高职档案管理的创新与优化探析

辛明华

【摘要】本文首先对创新与优化高职档案管理的必要性进行了分析，接着从档案管理基础设备更新、档案管理工作人员职业素质提高、档案管理方法创新和档案管理监督反馈四个方面，探讨了高职档案管理创新与优化的途径，最后总结了在档案管理工作发展中需要注意的问题。希望本文能够为高职档案管理工作的发展提供帮助和建议。

【关键词】高职档案管理；创新；优化

引 言：高职院校的档案管理工作包括了对本校师生的个人档案的更新、归档和保存，还包括了对学校各位教职工在科研和教学工作中取得的进展和成果的总结和保存，以及对学校发展历史的建档和归档。总体来说，高职院校的档案管理工作反映了高职院校发展的整体状况，对高职院校建设方向的设定以及师生的进一步发寒来说是十分重要的。

1.创新与优化高职档案管理的必要性

1.1 时代背景要求高职档案管理进行优化

信息科技的发展以及现代社会精神文明的发展给各项事务的进行都提供了一个更加广阔和复杂的背景，那就是，要利用网络和信息技术达到事务的集成性发展，并且要在工作中体现出“以人为本”、“高效节能”的特征。因此，高职档案管理应该摒弃以往人工管理的工作方式，以提高管理效率为主，在管理设备和管理方法上进行优化。

1.2 服务需要要求高职档案管理有所创新

高职档案管理工作对学校的发展具有特殊的服务作用，一方面，高职档案记录了学校发展的历史以及学校各学科的发展状况，为学校进行学科发展规划提供帮助；另一方面，高职档案记录和学生和教师的在校行为，能够为学生和教师的个人发展规划提供良好的档案证明。尤其对于高职学生来说，一份完善的、细节清楚的档案，能够帮助学生在就业的道路上少走弯路。由此可见，高职学校的发展和教师以及学生的发展都要求高职档案的服务作用更加清晰和强效，高职档案管理应在这些方面有所创新。

2.优化与创新高职档案管理的途径

2.1 对档案管理进行设备投资

档案管理优化的基础是档案管理设备的更新，目前大多数高职院校的档案管理设备都比较传统和老旧，有不少学校为了节约资金，所使用的档案柜还比较笨重，文件存放的分隔处理不够科学，使得纸质档案查找特别困难；还有的学校在档案信息化建设方面不积极，全校的档案信息库建设不完善，师生的个人档案不能完全被转化为信息档案，导致纸质档案和信息档案的分离，因此造成学生提取档案不完整，为学生档案的应用造成不良的后果。因此，高职院校档案管理优化的第一要素，就是要对档案管理工作进行设备投资。高职院校应将投资的重点放在档案信息化建设上，以弥补传统档案管理的不足，购买相应的档案管理软件、配置电脑、打印机、刻录机等，都是十分必要的。

2.2 提高档案管理工作人员的职业素质

在信息化背景下，高职档案管理工作要想发挥对学校的宣传作用和对教师、学生的服务作用，就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用，即，学校应该重视档案管理工作人才队伍的建设，优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质，并且重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度。

2.3 进行开放式的档案管理

对学校的教师和学生的基本档案进行分类、归档、编制检索工具再进行利用，是传统的档案管理方式，这种管理方式是封闭性的，不利于档案服务工作的开展。例如，在档案查找和调用方面，只有高职学校档案工作人员才能找到相应的档案文件的位置，普通教师和学生想要了解自身信息则要经过多种复杂的审批程序。因此，建议学校档案采用开放式的管理方式，即以信息技术为基础进行档案资料库的建立，实现档案分类、归档、检索等工作的一站式完成，通过登录档案资料库和账户密码授权，使学校的教师和学生也能够通过信息检索窗口迅速找到自己需要的档案文件，以展现高职档案工作对学校教师和学生的个体服务性质。

2.4 对档案管理工作进行监督和反馈

要对高职档案管理服务进行创新，就要以档案管理工作的是绩效能为基础，档案管理工作的服务作用强不强，是由师生对档案管理的满意度决定的。因此，高职院校有必要对档案管理工作设置监督和反馈机制，将档案管理工作的服务性质提升到發展的最高要求上，通过师生参与实现档案管理的创新。首先，应将档案管理工作改革进行全校公示，使师生了解到档案管理工作的职责，为参与监管提供基本框架；其次，应该设立档案管理工作反馈专线，师生可以将档案工作中不符合规则的行为直接上报给学校办公室，或对优秀的档案管理工作提出表扬，这样一来，学校就可以根据师生反馈的结果，进一步调整对档案管理工作的安排，并在档案管理工作人员中进行科学的奖惩，以提高档案管理人员的工作积极性。

3.优化与创新高职档案管理过程中应注意的问题

对高职档案管理进行优化和创新需要动用高职院校的人力和物力、财力资源，因此，无论进行怎样的优化和创新，都必须注意符合本校实际，不能给学校带来过多负担；另外，还应以档案管理工作实际效用的发挥为创新和优化的基础，有些档案管理设备能够体现出档案管理的先进性，但如果学校用不到，则不需要进行大量更改，以免画蛇添足。

4.结语

综上所述，高职档案管理面临着信息化和人本管理的社会发展趋势，并且，学校和教师以及学生对档案管理工作的服务作用需求越来越高，高职院校档案管理必须进行优化和创新，才能与档案管理工作的未来趋势相符。建议高职院校对档案管理的基础设施建设进行投资，并以档案管理工作人员的职业技能提高作为档案管理优化的基础；同时，进行开放式的档案管理并加强对档案管理工作的反馈和监督，以此为创新途径，提高档案管理的服务效能。相信通过高职院校的各方努力，档案管理工作一定能够获得长足的发展。

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