知识管理在企业中的应用分析

董玉敏 张晋楠 杨敏

[摘 要] 利用知识管理提升企业竞争力成为知识经济时代企业生存发展的重要保障，信息化建设的推进为企业开展知识管理提供了技术支持。本文从实施知识管理系统入手，结合新疆油田地球物理研究所的知识管理实践，提出企业应该将知识管理作为构建新的管理机制的基础，合理利用信息化技术手段，建立符合企业实际的知识管理体系，持续提升企业核心竞争力。

[关键词] 知识管理；体系；信息系统；应用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 029

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）01- 0053- 03

1 引 言

知识管理兴起于20世纪90年代中期，历经研究领域的提出和建立，已从理念认识发展到应用研究。利用“知识资源”获得竞争优势，巩固行业领先地位，促使知识管理体系建设在咨询业、制造业、IT业等行业得到广泛应用。随着国内企业越来越多地融入全球竞争，国内企业开始尝试实施知识管理。但是，在实践过程中，由于种种因素，知识管理背离了本意，没有发挥应有作用。本文从实施知识管理系统入手，结合新疆油田地球物理研究所（以下简称“地物所”）的知识管理实践，提出在推进知识管理时，企业应将知识管理作为构建新的管理机制的基础，合理利用信息化技术手段，建立符合企业实际的知识管理体系，使知识管理成为可持续性提升企业核心竞争力的手段。

2 企业知识管理简介

企业知识管理是指在企业中构建一个人文与技术兼备的知识系统，让企业中的信息与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的目的，其实质就是对知识链进行管理，使企业知识在运动中不断增值。企业知识管理的对象分为外部知识和内部知识。外部知识指与企业相关的各组织、机构拥有的知识。内部知识是企业自有知识。根据存在的位置和方式，可将内部知识划分为6种形式：个人知识，人际关系，数据库，工作流程与支持系统，产品与服务，组织制度、管理形式、组织文化中的知识。

企业知识管理一般具有3个要素：人、技术和组织，主要涉及知识资产管理、信息管理、业务流程管理与工作方式管理4个方面。企业知识管理不是简单的知识分类存放、定时更新，关键在于分享和创造。大多数企业在进行知识管理时，可以对与员工、项目相关的信息和资料进行严格归档，但对员工个人大脑中的知识与经验，没有有效的手段进行管理，导致企业资源紧缺，创新能力不足。个人知识是企业宝贵的知识来源。理解个人知识的共享对企业知识管理具有重要意义。个人知识共享一般分为编码化方法和个人化方法。

编码化方法是指通过内部管理机制和沟通渠道，将个人知识复制成较为显性的表现方式，如工作流程或数据库形式，基本思想是将解决问题所需的知识进行标准化，特点是使用方便。编码体系有工作流程和数据库两种形式。编码化的工作流程将知识嵌入到业务流程中，在业务流程中共享知识。数据库是最显性的表达知识的方法，知识通过编码进入数据库后，可以方便地被内部成员使用。企业可以根据知识的可编码程度和知识本身的性质，将知识编码成工作流程或数据库的形式。个人化方法是指将没有掌握某种知识的人和掌握该知识的人紧密地联系在一起，知识的共享主要通过人与人之间的直接交流。

以上两种个人知识共享的方法表明，信息技术只是可以选择的技术平台。企业知识管理不等同于知识管理信息系统实施，需要知识管理体系作支撑。知识管理体系建设分为知识管理理念建设和知识管理软硬件建设两大部分。知识管理理念建设分为企业制度和企业文化建设两个方面。企业制度建设包括建立知识资产和员工激励机制，加强知识管理重视程度，鼓励员工积极共享和学习知识。企业文化建设包括企业共享文化、团队文化和学习文化建设，破除独占观念，加强协作和学习。知识管理硬件建设可理解为知识管理平台建设，是建立知识收集、加工、存储、传递和利用的平台，网络技术平台是目前知识管理平台建设的趋势。知识管理软件建设是指建立在信息系统之上的实现知识获取、存储、共享和应用的综合系统，可以使用文件管理系统、群件技术、搜索引擎、专家系统和知识库等技术工具实现知识流动，促进企业知识共享。但是，在实践中，企业知识管理往往简单化，偏执于技术手段实施。

3 地物所知识管理系统建设实践及分析

3.1 地物所知识管理系统建设实践

在分析了目前通行的6种知识管理系统建设模式（建设专用小系统、利用传统系统引进知识管理、知识门户建设、信息系统知识化建设、知识社区建设、个性化知识管理应用建设）后，结合实际工作情况，地物所以“流程为纲，知识为体，技术为用”为原则，实施了地物所综合管理协同平台建设，以此推进地物所的知识管理。

在构建地物所综合管理协同平台时，首先，结合企业知识管理的3个要素：人、技术和组织，以及涉及的4个方面：知识资产管理、信息管理、业务流程管理、工作方式管理，对地物所科研生产及管理工作进行业务梳理，在地物所综合管理协同平台上规范固化了事务性管理工作流程，将企业管理制度内化到事务性工作流程中。这种方式使地物所的知识管理与管理业务流程紧密结合。一方面，利用流程归档企业管理信息资料，提供查询回溯，进行企业知识资产管理，在提高事务性工作效率的同时，使员工将更多的精力投入到核心的科研工作中，优化了员工的工作方式；另一方面，内嵌在事务性业务流程中的信息流，使知识管理根植在企业的日常运营中，在企业的成长发展中知识管理得以与企业共同演变，保障了知识管理的长效性。历经4年建设，目前地物所共建立14类75个流程，每年归档流程9 000多个。同时，业务流程效率得到大幅提升（参见图1）。

其次，在利用编码化方法促进个人知识共享时，地物所各业务部门对所辖业务进行分析梳理，建立了以业务导向为主的部门文档目录，对各类信息资料进行归档。通过灵活多变的权限管理满足不同角色员工对信息资料的使用需求，促进了信息资料在地物所的流动，提高了知识共享效率。同时，通过对地物所各级业务部门运行一年后的文档目录进行梳理评估，完善优化地物所文档目录结构，努力使文档目录更为自然地与地物所业务运转紧密结合。目前，在线文档目录546个，累计文档38 328篇，每年累计文档1万多篇。

第三，建立知识地图。知识地图主要关注企业核心的战略重点性知识，是促进核心知识标准化传播的有力手段。知识地图可以通过丰富有趣的多样性的呈现方式对知识进行标准化和体系化，使其更好地传播。目前，地物所完成了QHSE管理体系的知识地图制作。

第四，利用即时通讯工具建立跨部门跨地域的知识交流互动平台，这是实现知识共享个人化方法的有效手段。专业交流社区摆脱了时间和空间限制，方便灵活地聚集了相关专业内的个体，为他们提供了及时的知识交流共享平台。目前，地物所活跃的交流社区有“物探处理系统运维群”和“综合解释系统运维群”。

3.2 地物所知识管理系统建设分析

尽管综合管理协同平台为地物所的知识管理提供了便捷高效的技术手段，取得了一定成效，但是在推进知识化管理的过程中，地物所也遇到了目前国内企业普遍存在的问题：如何有效地将企业核心知识资产纳入管理，使知识管理成为可持续性提升企业核心竞争力的手段。为解决这个问题，我们加强知识管理体系建设。

在地物所推进知识管理的实践中，我们在保持现有业务逻辑的原则下，从底层技术平台入手，通过优化工作方式和提高工作效率，潜移默化地推行知识管理。这种从底层向上，从周边向核心的推进方式避免了对现有业务的冲击，着眼于业务粒度的细化控制实现，回避了基层单位无法开展核心业务逻辑优化设计的困难。但是，随着知识管理的深入推进，由于缺乏知识管理体系的支撑，地物所综合管理协同平台建设暴露出持续深入推进困难的弊端。

由于在建设综合管理协同平台时，知识管理只是在推进流程管理过程中的附带功能，没有明确的知识管理体系构建理念和知识管理目标，仅着眼于利用综合管理协同平台进行触手可及的知识管理，使得地物所的核心业务和核心知识——油气勘探综合研究游离于知识管理之外，无法对地物所核心竞争力的培养提供支持。造成这一局面的主要原因在于没有将知识管理体系与企业整体战略进行整合，缺乏以知识管理为中心的企业制度和企业文化建设。具体而言，油气勘探综合研究是以物探、地质、钻井、测井等专业技术人员为主的利用各类信息系统进行创新协作的知识和数据生产活动。要对这一多学科协作的科研活动进行知识管理，首先，必须依据地物所的发展战略进行学科知识体系规划建设，明确核心知识体系，围绕核心知识体系构建工作支撑环境；其次，更为重要和困难的是，要在科研活动中开展知识管理，必须对业务运行进行分析，消除现有业务逻辑中的不合理之处，以知识管理为核心，依据科研活动的本质规律设计业务流程，规范业务流程执行。这些都需要企业构建以知识管理为基础的新的管理机制，创新企业制度和企业文化，建立符合企业实际的知识管理体系。

4 结 语

知识管理顺应知识经济时代发展而产生，是管理学科的思想和理念向纵深发展的结果，是随着人们对资源认识的不断深化和企业管理能力的不断提高而发展的。在国有大型企业中开展知识管理，需要企业构建以知识管理为基础的新的管理机制，创新企业制度和企业文化，利用知识管理提升企业核心竞争力。

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