档案科学序列化管理的方法策略研究

宋彬

【摘要】随着我国经济的快速发展，我国各个行业呈现一种迅猛发展的趋势。各个行业中不同类型的档案数量正在不断增加，人们开始逐渐重视档案管理工作，档案管理工作者需要完成的事项也在增加，在一定程度上提高了档案管理工作者的工作标准与要求；档案科学序列化管理方法在档案管理中的应用越来越广泛，它能够有效的对档案进行分类规划，对于档案管理有着十分重要的意义。

【关键词】档案；科学序列化管理；方法；研究

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.04.012文章编号：1004-7484（2014）-04-1815-02

就目前来看，信息化时代的来临，给档案管理工作带来了新的挑战，在档案管理观念以及管理方式等一系列方面提出了新的标准与要求。档案管理工作，在企业、政府机构以及学校中具有非常重要的意义，但是我国档案管理工作在信息化阶段中還存在很多的问题，如何有效地解决这些问题是档案工作者必须重视的一个事项。档案科学序列化管理方法在档案管理中的应用，能够解决档案管理工作中存在的问题，确保档案管理工作的正常开展[3]。1档案科学序列化管理的背景

档案管理，是我国档案事业中重要的组成部分，对于各个具体单位在生产与工作以及整个社会都具有重要意义，它也是我国经济发展过程中的一个重要事项。档案管理的主要对象是档案，主要的任务是将各个分散、量大、零乱的档案进行科学合理的规划与管理。随着信息化技术水平的提升，档案管理工作者必须加强自身的管理知识与管理水平，保证档案管理工作能够跟上信息化进程，这样才能够更好地发挥档案管理工作在各个行业中的作用[3]。

档案管理工作向信息化方面发展是一种必然的趋势，而一些管理工作者信息化管理档案的过程中，遇到了一些难以解决的问题，主要体现在档案管理信息化之后，一些档案呈现一种零散的状况，很难对其建立相应完整的数据结构，特别是处理含有大量信息数据档案的时候，例如：某些企业的档案储备库中，很多档案在逻辑上处于紧密联系的状态，但是在物理上却分散存储在不同的位置中，这种档案库结构不利于档案的合理规划与管理。针对这一实际状况，一些档案管理工作者采取了档案科学序列化管理的方法，对档案进行一个序列化的管理，对各个不同类型的档案进行分类管理，将相同类型的档案划归为一类，简化了档案管理操作流程。2档案科学序列化管理的方法分析

档案管理工作是一项系统性的工程，它要对一些分散的档案进行规划，将所有的档案按照不同类型进行划分，分别存储在各自的位置中[1]。一些档案工作者，结合自身在档案管理工作的经验与档案管理的实际状况，在对档案科学序列化管理方法进行分析与研究的基础上，对档案科学序列化储存方案进行改进，主要是根据相关的特征值，将一条档案序列简化成一串简单的字符进行管理，字符串中处于不同位置的字符都有其独自的定义，通过对字符串进行扫描就能够便捷地看到档案每一个条目中所含有的内容，这种档案科学序列化管理方法主要体现在以下例子中[2]。

将一条档案中的前12个条目假设为一串数字，即135571409901。如果不对这一串数字进行说明，很难有人能够准确地理解这一串数字所蕴含的意思。这一串数字实际上指的就是姓名代码，我国高考中对于通用姓名的代码收集了很多人名中经常使用的汉字，每4位数字组成一个代码对其中一个汉字进行表示，然后不同的姓名就能够通过汉字向数字的转换，将姓名进行序列化之后形成一个相关的字符串，如果将每一条档案中的前12个条目设定为相关的姓名，那么每次需要对档案进行检索与管理的时候，就只需要对相应的数字串进行检索就能够找到档案。可以通过这一种方式对档案的内容进行规范，但是要严格规定每一条经过序列化处理后的档案记录，固定位置中必须设定固定的内容，对于一些不同类型的档案信息也可以对其设置相应的姓名代码来解决档案管理，可以通过一串简单的字符对大量的档案信息进行管理，这是档案科学序列化管理中的一种方法[2]。

档案科学序列化管理中还存在着一些难以解决的问题，主要体现在三个方面：第一个方面，档案自身就具备难以规范的性质，各个地区不同类型的档案在序列长度的设置上难以保持相同的状态，这在很大程度上阻碍了档案的检索；第二个方面，档案序列化的标准还没有一个统一的规划，也难以对标准进行合理的确定，档案工作者很难在全国范围内，运用同一种方式对档案进行序列化管理；第三个方面，我国在档案科学序列管理方面的检索工具还不够完善，导致档案工作者无法科学地对档案进行合理的序列化管理。

档案中含有大量的信息数据，具有非常高的信息数据分析价值，对于档案内含有的丰富信息数据进行合理分析，可以采用序列化管理方式，对其进行序列分类。经过序列化处理之后的档案信息，档案工作者能够直接对其进行特征分析与研究，然后通过传统的序列分析算法对其蕴含的意义进行深入的挖掘，获取它所存在的价值。3结语

档案科学序列化管理方法，具有十分广阔的应用前景，它能够有效地解决我国现阶段档案管理中存在的空间开销大、结构混乱以及信息数据分散等一系列问题，而且档案科学序列化管理方法具备非常高的应用价值[1]。我国档案工作者应当加强自身对于档案科学序列化管理方法的分析与研究，根据档案工作中的实际状况，采用合理的档案科学序列化管理方法，能够在很大程度上提高档案工作的效率与质量，解决档案管理中的难题，确保档案工作的合理性，促进我国档案事业的发展。参考文献

[1]杜建伟.浅谈档案序列化存储管理[J].机电兵船档案，2012（04）.

[2]李文.浅析档案科学序列化管理的方法[J].档案管理，2011（12）.

[3]刘文涛.档案序列化管理的意义[J].湖南大学学报，2011（17）.