“无纸化办公”不止是“无纸”——香格里拉酒店新举措令客房预订环保又高效

“无纸化办公”不止是“无纸”
——香格里拉酒店新举措令客房预订环保又高效

作为亚太地区最大的豪华酒店集团，香格里拉酒店集团是世界公认的最佳酒店管理公司之一。2010年，香格里拉酒店集团就设定了到2015年将集团的能源消耗降低20%的环保目标。为了实现这一目标，香格里拉的每一家酒店都采取了相应的减排举措，如将室内外照明改为LED光源、采用中水回收和再利用系统、采用环保产品等。而对于核心业务部门——客房预订部来说，减少用纸量成为最主要的环保目标。

真正无纸化办公工作效率提升

最早实施“无纸化办公”的上海浦东香格里拉酒店的客房预订部，由于采用了富士施乐量身定制的“无纸化订房”解决方案，实现了客房预订、审批、确认、回复、查找等全流程的无纸化。目前，香格里拉酒店集团在大中华区的26家及海外的24家香格里拉酒店采用了无纸化订房系统，并逐步在所有香格里拉酒店推广实施。此外，未来新开业的香格里拉酒店也将全面采用“无纸化订房”解决方案。

据富士施乐初步统计，香格里拉酒店在采用该解决方案后，由于从原有的手工预订操作转变为电子化流转业务流程，每个订单处理时间由原来的36分钟降低至5分钟，工作效率提升了84%，而单据的错误率则从10%降低至4%，传真订单的丢失率更减少了97%。此外，在纸张使用量方面，酒店预订部门从原来每天大量的往来传真及打印用纸到现在的零用纸，预计每年可节省纸张50%。

优化工作流程客户满意度提高

对于大部分酒店的客房预订部来说，除了要耗费大量纸张外，还要面对处理纸质订单的繁琐处理和流转环节。首先，从订单来源看，传真、邮件和网络是目前客房预订的三大渠道。酒店除需要在多个平台上处理订单外，还需要将所有订单打印发往不同部门并回传给客户确认；其次，是在订单需要修改时，还需要手工处理；第三，是在订单的查询和审计等环节中，工作人员要用便签条做标注以帮助查找，但这却会影响工作效率。此外，在财务审计等环节，需要将大批积累的纸质订单确认件送到财务和审计部门。

与所有大型酒店一样，香格里拉酒店订房部收到的客房订单来源多样化。而将不同格式和存储形式的订单信息统一在一个平台上进行处理，这是富士施乐“无纸化订房”系统解决的又一问题。这个平台就是由富士施乐的彩色数码多功能机和其独有的且可定制化的Docuworks文件管理软件组成。

Docuworks文件管理系统可将纸质文件和电子文件无缝结合，并像操作日常纸质文件一样可进行标注、合并或增减页以及电子签章等。采用“无纸化订房”解决方案后，香格里拉的各类订房订单以及通过数码多功能机接受的传真订单在该平台上被转换成统一的Docuworks格式。工作人员可根据各自职责在该平台的共享文件夹将订单直接拖至各自电脑，并对订单按紧急程度、到店时间等进行预订处理、审批、确认等工作。处理完的订单则通过数码多功能机发送电子传真回复给客户，同时在系统里存档，供财务、前台等部门调用。基于文档服务器上的订单数据，预订部门可以查询并实时回复查询请求，轻松处理客户订单；前厅部则可以随时查询检索办理入住客人的订单信息；而财务部在审计时则可直接从系统里检索、查询或对历史订单进行标识。这不仅使得酒店三大核心部门通过“无纸化订房”系统实现真正无纸化办公，更可改善工作流程、高效工作，并成功实现了预订部、前厅部以及财务部的业务连通，形成了一体化的电子工作平台。

通过香格里拉酒店项目不难看出，“无纸化办公”远不止在日常办公环境中无需纸张那么简单。富士施乐的酒店无纸化订房方案不仅解决了“有纸、无纸”的问题，更彻底改变了酒店传统的订房流程，让以往全手工的操作变为可统一管理的自动化业务流程，这一解决方案在帮助酒店行业降低纸张用量、实现环保目标的同时，更大幅提高工作效率、降低出错率、方便内部信息共享及管理，也势必会让客户满意度的提升。

富士施乐“无纸化订房系统”的实施不仅助力香格里拉集团加速实现环保目标，也令香格里拉集团成为酒店订房业务自动化流程的先行者，为酒店行业用户提供了可以资借鉴的经验。

(郝玥)