大型仪器设备采购中增强专家作用的探究

江 波

（南京航空航天大学 国有资产管理处，江苏 南京 210016）

大型仪器设备采购流程包括规划论证、招标采购、签订合同、设备验收等4个主要环节［1－3］。采购活动应首先进行规划论证，确定学科或专业所需的大型仪器设备性能指标要求，为招标采购提供采购依据。采购方式有招标、竞争性谈判、单一来源谈判等［4］。在采购实践中，规划论证、招标采购、设备验收3个环节均需要充分发挥专家的作用，以专家的意见作为评判的主要依据。

1 现实采购流程中专家的作用

设备的技术参数多种多样，与学科关系密切，因此特别需要熟悉学科内涵的专家参与采购的全过程，尤其是规划论证、招标采购、设备验收3个涉及技术问题较多的环节。专家包括技术专家和商务专家。专家的作用概况起来主要有：（1）评判设备指标的先进性、符合性；（2）评判设备的质量和可靠性；（3）评判价格的合理性；（4）评议商务指标响应偏离情况及可行性；（5）评判标书制作的质量，是否有招标文件规定的否决项。

但反观采购工作的现状，部分采购项目的采购流程中仍然存在着一些问题。

例如，规划立项时市场调研不足或者对设备技术发展状况不了解，重要指标不能满足使用要求，或者是单一厂家供货，原批复的采购方式无法执行，需要在采购过程中多次更改采购申请。

又如，在招标采购时，重要指标和一般指标的评判不分轻重，重要指标一般化、一般指标重要化，且由于采购方的强势地位，招标采购比较随意。有时用户具有双重身份，他们既是专家、也是用户，存在责任心和视野受限的缺陷。

再如，个别用户主观选定某一型号的设备，招标时用其他2家供货商作陪衬，严重的还会发生违法乱纪行为，比如实际供货设备的价格与市场价格严重偏离；设备验收全部由本单位专家担任，没有外部监督，质量技术指标的验收不严格把关，个别验收程序走过场，验收人员甚至对设备毫无了解。

2 建立专家在采购流程中的评议和决策机制

为了完善采购流程的管理，提高财政资金的使用效益，应该按照学科门类或者设备分类建立专家库，让专家参与规划论证、招标采购、设备验收的全过程，在每一个过程中建立专家评议和决策的机制，提高采购的科学性和效益性［5］。专家参与得越早，越有利于专家作用的发挥，更方便调整采购策略。

在规划论证环节中，技术专家要根据学科和专业发展的需要，提出契合发展目标的硬件支撑设备，既要保证指标的先进性，又要顾及设备的适用性，做到物尽其用。商务专家要根据技术专家提出的指标进行初步市场调研，从而确定采购方式，是招标还是竞争性谈判，或者单一来源采购，并在规划立项时予以明确。规划立项是顶层设计，其重要性不言而喻，而专家的作用是决定性的［6］。专家的结论包括设备配置方案及其重要指标、采购方式和预算额度。

在招标采购中，确定招标文件是最重要的环节，需要技术专家和商务专家共同完成。技术专家除了在规划立项时已确定的重要指标外，还有一些非常便利用户的一般指标要确定。确定一般指标有较强的策略技巧：如果技术指标是3家以上供应商共有的，可增补为重要指标，如果是少于3家共有的，为了满足招标条件，只能列为一般指标。

一般指标的偏离不能否决投标人的投标，只是略微影响其报价成本，需要合理确定其影响报价的权重。一般指标的采用及其权重需要商务专家的参与。在投标和评标环节，重要指标需要厂家提供印刷样本或者第三方机构的支撑材料。一般指标技术参数的响应性需要技术专家判断；标书的规范性和商务条款的响应性需要商务专家判断。专家的决策结果包括中标人及评标报告［7］。如果专家否决所有投标，则要逐一提供否决理由并给出下次招标的改进建议。

在设备验收中，设备的指标是否满足合同要求，需要技术专家判断。大型仪器设备的技术指标合格与否，应该依据有资质的单位出具的检测报告确定。如果进口设备的技术指标不符合合同的约定而需要退换货，还需要商务专家参与协调。专家要负责将合同要求的指标与供应商实际提供设备的指标一一测试验证，并签署负责任的专家验收报告。

3 采购流程中各类专家权重分析

根据对采购各环节中专家参与机制的分析，可确定在各采购环节专家的组成结构。专家既要熟悉项目特点，又能起到评审作用，为项目的顺利实施提供决策建议。要合理确定技术专家和商务专家的比例，适当选取外部专家也是可行的有效措施［8］。

在大型仪器设备采购规划论证环节，因为要紧密结合学科和专业发展目标，参与论证的专家应熟悉校内情况，所以要以校内专家为主，有些采购论证可适当聘用校外专家。商务专家主要负责市场调研，宜由校内专家担任。如果论证专家组由7人组成，则应有5名技术专家（其中可聘用1名校外技术专家）、2名商务专家。商务专家由校内人员担任。

在招标采购环节，选择专家的条件是专业对口、熟悉设备。为了避免“既是裁判员又是运动员”的嫌疑，专家应以外单位为主。由于在这一环节，用户要与中标人进行合同谈判，商务专家可由本单位人员担任。如果仍以7人组成评标委员会，则5人应为校外技术专家，1人为校内技术专家，1人为校内商务专家。

在设备验收环节，需要由技术专家判断设备的指标是否符合合同要求。此环节的技术专家应该全部聘用外部人员，但可有1名校内商务专家负责合同商务部分的执行。可根据设备金额大小，聘请外单位4～6名技术专家和1名校内商务专家组成验收专家组。

以上3个环节专家的组成见表1。

表1 3个采购环节各类专家的组成

4 充分发挥专家的作用

（1）建立专家库。专家库由专业对口和业务熟练的专家组成，既有本单位的专家，又有外单位的专家，技术专家和商务专家兼备，在规划立项、招标采购、设备验收中可以充分发挥专家的作用。

（2）重要的论证和评审工作务必邀请外单位专家参与。应该承认，外单位专家作为第三方，往往对大型仪器设备的采购有更加宽广的视角和更加客观的认识［9］。从规划立项、招标采购、设备验收，逐步增加外单位专家的比例，从少量、多数到完全由外部专家完成。

（3）招标采购活动交由具备招标资质的社会机构去完成。现在具备招标资质的机构有中央固定资产投资招标、政府采购招标、工程建设招标、国际机电设备招标等4类招标代理机构，每一类代理机构下面都有若干级别资质的子机构。资质越高，操作越规范，但成本也越高。采购人做好与招标机构的沟通，招标的组织工作交由招标代理机构去完成，这既是相关法律法规限定，也是高校大型仪器设备采购的趋势［10－11］。

（4）采购人员要考取必要的国家注册执照（如注册招标师、设备工程师），持证上岗。发挥专家的作用是一个渐进的过程，但采购人员持证上岗后，可以根据各种规范的要求，提出符合趋势发展的措施，其效果是立竿见影的。例如在采购论证环节，为了从源头上避免陪标的发生，可以改进采购论证模板，要求提供至少3个品牌的指标和设备描述彩页，并提出拟购置设备的重要指标和一般指标。重要指标必须3个品牌都满足，一般指标可少量偏离。重要指标经论证只有2家或1家满足的，除了采购论证报告外，需另附说明（给出模板）并经过公示。选型结果要经专家组签字。根据采购预算金额的多少，需要专家的数量也不一样，当预算超过某一金额（如100万元）时，要求有外部专家参与。作出这些硬性规定并不难，可以马上做起。

5 结束语

在大型仪器设备采购的规划论证、招标采购、设备验收环节，需要技术专家和商务专家的参与，并最大限度地发挥专家的作用。按照规划论证、招标采购、设备验收的顺序，逐步增加外单位专家的比例，从少量、多数到完全由外部专家组成。发挥专家作用的机制是一个逐步的过程，建立专家库、引进招标代理机构、采购人员持证上岗等措施可起到立竿见影的良好效果。

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