新形势下加强档案管理工作的对策建议

朱岩福

摘 要：档案作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的原始记录。在经济发展、领导决策、科技进步、社会管理和民生服务等工作中起到积极推动作用。为此，如何加强和创新档案管理工作显得尤为重要。

关键词：档案管理 问题 对策建议

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0173-02

1 新形势下档案管理工作中存在的问题

档案工作在当今社会具有重要地位，党和国家的事业发展离不开档案工作的配合。科学合理的档案管理为领导决策、社会管理、企业经营和民生服务等方面取到了一定的积极作用，但也存在不少问题，具体表现在：

（1）机构设置无法满足新时期档案管理工作的需要。一是由于档案行政管理机构界别与执法主体之间的不相适应，使得《档案法》的职能不能很好的履行。二是档案馆网设置缺乏总体规划。现档案室存在多样化，其中有直属档案馆，专业档案馆，部门档案馆等，另外很多企事业单位也有自己的档案室。各级综合档案馆室在搜集资料时容易产生障碍，是因为档案资源流通和各种档案馆之间的关系在现存的档案法里没有明确的规定。这就导致档案资源不能统筹管理和利用。

（2）档案管理的体系设计不尽合理。在计划经济时代建立的档案室体系当前还一直沿用，其功能在当时的环境和条件下发挥了一定的作用，但随着政府职能的改革和工作的创新，计划经济时代建立的各项体系也逐渐显现出不足的地方：一，各种资源没有被充分利用，造成分散和浪费。长期以来，各个机关单位档案里的设施配备仍然十分困乏落后，跟不上经济发展的速度，因资金的分散使用和办公用房紧张，各个部门通用的档案设施存在重复购置，档案管理不能形成合力，导致资源的浪费使用，常常出现库房与办公室合用，久而久之档案难免有破损，且得不到较好的专业保护。二，档案管理方面的专业人员匮乏，档案管理人员不仅要负责档案管理，还要负责着日常的内勤、信访、打字和收发等工作，因此在管理档案时的精力和时间也相对减少，档案业务的管理水平势必会有影响，再者，档案管理工作需要心细、耐得住寂寞、能吃苦的人从事的一项工作，此项工作又不能在短时期内体现工作成绩，档案从业人员往往不能精心工作。

（3）档案信息公共享用的情况很差劲。当今情况，电子信息化管理建设是现在的发展趋势，也是各个部门的档案馆还有机关档案室重视的对象。每个单位的体系不一样，所以实行的标准也会有很大的差异，信息化实行时间也各不相同，从而采用使用的系统架构及技术标准，致使档案信息应用系统存在隔阂，彼此间分享交流比较少，成为了一个个独立体。与此同时在一定程度上影响了政府及文件档案的公开和利用。一方面各单位信息文件都在自己的部门里面，第二年就归档保存入档案盒，公共分享就受到保管时间的约束。另一方面机关档案室只服务于自己机关，一般不对外提供信息，不允许对社会公开使用，种种情况都影响了档案信息资源分享和使用。

2 新形势下加强档案管理工作的对策建议

（1）加强领导、提高认识，为档案管理工作提供组织保障。档案工作反映着各个历史时期最珍贵的史料，是开展各项业务活动的具体真实的记录。为促进和推动社会及经济的发展，做出了巨大贡献。现如今国家要求作为档案管理部门，必须要加强各个部门之间的协调关系，增加工作效率，加强和加快建设档案信息数据化程度。因为随着人们法制观念意识的转变，对待档案的阅读量在逐年的增加，因此做好档案工作宣传工作是首要任务。利用宣传的效果，引导进一步的创造依法治档、规范管理的工作氛围，提高广大干部职工的档案法制意识和档案管理工作的重要性和紧迫感，进而进一步加强档案管理的工作力度。二是要加强对档案管理工作的组织领导。任何工作想要顺利进行，首先要做好组织领导工作。在档案管理工作中，要把各岗位职责细致分配，认真落实到每个人。定期进行档案工作的系统检查，仔细观察，认真分析，有效的总结并发现问题，并及时找出方法，解决工作中存在的问题。三是要做好档案人员的思想稳定工作。经常和他们有效的沟通，给他们解决工作和生活中的难处，创造良好的环境，让他们踏实的做好本职工作。做好档案人员的思想思想工作，也给档案管理工作创造一个稳定的环境。

（2）转变观念，解放思想，为档案管理工作创新奠定思想基础。档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅要收集、保管、利用档案资源这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能，为此，档案管理要改革创新必须要有新颖的创意，不断的转换思想来解放旧的观念。首先，形成社会的档案观念。新时期下的档案馆要成为保管党和国家重要档案的基地，要成为爱国主义教育基地，因此要充分的认识和掌握档案馆的基本和社会功能。其次，要形成档案的社会观念。一是服务中心要有大局意识，档案部门有非常丰富的档案资源，要掌握并能利用其优势，能找出历史和现实的关键结合点，在选择上要贴合主题，这样才能服务于大局，取得有效成果，为党和政府提供有效丰富的资源，建立成为党和政府决策和管理的“信息库”、“智囊团”。二是加大开放的发展意识，摈弃旧的观念，建立新的理念，并能完美的融合。加速档案开发，加大可利用率，整理并发展档案资源的整合，对旧观念和坏习惯进行剔除和改善，同时设立公共查阅室、资料索取点和政府信息公开当面申请点，为人民群众提供“一站式”的文件档案和信息服务，使各种档案资源合理流动，优化配置，形成档案工作整体合力和规模效应。最后要拓宽档案工作的用途，能完美的融入到经济和社会发展的各个建设当中，与社会同步发展，不断提升档案工作的发展空间，为档案管理、利用和服务上争创效能。

（3）提高档案人员的素质，为档案管理工作提供人才保障。一是要加强对档案人员的针对性教育培训。在档案教育培训过程中，针对档案管理工作的需求和发展趋势，分门别类，按需施教，注重实效，使培训的内容用到档案管理工作的实际当中，使档案工作人员进一步熟悉和掌握档案整理归档工作流程的技巧，提升档案管理工作效率。二是加强自身的学习，通过网络等现代化的信息手段，认真搜集档案管理方面有关知识，结合本单位档案收集、整理归档情况和工作动态规律来指导档案管理工作，与相关部门（科室）加强协调和沟通，及时将有关科室形成的档案整理归档，移交综合档案室，实行集中管理，确保档案种类、内容真实完整。三是要加强对档案人员继续教育，通过学习进一步提升档案管理人员的专业知识、档案整理归档技巧和档案管理水平，使档案管理人员对本单位档案数量、内容、种类、史料价值等有一个全面的了解和掌握。档案管理人员结合档案工作实际，注重工作的方式方法，用创新的思维适应新时期档案工作发展需要，同时，积极做好档案信息资源开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导、基层群众服务，为经济发展和全面建成小康社会服务。endprint

（4）提高档案室的设施质量，改善档案室的保管条件。对档案进行妥善保存，保存良好的资料文件和档案才能进行多次利用。档案管理上的优劣直接影响到档案寿命的长短。比如，有条件的档案室在对档案进行保管时，要规范整齐，这样不仅方便使用，也增加档案资料的使用期限，反之，如果条件一般的档案室，可能条件只是普通的收起来，这样做会给档案带来伤害，只能减少档案的使用寿命。所以，档案室必须强硬执行《档案法》等的各种法律法规，按照要求完善档案室的设备，加大投入，对保管条件进行合理有效的改善，严格遵守“十防”要求。改变档案室杂乱差的现象，把档案摆放的统一整齐规范。

（5）建立健全档案资源收集体系。一，依法大范围的进行资料收集。二，面向社会，利用不同的方式积极的进行档案征集。三，整理档案管理制度，制定电子档归档制度并归入档案管理的基本内容。四，充分的使用电子网络技术，开拓网上空间，更有利于收集档案。电子政务是当前传送文件和信息重要平台，随着现代网络技术的不断发展和应用，很多部门都会上传文件至网络并加以保存，这无疑是为在网上收集档案开辟了一条有利的途径，所以，应配备专门的人员对各部门网页进行浏览，并对有用的文件资料，档案信息进行转存，方便以后的使用。五，实行现场收集档案的方法。在发生某些特定事情的现场，将事物的形态，事情发生的原因，经过，结果，以及所涉及到的人物都记录下来，收录档案。六，建设档案收集保障体系。可以建议财政部在档案征集这一项上增加部分资金的投入。这些资金将用在征集各种有利于社会的重要文献，同时还可以设置专门的征集或者捐赠档案的通道，以便于档案的快速有效收集。

（6）强化档案信息资源共享建设。网络档案项目的建设，将本地区网上档案馆项目建设进行快速全面的完善，加快电子文件归档和档案馆数字化方面的力度；在政务外网上要积极的利用一切文档软件，将文件、档案等信息进行网上管理，将本地区的资料档案和现行文件的信息资源，核心就是档案信息资源建设，在此核心基础上构建本地区文件、档案资源交换中心和资源查询中心，从而将档案资源的实现共享。

参考文献

[1] 艾永霞.浅析档案管理工作[J].管理观察，2010（18）.

[2] 冯景峰.新时期加强档案资源收集工作发展模式研究[J].华章，2012（18）.

[3] 逯德玲.我队档案工作存在的问题与对策研究[J].中国科技信息，2010（12）.endprint