林业科研电子档案的管理及利用探讨

李蔚

摘要：随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应用，由此形成的大量电子文件成为了档案管理的重要对象。各级林业科研单位，许多重要科研文件及相关材料在计算机上产生、运行，这些科研电子文件的归档、保存、管理、利用等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，如何做好电子档案工作已成为林业档案工作者的新课题。本文根据林业科研电子档案的特点，结合本单位实际，阐述了林业科研电子档案管理步骤和利用方法，并就加强林业科研电子档案管理和利用工作提供了参考建议。

关键词：林业科研；电子档案；管理；利用

中图分类号：G275.6文献标识码：A文章编号：1004-3020（2014）04-0068-04

随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应用，由此形成的大量电子文件成为了档案管理的重要对象。各级林业科研单位，许多重要科研文件及相关材料在计算机上产生、运行，这些科研电子文件的归档、保存、管理、利用等工作已经成为林业科研单位正常运营的重要环节。如何管理、利用好林业科研电子档案资源，不断促进林业科学研究的深入开展，提高林业科研成果转化率，推动林业事业的全面发展，成为林业档案工作者面临的新课题。

1林业科研电子档案的含义与特点

1.1含义

林业科研电子档案是指在林业科学技术研究活动中形成的具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件以及与之相适应的软件、参数和相关数据。

1.2特点

电子档案的生成形式、储存载体和读取方式与传统的纸质档案有着根本的区别，主要具有以下特点：

（1）档案信息的非直读性：存贮在各种载体上的电子文件是以数字编码序列的形式存在的，只有借助计算机进行解码，才能转换成人可识读的记录。

（2）对计算机系统的依赖性：离开计算机的操作系统和相应的应用软件，我们就无法对电子文件进行读取和管理，这就决定了电子档案对相应计算机系统软硬件及其设备的依赖性。

（3） 信息与载体的可分离性：电子档案信息内容存储的位置可以从一种载体转换到另一种载体，并通过计算机网络可以快速地传给远方。

（4）信息存储的高密度性：与传统的纸质档案相比，电子档案单位面积存储量要大得多，例如一张容量600～4000MB的光盘，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。

（5）多种信息媒体的集成性：电子档案信息具有文字、图形、声音、影像等多种媒体形式，可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合。

（6）信息的可操作性：可以更方便快速的对档案信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地满足利用者的各种需求。

（7）不稳定性：电子文件信息与载体的可分离性，造成信息的易修改和易复制，因此电子档案具有比纸质档案更不稳定的因素，其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。

2林业科研电子档案的收集与归档

2.1收集与归档要求

林业科研电子文件由形成单位（部门或课题组）或科研管理部门及时收集，按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。为保证文件的原始性和真实性，电子档案的收集归档工作必须借助纸质文件收集工作经验，按照文件运行规律，从文件形成之时起，采取多种措施，对电子文件收集积累管理利用实行全过程管理，从而保护电子文件安全，为电子文件的归档打下基础。

2.2归档范围

电子文件在收集归档过程中应结合本单位对纸质档案的收集范围，凡纸质文件应归档的，其相应的电子文件也应归档；具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。以湖北省林业科学研究院为例，林业科研电子档案归档范围主要有以下几类：

（1）研究准备阶段：包括调研报告，可行性研究报告，课题论证报告，科研课题经费申请报告及批件，任务书、协议书、合同、委托任务书，会议纪要及重要来住文函，科研课题研究计划，课题计划调整或者课题撤销文件，实验试验方案，设计方案，调查考察方案。

（2）研究试验阶段：包括试验任务书，试验大纲，实验、试验、测验的重要原始记录、整理记录及报告，观测、探测、观察、野外调查、考察的重要记录和整理记录及综合分析报告，计算文件，计算机软件，检验文件，理论分析，设计文件及图样，工艺文件，课题阶段总结。

（3）总结鉴定验收阶段：包括课题工作总结、研究报告，论文、专著，科研课题经费决算，科研课题成果验收、鉴定及评审文件。

（4）成果奖励申报阶段：包括科技成果申报表及附件，科技成果奖励申报与审批文件，获奖凭证、专利文件。

（5）推广应用阶段：包括推广应用方案，技术转让合同、协议书，成果推广应用中形成的技术文件及工作总结，国内外同行评价及用户反馈意见，成果宣传报道文件。

（6）与各阶段有关的文件：包括专业会议文件、样品目录、数码照片、视频、音频文件等。

3林业科研电子档案的移交与保管

3.1移交要求

文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验内容包括载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

3.2移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、验收检验登记表》中“移交光盘描述”、“移交内容和数量”以及“检验项目完成情况”等内容的填写，交接双方签字、盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案部门自存。

3.3保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理。避免擦；划、触摸记录涂层。

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（4）环境温度选定范围：17～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

4林业科研电子档案的利用

4.1利用方法

（1） 直接利用电子档案：用户可通过档案管理部门的计算机档案信息系统，直接查询利用相关电子档案。这种方法的效果取决于档案管理部门计算机档案信息系统可供直接利用档案信息资源的多少。但可以根据用户的需求及时将相关的电子档案加载提供利用。

（2）提供复制件：档案管理部门可向利用者提供电子档案的复制件，所用载体应随不同利用对象分别提供。

（3）采用通信传输手段利用：即通过计算机网络系统传递电子档案提供利用，这种方法更为方便快捷，而且利用者不需要获得和保管电子档案的复制件。

4.2利用中的安全管理

电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难以控制。因此应特别注意利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。要依据科研电子档案的密级，进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制的方式提供利用，对于提供利用的复制件制作，必须在有效控制下进行。采用通信传输或直接利用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期更换。无论采取何种利用方式，都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并进行相关记录，作为利用工作查证的依据。

5湖北省林业科研电子档案管理和利用现状

5.1规范管理有待加强

目前，林业科研单位多是将电子文件转换成纸质文件归档保存，纸质档案的收集、保管、利用等工作仍然是档案工作的重点。但随着电子档案的出现、发展和普及，科研档案陆续以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依靠计算机和各类软件来管理。但与纸质档案管理工作相比，林业科研电子档案的管理和利用还只是刚刚起步，属初级阶段。加之由于历史客观原因，林业科研单位的科技档案建设依然存在重看门守摊，轻开发利用；重业务发展，轻档案管理现代化建设等问题，没有形成相应的本行业关于电子档案的原始性、真实性鉴定以及相关管理的规范或业务标准，科研电子档案应有的作用尚未得到充分发挥。

5.2管理手段有待提升

由于电子档案管理尚未完全实现制度化、规范化和标准化，多数林业科研单位的电子档案没有实行统一管理，电子文件、视听资料等不以纸张为载体的档案信息大多散存于各形成部门甚至个人手中，管理比较混乱。档案利用方式仍然以查阅纸质档案为主，基本上还处于传统的手工操作阶段，工作效率低，档案查全率和查准率难以保证。在人工管理档案的环境下，库存档案的频繁使用和查阅使原始文件加速损耗，甚至发生部分原件丢失的情况。同时，传统档案管理方式占用了档案管理人员的大部分时间，使得他们不能把精力集中到档案编研和档案信息资源的开发上来，造成档案资源沉睡于库房中，科研档案作用得不到充分发挥。面对档案发展的特点和趋势，以及新形势下对档案信息利用服务的快捷高效、准确及时、全面系统的需要，林业科研单位传统的档案管理方式已不能适应和满足现代社会发展需要，实现林业科研档案管理现代化已成必然趋势。

5.3档案管理人员素质有待提高

林业科研单位的专业性质和档案管理工作的特点，决定了林业科研单位档案管理人员除了要具备档案专业知识和管理技能，还应掌握林业专业知识。随着时代的发展进步，非纸质介质科技档案的大量涌现和计算机及其网络技术的广泛应用，还需要档案管理人员具备计算机应用知识；同时，随着知识经济时代的来临和我国加入WTO实际，也需要档案管理人员具备一定的外语、法律、知识产权保护等方面的知识。因此，档案管理人员要通过拓展知识面，不断优化自身知识结构来提高自己的业务素质和管理水平，以适应林业科技档案现代化管理的需要。

5.4开发利用有待完善

尽管近年来我省林业科技档案开发利用工作取得了一定的成效，但受“重藏轻用，秘而不宣”等传统意识的影响，大部分档案工作者尤其是基层档案管理人员的工作重心仍是围绕如何保管好所藏的档案，停留在“你要我查，你用我取”的被动式服务阶段，而让这些档案资源为社会服务的主动意识不够。加之传统的管理方法缺乏科学手段，只重视对档案载体的管理，忽略了对档案信息的揭示，运用检索工具单一，制约了档案信息资源的充分开发和利用。

6关于加强林业科研电子档案管理和利用的建议

6.1加强电子档案管理标准化建设

电子档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要组成部分，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，信息的共享与网络的沟通更是完全依赖于统一的标准与规范。实现林业科研档案管理现代化，需要通过制定和贯彻相应的标准、规范，使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据，保证各项工作能够有机地联系起来，并且在林业科研电子档案的管理中得到最佳利用。

6.2加快档案管理信息化建设

以常用管理软件为平台，构建计算机档案信息管理系统，革新科研档案管理方式和管理内容。将档案管理人员从传统管理方式下繁琐的人工操作中解放出来，用更加高效的方式推进电子档案管理，提升管理质量。利用单位局域网把传统的与现代化的档案信息传播技术手段和方法结合起来，使林业科研电子档案信息资源的开发利用工作跟上时代发展的步伐。

6.3加强培训交流，提高综合素质

抓好档案管理人员岗前培训，让新上岗人员过好理论知识学习关和任职实践关；通过专业培训、继续教育等方式及时更新完善档案管理人员的知识结构，提高综合业务能力；档案管理人员要提高对电子档案重要性的认识，转变思维方式，更新观念，逐步摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式。要注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流，学习借鉴先进单位的电子档案管理经验，相互取长补短，共同提高。

6.4深化电子档案信息资源开发利用

树立新的档案信息资源开发理念，在做好日常档案收集、整理、归档和实体保管工作的基础上，对科研电子档案内容进行主动的挖掘、分析、研究、筛选、整理、加工，逐步开展林业科技档案信息资源有效配置和合理共享建设。在保证本单位、本部门的工作查考外，转向主动为领导决策，为各项管理工作和国家林业建设提供服务，开创林业科技档案现代化管理工作新局面。

参考文献

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＼[3＼]李长缨，张科.林业科技档案规范管理和利用措施探讨＼[J＼].浙江林业科技，2005，25（1）：65-68.

（责任编辑：唐 岚）