自动物流中心、运送货车实时追踪、货箱自动分类等等。自动化配送中心主要提供的服务包括对个体店消费形态进行分析，对一线销售数据的分析、对供应商和消费者供给购买倾向的分析，为厂家协调生产线、研发新产品提供了很好的借鉴。

二、零售企业信息管理构架的优势及现存问题分析

1.零售企业信息管理系统建设存在的优势。零售企业信息管理系统存在着决策灵活、自身结构扁平等特点，并且信息技术日趋成熟，这些因素为零售企业的信息管理系统建设提供了优势。具体总结如下：

（1） 规模和业务相对较小。目前国内零售企业规模相对较小，主要包含进货和销售业务，主要任务是寻求市场，匹配合适的管理软件，这些管理软件需满足简单，及时实现应用等特点，这样的需求对零售企业资金要求较小，建设费用较低，不用涉及深层次的大企业财务流程管理。

（2） 扁平化组织结构。扁平化的组织结构在国内零售企业中占有重要位置，具有资金规模小、从业人员少、市场适应力快，方便管理等优势，管理深度较浅，范围较大。因此，一旦企业管理者认识到信息化能够在很大程度上降低生产成本，提高生产效率，提升企业管理水平，企业信息化建设的积极性便会增大。因此，企业信息化建设能被很好的执行和贯彻。

（3） 政府政策的支持。相关政府文件显示，国家财政部门最近几年将加大对各地零售企业建设的投入，着力营造良好的零售企业市场竞争环境。国家对于企业信息化建设的支持主要是通过法律文件来保护，包括对零售企业产品知识产品的保护，对计算机网络信息技术的保护，对软件应用市场的约束等等 ，着重去解决网上资金支付安全问题，加强对于电子合同的审核制度，提供给零售企业一个不错的信息化发展环境。

2.零售企业信息管理构架现存的问题分析。（1） 信息系统建设资金约束。零售企业对于内部信息化建设的投入资金一般是在百分之零点三到百分之零点五左右，资金的缺乏使其投入比例仍不够高，很难达到预计效果。另外，以抵押担保贷款为主的零售企业生存率较低，信誉值小，融资渠道少，难度大，自身技术实力的约束也导致其信息化建设资金投入力度匮乏，与西方国家零售企业相比，国内在这方面还存有一定差距。也正因为资金的约束，企业往往会考虑更为重要的投资渠道，一般很少拿出足够的资金用于信息化建设，即使对此有投入，投入的资金量也不会太多。

（2） 零售企业管理较落后，变动大。在巨大的市场竞争压力面前，诸多零售企业仍然停留在原先的营销管理模式中，并没有意识到信息技术的重要性，决策层对于企业信息化建设能提高企业市场竞争力、规范企业内部管理化水平、使企业降低成本等认识仍不足，对企业进行信息化建设的积极性不高。

（3） 缺乏专业的技术人才。目前国内诸多零售企业很大程度上缺乏热爱信息化工作，并且熟悉网络技术的领导人才，缺乏对于项目的整体规划，宏观制定和管理人才缺乏，既懂技术又懂应用的复合型人才不多，这些零售企业很难找到合适的IT行业高级技术人才，对一个成功的企业来说，人才是关键，因此，会很大程度上制约企业的发展。

（4） 缺乏合适的个性化信息系统方案。由于每个零售企业历史背景不同，因此，具体的信息化建设需求也多有不同，所以不能完全照搬其他企业的信息管理系统建设，而是需要量身定制，根据企业实际情况建立一套属于本企业的个性化方案，。但是，由于国内零售企业资金实力的约束，对于信息化建设投入力度尚存很大差距，在寻求符合自身信息化方案上过程中常常出现失误。

三、对零售企业信息管理构架现存问题的建议

严峻的市场环境使得国内零售企业开始走向粗放式和恶性循环的怪圈，盈利也随之越减越少。零售企业决策者应正确认识此行业在国内的发展趋势，从而正确制定所在企业未来的发展策略，根据企业自身实际情况不断加大对于IT层面的投资，认识到信息化应用水平对于提升企业核心竞争力的重要作用。应尽快考虑后台信息处理阶段发展的重要性，将企业信息化管理建设重点从目前的POS系统延伸到供应链智能系统应用建设，争取尽快建设出高效率，高收益的信息系统。除此之外，还应充分重视信息安全方面的问题，确保零售信息系统安全平稳的发展运行应从以下几个方面入手，具体建议如下：

（1）加强决策者对信息化管理的重视，建立健全规章制度。首先，必须让各零售企业的决策者对信息化管理系统建设引起充分重视，加大对信息技术方面的投入。除此之外，还应加强安全教育培训，提升员工职业素养，确保安全措施，强化法制观念和安全意识，责任明确，完善安全技术，逐步培养出一支有战斗力和严明纪律的职工团队，这应成为我国零售企业的一项重要工作。另外，企业应该定期开设员工培训课，不断完善员工对于自身岗位的认识，增强安全责任意识，在员工思想上做大量的细致工作，达到由被动转化为主动的目标。尤其是对于信息系统维护的知识培训，防止一些不安全因素侵入企业系统造成损失，最大限度的避免人和财的不必要损失。

（2）设立标准配置的计算机机房。企业网络核心物件基本都存放于计算机机房中，在机房设置之初就要考虑到后续的安全问题，包括断电后的双路供电系统，预防雷火的灭火措施，方便快捷的物件摆放等，并且针对企业核心文件，一定要存有备份，以免发生不可抗拒因素引起损失。

（3）服务器配置要精良。服务器是信息管理系统中最重要的部件，掌握着数据库的“生杀大权”，肩负着对企业数据的存贮和处理职能。因此，要想保证企业网络处于安全位置，就首先要保证服务器不受侵害，甚至可设置双台服务器，防止一台损坏时，系统停止运转。

（4）对网络的合理规划。当下，接收终端的多样化发展致使零售企业信息系统面临安全隐患，员工素质不一，接收方式多种多样。因此，信息负责人必须重点关注局域网的管理与安全监控问题。通过杜绝内网电脑通过双网卡、拨号等方式非法外联，限制移动存储设备和移动电脑随意接入内网，制定统一有效的安全策略，可以有效保证外网与内网的隔离度。可以采用流量控制系统，一旦发现企业内部出现数据交换异常现象，及时进行调查或执行切断措施，定期更新系统中的杀毒软件，定期检测系统出现的可漏洞，根据实际情况对系统软件进行升级。另外，企业内部各个管理层之间所拥有的网络权限要设置约束，达到相辅相成而互不干涉的目的。

（5）做好思想和技术准备工作。企业里面主要决策层领导要有大局意识，应充分认识到信息系统的实施是一项宏大的工程，对企业整条产业链的产入产出、施工周期、投资成本、远近目标等都要有一个清醒的认识，注重信息系统测试阶段与实际应用阶段的不同，以及新旧系统过渡过程所带来的麻烦。系统维护和安全工作要注重岗位人员经验的宝贵，对于不可抗拒的非技术因素要尽量避免。因此，信息系统的正式实施不仅要有快很准的干劲，也要做好系统转化工作所带来的思想变化。除此之外，不仅要对全体员工进行全方位素质培训，也要成立专家小组对企业下达的任务进行及时指定完成，以完成对各项信息的重新组合。对于网络规划等基础性工作，要及时处理，也应考虑成立属于企业自己的网管中心，进一步增强系统安全和企业管理。

四、结语

综上所述，零售企业管理层对于外在环境应该有一个清晰的认识和判断，动态环境中的统一认识将有助于企业获取更大的企业效益。企业不同阶段经营战略的制定与外在环境的匹配程度将直接影响到企业效益，动态战略匹配外在环境有利于企业优化资源配置，减轻外在恶劣环境对原先制定目标实现可能性的冲击。因此，零售企业信息管理架构内外适应度与绩效是直接挂钩的，并呈现正相关关系。

参考文献：

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