如何保管好电子档案信息

白艳

摘要：长期保存的CAD电子文件对计算机设备的依赖很强，虽然耐久性光盘载体可以保存较长时间，但若干年后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取的设备，导致文件无法识读。因此，CAD电子文件归档时必须注明其形成的软件和存储的格式，以防今后随着软件的更新换代最初的格式无法读出。为此，对需要长久保存的CAD电子文件，除严格按要求接收、存档外，还必须定期对其存储介质进行检查、复制，防止信息损失。有条件的企业，可随着计算机设备的更新，将原文件在新的硬件、软件中转换格式，以确保CAD电子档案的长期可读。

一、转变观念，提高认识

传统的科技档案管理主要是对纸质文件进行验收、归档，而新时期的科技档案管理必须包含CAD电子文件的归档与管理，否则科技档案的归档就不完整，企业的核心技术安全也得不到有效的监控。CAD电子文件的归档管理不同于纸质文件的归档管理，档案部门必须具备基本的接收、管理硬件设施和相应的管理平台（软件）。CAD电子文件的归档管理是企业实现科技档案信息化管理基础工作之一。企业只有实现了科技档案信息化管理，才能冲破档案利用的各种局限，从而实现科技档案信息资源科学管理和高效利用。

二、制定标准，明确要求

CAD电子文件的归档管理是一项系统工程，企业档案部门单靠自身的力量远远不够，必须与文件形成部门及信息技术部门相互合作。因此，企业必须参照国家及档案行业相关标准，制定出切实可行的《电子文件归档与管理规范》，明确规定CAD电子文件的归档范围、类型和相应的文件格式，对电子文件的运行环境、操作平台等要求进行必要的说明，确保CAD电子文件归档的完整性、准确性、有效性。一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。

二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

三、及时归档，确保质量

虽然企业各部门平时都做了一些电子文件的整理或保存工作，但由于设备老化或频繁更新，导致很多CAD电子文件在设备更新过程中丢失。为避免此类情况3的发生，技术人员在完成CAD电子文件的最终审定后，必须及时通过计算机网络向档案部门移交，即逻辑归档；档案部门对归档的CAD电子文件应及时进行整理、鉴定、编目，并集中下载到可脱机保存的光盘等载体上，即物理归档，以确保科技档案的完整收集和安全保存。

四、提高技能，适应需求

CAD電子文件被档案部门正式接收后，就成为企业科技档案的重要组成部分。在电子环境中，如果档案人员不能积极介入CAD电子文件的形成和保管过程，那么就不可能更好地对其进行鉴定、保存、编目或者提供利用。因此，档案人员必须在专业人员的指导下学会运用专门的档案管理平台，科学有效地接收管理CAD电子文件，以适应企业档案管理的需求。

五、全程控制，确保质量

CAD电子文件在定稿、打印成底图之后，极易被忽视。它们或遭随意增、删、改，或被无意清除，或被新文件覆盖，致使原有的文件面目全非，失去了归档、保管的意义。因此，企业必须严格执行有关标准，规范CAD电子文件的形成、批准、审批、审定、逻辑归档等环节要求，使其归档准确、完整、有效。

六、定期核查，及时整改

CAD电子档案的收集、归档，必须经过版本鉴定，仅做简单的整理与保存，将可能导致其版本与底图不一致。因此，必须定期对逻辑归档的CAD电子档案进行核查。重点核查归档文件是否完整，档案形成过程的手续是否齐全，是否符合归档要求，等等。对不符合要求的应立即退回原移交部门，限期整改，确保CAD电子档案与图纸的一致性。

科技电子文件档案种类较多，可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应附上电子文件内容说明和注意事项。

一是工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月的工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附有移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。