档案数字化管理的优势和弊端解析

白苗

摘 要：随着经济的快速发展和科技的不断进步，电子信息技术已经广泛应用在档案管理中，这极大的减轻了档案管理人员的工作强度，提高了档案管理水平。但是，档案数字化管理也对档案的真实性造成一定的影响，文章重点分析了档案数字化管理的优势及弊端，介紹了档案数字化管理的注意事项。

关键词：档案；数字化管理；优势；弊端

前言：随着经济和科技的快速发展，传统的档案管理模式已经逐渐被数字化管理模式代替，在电子信息技术飞速发展的今天，办公室标准化、自动化、网络化管理水平越来越高，很多日常事务都可以在网络中完成，各种文件的处理也可以在不用笔和纸的情况下进行，这就形成了大量的数字档案信息，在为档案数字化管理提供方便的同时，也存在着一些问题。下面就档案数字化管理的优势和弊端进行分析。

1. 档案数字化管理的优势

1.1 不受时间、工作环境的限制

在传统的档案管理模式中，无论是档案管理，还是档案使用都有时间、工作环境的限制，管理人员及档案使用人员只有在特定的场合中才能利用档案、实现档案数字化管理。档案文件变成电子文化，能通过编码、解码形成电子档案，并存在硬盘中，电子档案信息只要通过管理人员的允许，能复制、存在于不同的介质中，管理人员能随时随地的进行档案信息查询，这极大的提高了档案管理效率。在数字化管理模式中，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目，并且能打印出全引目录、卷内目录，整个过程十分简单，能极大的提高管理人员的工作效率。

1.2 提高档案信息的开发度

在传统的档案管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案数字化管理后，管理人员可以将各种档案信息存储在计算机硬盘中，电力档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。

1.3 提高了档案信息的收集效率

在传统的档案管理模式中，管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，有时候档案管理人员收集的档案信息并不完善，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。

2. 档案数字化管理的弊端

2.1 电子文件不安全因素比较多

电子文件虽然具有存储方便、操作方便、传递快速等优点，但在安全方面有一定的欠缺。电子文件是采用电子编码技术进行信息编辑、修改和删除的，文件信息的载体不固定，有些重要的档案原始信息也能进行修改，这使得档案信息的安全性、真实性受到一定程度的影响。另外，网络是一个开放的平台，一些不法人士很有可能利用网络对档案信息进行攻击，从而对档案信息的安全性造成很大的影响。

2.2 电子档案存储受载体制约比较强

电子档案对硬件、软件设备有很强的依赖性，计算机存储设备的容量虽然很大，但由于计算机软件设备的更新速度很快，有很多在以前生成的文件信息并不能在新的软件中读出来，导致档案管理部门需要将旧的设备及应用软件保存下来。电子档案和传统的纸质档案有很大的区别，它不能直接读取，需要在特定的软硬件设备下，才能读取出来，并且还存在病毒侵害、数据丢失等隐患，对电子档案的长期管理有很大的影响。

2.3 数字化档案利用率不高

数字化档案虽然有效地提高了档案管理水平，提高了档案信息的开发度，但很多档案使用者并没有提高对档案信息库的利用意识，仍然采用传统的观念使用档案信息，即便利用数字档案，也只是简单的进行档案检索，档案使用人员只看到有限的档案信息，没有在网络系统中深入挖掘资料，使得数字化档案的利用率很低。

3. 实施档案数字化管理的注意事项

3.1 建立系统工程

档案电子化的建设是一项系统的工程，在建设过程中需要科学合理的对档案数字化系统进行总体设计、选择设备、开发系统、整理档案、录入档案、备份光盘、设置安全措施等，整个过程比较复杂，加上档案管理人员每天需要录入很多文字档案，因此，要建立完善的系统工程，实现信息共享，从而保证档案数字化系统的稳定运行。

3.2 加强档案安全管理

电子档案是一种特殊的信息资料，有的资料需要完全保密，而有的资料则可以对外开放，因此，实施档案数字化管理时，必须加强档案安全管理。电子档案安全管理包括硬件安全管理和软件安全管理两部分：对于硬件安全管理，管理人员要对档案信息的存储载体进行严格的管理，努力提高存储载体的寿命，从而为电子档案的长期管理提供保障；对于软件管理，管理人员要多级设置使用权限，在通讯过程中施加密码，并采用防火墙对病毒等进行拦截，从而保证电子档案不会受到非法破坏。

4. 总结

随着计算机信息技术的快速发展，数字化档案管理已经成为现代档案发展的主要方向，因此，要对数字化档案管理的优势和弊端进行详细的分析，采用合理的措施，不断完善数字化档案管理，从而有效地提高现代档案管理水平。

参考文献：

[1] 张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2009，（04）：125-126.

[2] 盛晓艳.浅析档案的数字化管理[J].中国科技财富，2012， （05）：141-142.

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