高效学生事务管理初探

杨倩+耿振兴+杨欣玲

摘 要：

随着社会的发展，高校学生工作日益成为学校工作的重中之重，学生事务管理已经成为不可或缺的组成部分。利用现代化手段对学生事务管理方法进行优化，实现高效有序的学生事务管理，一方面有利于实现学生管理工作的动态发展，另一方面努力将学生工作队伍从重复而繁杂的事务中解脱出来，让学生管理工作真正落实到为学生的成长成才这一育人功能服务的轨道上来。

关键词：学生事务管理；高效

思想政治教育、学生发展指导、学生事务管理三个方面是高校学生工作的三个重要方面。三方面的工作互为依托，互相促进，不可或缺。信息技术的普及和发展，拓展了高校学生管理工作和思想政治工作的新渠道、新手段，同时，笔者所在单位借助专业优势，建立了一套行之有效的工作系统。本文旨在讨论通过现代化手段对学生事务管理方法进行优化，提高工作效率，进而对三方面的工作进行促进，为高校学生工作提供更好的方法。

一、学生事务管理定义

高校学生事务管理是指高校的专门组织和学生事务管理者依据国家的法律、政策和人才培养目标，在一定的学生事务管理价值观指导下，运用相关专业知识和技能，配置合理的资源，提供能为促进学生发展所必需的学生事务的组织活动过程 ^[1]。

二、现代化手段提高学生事务管理效率的方法

S大学软件学院在信息化管理学生事务方面的做法在国内走在前列，利用软件学院学生专业的优势，为学生事务管理编写了专门的系统，并配备专门人员，应对随时变更的需求，以及软硬件的维护等问题。该学院的比较好的做法主要有以下几点：

1、建立学生基本信息库。在辅导员工作中，随时都要填写各种表格，其中包含的内容不外乎学生姓名、学号、身份证号、电话、班级、住宿信息等方面，但不同的部门、不同情况下需要的内容不尽相同，这样就造成工作中许多重复性的劳动，每天都在手工制作内容基本相同的表格。建立学生基本信息库之后，一方面，对于学生的基本情况可以随时通过系统进行详细的查阅，另一方面，选择需要的项目，可以方便的进行导出，可以做到以不变应万变，大大提高工作效率。同时，对于该信息库，由于涉及学生家庭及身份信息，要求其保密性能必须达到一定的要求，防止造成学生信息泄露。

2、建立学生事务管理工作系统。对于学生事务管理，辅导员的日常工作基本一致，周期短的工作，如学生点名、请销假等，周期可能在每天、每周或每学期，周期长的工作，如奖学金的评定，新生入学教育，毕业生管理等，周期可能长至每年甚至每四年。但总体来说，基本工作具有重复性。所以，理清工作流，建立方便的工作系统，可以大大简化工作。

以S大学软件学院为例，建立“软件学院学生信息管理系统”，在系统中增加请销假功能，实现学生网上请假、辅导员审批、回校后销假的工作流程，可以大大简便目前的请假制度，同时也使辅导员对学生在校情况有清晰明确的掌握。系统中的通知功能，可以使学生及时查看最新的通知信息，开通短信功能后，还可以通过系统给相关学生群发短信。系统中还增加了辅导员考评的模块，把以往辅导员考评需要学生做的问卷放到系统中，学生可以根据自己方便的时间在宿舍中随时点击进入，对辅导员或者其他教师的工作进行考评。

3、利用网络工具方便与学生互动。利用网络聊天工具，如飞信、QQ等的群组功能，可以方便的给学生群发短信、群聊，方便高效的实现师生互动。同时，学生有问题可能怯于与老师当面交谈，也可以方便地利用聊天工具或者邮箱进行沟通，为解决学生问题提供了一条新的途径。BBS、博客、微博等新的网络互动形式，也逐渐走进我们的视野，利用好这些新型沟通工具，不仅可以实时沟通，更可以拉近辅导员与学生之间的距离，增进师生感情。

三、利用现代化手段进行高效学生事务管理的意义

1、学生事务管理是高校学生工作的重要组成部分。随着社会的发展，高校学生工作作为与教学管理相对应的，直接作用于学生的管理、指导和服务性工作，越来越被放在突出的地位，日益成为学校工作的重中之重，在高校学生工作的发展过程中，学生事务管理不断寻求突破与发展，不断进行管理创新，已经从学生工作的边缘或辅助的职责演化为重要的组成部分，学生事务管理与思想政治教育、学生发展指导已并列成为高校学生工作的三个重要方面。

2、高效学生事务管理有利于实现学生管理工作的动态发展。由于人事变动、工作分配或其他原因，在学生工作中往往出现一届学生由多名辅导员带的情况。在工作的交接中，往往造成信息的缺失或遗漏，将学生信息系统化，日常事务管理模式化，更易于实现连续性管理和管理标准的统一化。

3、高效进行学生事务管理是学生思想政治教育和学生发展指导的有力保障。学生事务管理是辅导员工作的重要部分，但绝不应当是主要部分。学生事务管理部分工作，主要以事务性、重复性的劳动为主，辅导员工作要发挥创造性，不应该被这些事务性工作所埋没，而应利用行之有效的管理手段，将自己从这些工作中解脱出来。当然，从事务中解脱并不意味着不做工作，学生事务管理要做，并且必须做好，只有将事务性工作圆满完成，辅导员才有精力、有余力做好学生发展指导和思想政治教育两方面的工作。

目前我国高校学生管理工作主要以院系为基础，依靠辅导员来逐一落实。这样的工作特点容易造成辅导员时常被各种繁杂事务所缠身，很难有时间深入、细致地开展学生思想政治教育，更难有时间对学生管理工作进行理论探索与创新。通过以现代化手段对学生事务进行管理，尝试通过高效的学生事务管理，努力将学生工作队伍从重复而繁杂的事务中解脱出来，让学生管理工作真正落实到为学生的成长成才这一育人功能服务的轨道上来。

通过以上系统，将学生事务的管理工作的程序简化，将繁琐的事务工作分解，实现分段操作，方便实施。现阶段，我院学生工作系统仍处于试用阶段，只用于学院内部学生管理工作。在其试用后，应在全校范围内进行推广，在使校内其他学院享受该系统带来的方便的同时，与学校职能部门工作系统进行接轨，使数据链完整，直接完成“学生—学院—学校”三级组织的信息流动，大大简化工作程序。

[参考文献]

[1] 储祖旺，蒋洪池.高校学生事务管理概念的演变与本土化[J].高等教育研究，2009（02）.

（作者单位：1.山东大学，山东 济南 250000；2.青岛三龙城市建设综合开发有限公司，山东 平度 266000）