管好会计档案用好会计信息

刘明 许骞

引言：档案是人类历史活动的产物，它记录着过去，服务于未来。会计档案是记录和反映单位经济业务和财务状况的重要史料和证据。笔者就在会计档案管理中存在的问题提出几点建议，希望有助于提高档案管理的水平和利用的价值，使之可以更好的为发展社会主义市场经济服务，为经济建设和经济科学研究提供真实、完整、客观、科学的第一手资料。

档案是人类历史活动的产物，它记录着过去，服务于未来。会计档案是记录和反映单位经济业务和财务状况的重要史料和证据，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。加强会计档案管理可以更好的为发展社会主义市场经济服务，为经济建设和经济科学研究提供真实、完整、客观、科学的第一手资料。

一、随着近年来社会的不断发展，档案的价值越来越引起人们的重视。但在实际工作中会计档案管理还存在一些亟须解决的问题：

1对会计档案管理工作的重要性认识不够，意识淡薄。（1）有些单位既无档案管理机构也无专职档案管理人员，都是由会计人员兼管或经办会计自行保管，由于缺乏档案管理工作经验，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。（2）对档案硬件设施缺乏维护升级和更新。有些单位无专门的档案室或档案柜不足，将档案装入纸箱随意堆放。起不到防火、防盗、防霉、防蛀等作用，无法确保档案的安全。存放也没有顺序、查找不方便。（3）会计档案管理及销毁不及时、不规范。许多单位多年来只归档不鉴定，也不销毁。即使销毁也不按有关法律法规的要求严格执行。（4）借阅登记制度不健全或不严格，许多单位借阅档案无相关负责人的审批环节，阅后归档存在审验不细致、不严格的现象等。

2会计档案资料不全。单位的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中，会计档案除了对会计凭证、会计账簿、会计报表等会计专业资料进行收集、整理、归档，还不能忽视对会计文件资料的汇集，如：经济合同、筹资、投资文件、管理组织经营生产活动的資料等。它们共同反映在社会发展、经济活动更加多样化和复杂化的环境下，单位全部经济活动的痕迹，为日后分析、预测经济情况、总结经验教训，决策发展规划提供完整的依据。

3会计档案信息失真。“不做假账”是朱镕基总理在国家会计学院成立时所题写的校训。一国的总理将会计行业最基本的职业操守作为要求，显见其中的无奈。目前许多单位为了捞取政治资本或经济利益，违反国家相关的法律法规蓄意改建、伪造会计账簿、报表等，制造虚假财会信息，严重扰乱了社会稳定和市场经济秩序，如“银广夏”案、“郑百文”案、美国“安然”案都暴露出会计信息失真的严重性和危害性。

4 档案管理观念落后，管理与利用存在脱节现象。一是管理手段陈旧。当前部分单位的档案管理工作以手工管理为主，较少运用现代化科技手段，不能适应市场经济下对信息数据要求及时、准确、有效、完整进行提炼、分析的能力，致使档案管理质量较低，查找速度慢， 使用效率低。二是重保管轻利用。会计档案一方面是反映经济业务的历史记录，也是开展会计分析，预测本地区本行业、本单位的发展情况和趋势的重要依据，许多单位只注重了档案的保管工作，忽视了它的服务功能。

二、针对目前会计档案管理工作中存在的问题，笔者认为应在以下几个方面予以改进，来提升会计档案管理水平，挖掘会计档案为管理控制、决策规划提供信息依据的价值。

1.统一思想，提高认识。不管是《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》还是财政部《会计档案管理办法》都对会计档案管理的必要性和重要性予以了充分的说明，各级领导和有关部门一定要提高依法加强会计档案管理的意识，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用。使会计档案管理走上法制化的轨道。

2.结合实际情况，规范会计档案管理。财政部的《会计档案管理办法》明确了会计档案管理的基本要求和办法，各单位应根据实际情况加以细化，明确责任人的法律责任，完善收集、整理、立卷、归档、保管、移交、借阅、销毁的标准和流程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。使档案管理工作能够实现制度化、常态化。

3.加强会计档案管理人员的岗位培训、提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与会计档案的科学分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。同时加强系统的后续教育，不断学习掌握现代化档案管理知识，吸收先进的档案管理理念。在保持传统的同时也要发扬创新，使档案资料能够更全面、准确、高效地为管理层的会计控制、预测、决策提供依据。

4. 提高会计档案的真实性。（1）强化单位法定代表人、总经理对会计档案的法律责任。《会计法》中明确提出了“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责”。要求单位负责人要加强诚信观念、道德观念和法律观念，使之不敢造假。（2）加强政府财政、审计、税务、证券监管、银行、档案等部门和社会监督部门的依法监督审计检查力度。建立考核评价预警体系，贯穿各单位经济活动始终，使之不能造假。（3）努力提高会计从业人员的整体素质即职业道德素质和业务水平素质。一方面加强宣传教育，树立“诚性为本，操守为重，坚持准则，不做假账” 的工作理念。另一方面重视会计基础知识和现代会计知识的再教育，建立与现代管理制度相适应的内部控制制度。使之从思想上不愿造假，从业务能力上不会造假。

5.强化服务意识，积极推进会计电算化和档案信息化的融合。会计电算化作为一项先进、高效的管理技术和手段已普遍应用到会计工作中，会计电算化的数据和其他会计电子文件资料是会计档案信息化的主要资源，要注意强化对会计电算化信息资源的数据选择、编辑和分析能力的功能研发。为科学、高效利用会计信息打好基础。

总的来说，会计档案管理的意义和目的是健全单位档案管理制度，促进开发与运用。“管”是手段，“用”是目的，“用”的目的达到了，“管”的水平自然就上来了。因此，扎扎实实管好会计档案，利用档案信息更好地服务于国家和单位， 是档案工作得以生存和发展的重要条件，而档案利用效果的问题也对单位档案管理意识的提升和档案工作的可持续发展起着不可低估的促进作用。

（作者单位：1.山东省高级人民法院；2.山东省植物保护总站）