有效管理水利档案的意义及方法

林雪丽

摘 要：水利档案是全面记录整个水利工程的有效方法，它不仅全面的记录下了整个水利工程的整体，还详细的记录水利工程施工过程中的步骤。就是这样详细的记录，使得水利工程档案成为了全面鉴定工程质量、查明事故出现原因的依据。所以，水利档案的有效管理具有重要的现实意义，为后人在水利工程使用、维修、扩建、改建的过程中，提供了必不可少的指导和依据。本文中，主要介绍了实现水利档案有效管理的意义，以及怎样实现水利工程档案的有效管理。

关键词：水利工程；档案；有效管理；意义；方法

水资源作为一种清洁能源，在目前被广泛地使用，水利工程的建设也成为常见事项。而水利工程档案的管理也越发的受到关注和重视，水利工程档案的有效管理具有重要的现实意义，对水利工程的质量检测和建设有着严重的影响，成为了一项重要的工作。

一、有效管理水利档案的意义

1.有效管理

“有效管理”是经济学中一个理论，是现代企业普遍采用的管理方式，以及追求的目标。有效的管理是指企业通过分层管理，把管理融入日常的工作之中，并且，对企业实施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整体，利用优点，相互信任，正面思维这六个基本原则，并以此为指导方案，进行管理，实现管理的优化。

在水利档案管理的过程中，水利档案的有效管理则是指对水利档案进行全方位的管理，根据其特点和大体的分类进行整理，把管理细致化、全面化，以改变传统的对水利档案不重视的现象。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

2.意义

水利工程档案的有效管理，对于整个水利工程的建设和管理都具有重要的意义。

2.1水利工程档案的特点

第一，水利工程档案和其他档案相同，具有科学性、完整性、服务性等特点，并且，由于水利工程本身的复杂性和综合性，对其周边的生态环境、农业发展、工业发展都都有很广泛的影响，因此，水利工程档案也具有多元性和综合性的特点。

第二，水利工程档案是对水利工程从施工前期的准备，到施工过程中的细节，以及施工完成后的质量鉴定的一个完整的记录。而工程效益的不同、环境因素的变换等客观条件则影响着过程施工过程的整体进度，一般而言，普通的江河护坡工程、小型闸电站新建及改建、镇村组河道疏浚等小型工程，只需要几个月或者更短的时间，但是，假如遇到大型的河道工程、水库等的建设，就需要数年，甚至更长的时间才能完成，例如我国的三峡水电站的建设。而根据水利工程建设的周期的制约，使得水利工程档案形成的周期性差异较大。

2.2水利工程档案的作用

水利工程档案是水利工程建设与管理工作中的重要组成部分，他完整、真实的记录了水利工程的建设情况、工程质量，为工程后期的建设具有服务性和参考性。不仅对已建成的水利工程有着重要的影响，并且，对于后来的水利工程建设也有着指导意义。

第一，水利工程档案是全面鉴定水利工程质量，查明事故出现原因的依据。

水利工程档案对于整个水利工程的建设情况都有着详细的记录，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。在进行水利工程的质量鉴定过程中，通过这些档案就可以得到比较全面的、详细的资料，成为了全面鉴定水利工程质量的依据。

并且，当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的，便能够比较容易的查明事故出现的原因。

第二，水利工程档案为后人改建、扩建或者维修提供了完备的资料。

水利工程在使用的过程中，难免会出现一定的问题或者漏洞，或者由于周围客观环境的改变，而面临着改建或扩建的问题。这些问题的解决直接关系到水利工程的使用问题和效益问题。有了详细的、完备的水利工程档案，这些问题便可以得到很好的解决。

有了水利工程档案作为指导，过程后期的维修、改建或者扩建都可以在此基础上比较轻松的完成。

第三，水利工程档案对水利单位日常的工作考查中起着参考作用。

在水利单位内部的质量审核或者是外审中，便可以通过对水利工程档案的查看，清楚地了解到水利单位的工作程序和建设是否合格。并且，水利单位也可以以水利工程档案为参考资料和依据，拟定计划、总结工作、设计水利工程。

水利工程档案看似对水利工程建设没有多大的关系，但是实际上却对整个水利工程系统有着深刻的影响。过去人们对水利档案资料的管理不甚重视，甚至经常被忽略，导致很多原始的档案出现了破旧、泛黄等问题。如今，人们逐渐认识到水利工程档案的重要性，开始注重对水利工程档案的管理。

二、有效管理水利档案的方法

实现水利工程档案的有效管理，对水利工程的整体建设和管理都有着重要意义，因此，对水利工程档案应当有着一套详细具体的措施。

1.水利工程档案管理存在的问题

1.1目前很多水利单位的水利工程档案管理存在着很多弊端，首先就是水利工程档案的管理责任制不明确，没有确切的说明是由哪些人来具体的负责水利工程档案的管理。这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞，因为，员工不明确自己的具体职责，并且，即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以，水利工程档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

1.2.水利工程档案多以纸质档案为主，经过长时间的保存后，容易出现各种各样的问题。

现阶段的水利工程档案主要以纸质档案为主，但是这就存在一个很大的弊端。纸质档案以纸质为主，这样的话，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。

1.3.水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我国的水利工程档案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。

2.水利工程档案管理的方法

现阶段水利工程档案管理的各种弊端的存在，导致了水利工程档案的管理难以实现有效化，也导致了水利工程档案的作用和价值难以真正的发挥。因为，想要实现有效的水利工程档案的管理，首先就得解决目前水利工程档案管理过程中所存在的问题，在此基础上，才能实现水利工程档案的有效管理。

2.1明确水利工程档案管理的责任制，分工负责。

各个水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。并且，大型的，有条件的水利单位最好派遣专业的人员单独负责水利工程档案的管理，管理人员与其他人员各司其职，分工合作。

这样确定水利工程档案管理的责任制，不仅方便与档案的管理，并且，如果档案出现了问题，那么也可以直接找到相应的负责人承担责任。有了责任风险，负责档案管理的人员也会更加的尽心尽力做到有效管理，这样就减少了水利工程档案在管理过程中因为管理不善而出现的问题。

2.2进一步推动实现水利工程档案的电子化。

传统的纸质的档案最大的不便便是保存不易的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。所以，推动水利工程档案的电子化是一件很重要的事情。

实现水利工程档案的电子化不仅在整理档案时少了很多问题，而且，电子档案可以更长久的保存，不用担心会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。并且，电子档案保存更方便，查阅时也相对更简单容易点。

2.3提高管理水平，及时做好档案整理收集工作。

针对现阶段我国水利工程档案管理水平低下的问题，提高管理水平是实现有效管理水利工程档案的重要途径和方法。

由于水利工程档案的各种特点，导致了水利工程档案的收集难、归档难等问题，要实现水利工程档案的有效管理，就得解决目前档案管理所存在的问题。

针对水利工程档案收集难的问题，在对不同的工程建设时，采取不同的收集方式。对于过程周期短的，形成档案材料快的工程，采取追踪收集的方式，及时收集过程信息，这样才能保证档案资料的齐全。而对于过程建设周期长的则采用分阶段收集的方式，并且在此期间也要加强档案的催收，这样，才能避免原始材料的损失。

提高水利工程档案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改进。传统的，在保存电子档的水利工程档案的同时，还会存以纸质的档案作为备份，这样，就会造成一定程度上的资源的浪费。针对这一点，我们在进一步实现水利工程档案电子化的同时，可以减少对纸质档案的采用，备份的也采取电子档的形式。

在改进了传统水利工程档案管理的弊端和问题的基础上，便进一步实现了档案的有效管理。

实现水利工程档案的有效管理，对于今天的水利工程建设具有极其重要的现实意义，不仅能够帮助鉴定水利工程的质量，也对其后期的维修、改建、扩建有着指导意义，成为了现代水利工程建设中不可忽视的一部分。

参考文献：

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[2]田甜，水利档案的应用与管理[J]，中国水运（下半月），2011-10-15

[3]邢琳，浅议水利档案的现代化管理[J]，治黄科技信息，2012-12-20