档案管理中存在的问题与对策

朱明杰

摘 要：档案管理在医院管理中有重要作用，但目前医院在档案管理中存在着诸多问题，这些问题制约了档案管理作用的发挥。本文就档案管理上存在的问题进行分析，并对相应的改善措施进行探讨。

关键词：医院档案管理；问题；对策

1.档案管理在医院管理中的作用

1.1为医院管理提供资料依据。医院管理者的决定会影响医院运营状况和发展方向，档案资料能为医院的领导重大决策提供很多档案资料和建议。医院的过去以及现在的基本状况，在档案中应该有所体现，管理者在了解这些资料的基础上做出的决定能更符合医院的发展。

1.2更好的服务患者。医院的运营是以患者为中心的。利用医院档案中保存的有关法规、规章制度、医疗标准、技术常规等资料培养依法行医、遵纪守法的技术队伍。同时做好相应的病患的备案工作，整理完整病案病例。这样可以很好保护医患双方的利益，避免医疗事故所带来一系列的医疗纠纷，从而提高病患的看病体验和整个医院的医务人员水平。

1.3提高医院的精神文明建设。医院良好的文化氛围能够促进患者疾病治疗和康复。根据医院的档案，提高医院的文化层次，从而提高医院的精神。医院的文化建设是医院的精神所在。开展医院文化目的是通过树立医院的精神来培养员工的意识，从而更好服务患者，促进医院发展。

1.4促进医院其它部门工作开展。人事档案是人力资源的配置的重要保证，可以帮助医院更好的引进一些人才，并培养一些先进的人才，对人力资源提供很大的帮助。业务档案也是医院的整体的业务水平的体现，关系到整个医院的业务发展水平。这些档案还可以为医院宣传部门提供素材，宣传部门通过人事档案记录了先进人物的成长轨迹，在本院职工起到宣教作用，达到良好的榜样作用，提高个人素质和工作效率，从而提高医院的综合实力。

2.档案管理中存在的问题

2.1档案管理制度标准不规范

目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理方面的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集和管理，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案管理工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学化管理。

2.2档案管理职责不明确

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等 。由于历史原因和医疗行业特殊性的制约，各医院档案管理由不同部门分散管理[1]。单位内多部门管理档案的局面，造成档案管理格局混乱职能不明确。

2.3档案利用率低

如上文所述，档案管理在医院各方面管理中都有很大作用，但由于档案管理系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案管理工作者仍然停留在 “重管轻用”的观念上，档案资料收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。因此档案的利用率比较低，通过档案综合分析获得促进病患治疗、医院发展的例子也很少，档案管理的作用发挥存在局限性。

2.4档案管理电子化水平较弱

电子信息技术已经在很多行业发挥了巨大作用，尤其在设计资料、数据统计分析的行业。档案管理是有这些特征的工作，因此可以预测电子信息技术也能在医院档案管理上发挥重要作用。由于电子档案需要依赖计算机贮存和较为专业的知识，目前医院在这方面的资源匮乏，因此电子信息档案管理效果不理想[2]。

3.优化档案管理的方法

3.1健全档案管理制度和行为规范

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作，在医院这种特征更加明显。建立完善的规章制度，才能保证档案管理工作顺利进行。医院建立健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，制订档案保管期期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中[3]。应该建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中严格避免工作人员的随意性，应该不断的加以完善各个科室的工作制度。

完善档案管理的制度，建立和健全档案收集制度尤为重要。医院要根据有关法律法规，结合本单位档案管理工作工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案管理工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束[4]。并将医院各个门类、不同载体的档案实行统一管理，统一考核，使档案管理工作与医疗业务同步考核评价，同步发展。

3.2提高档案管理人员素质

医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者，应加强对医院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养，使档案管理的人员成为一个具有专业性强的高素质的团队。 档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去[5]。作为档案管理的工作人员，要认真参与档案的管理与利用，把档案管理的工作做好。

3.3建立档案网络管理系统

医院档案信息量大、类别多，建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过档案网络管理系统的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作和电子档案保管的安全、完整和规范。 这样既节省工作的人力投入，，更能使档案管理工作获得质的飞跃。而且加大电子档案管理相关规范的宣传教育，可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

参考文献：

[1]钱春彦；医院计算机档案管理工作中的常见问题与对策分析[J]；消费电子，2014，6：154.

[2]左友玲，探讨加强医院档案管理以促进医院健康发展[J]；中国科技博览，2014，19： 339.

[3]刘亚静；浅谈如何加强医院电子信息档案建设[J]；电子测试，2014，5：39-40.

[4]范旭晖，姜磊；浅谈如何用创新思路加强档案管理工作[J]；中国科技博览，2014，15：327.

[5]毕莉；谈档案管理改革的创新[J]；中国科技博览，2014， 15：324.