机关档案人员如何做好档案管理工作的几点思考

唐敏

摘要：档案管理工作对于促进干部队伍的管理和建设意义重大，因此，档案管理工作要立足于抓基础、抓制度、抓队伍、抓管理，不断完善干部档案工作质量。当前我国机关档案管理工作仍存在一些问题，本文对这些问题进行分析，并提出针对性措施。

关键词：档案管理；干部；现状；

中图分类号：G271文献标识码:A文章编号：1674-3520（2014）-06-00187-01一、目前机关干部档案管理的现状

（一）档案材料不健全：在干部选拔任用时，查阅干部档案只能得到一些基本信息，如年龄、主要经历、入党时间、学历等情况，缺乏动态管理信息资料。如干部工作中的主要业绩、个税申报、干部个人发生的重大事项情况等均是干部考察过程的重要资料，却均不在传统的干部档案材料收集范围内。

（二）归档材料的及时性有待加强：随着各级干部交流力度的加大,归档材料的及时性有待加强。由于不同部门对归档材料的要求和管理力度的不同,干部在跨部门交流时,常有材料归档不及时的情况,有些材料还因此造成永久的遗失,限制了档案工作发挥应有的作用。

（三）档案内容真实度不高：随着干部选拔任用、监督管理的日益严格,“三龄一历”的真实性有待统一。一些干部人事档案中,年龄、工龄、党龄、学历往往前后不一致,比如年龄,有的与身份证上的记载出入很大,在实施竞争上岗、公开选拔制度和转员制度时,这些都关系都到干部本人的切身利益,有时甚至直接决定了干部的进退去留。档案记载的前后不一,给正常的干部工作带来了不必要的麻烦。

（四）档案管理信息化水平低：虽然干部人事档案信息管理系统已普遍采用,计算机信息管理的水平也在不断提高,但总体看,一些先进手段尚没有完全采用,有些档案员对资料的检索仍习惯于手工操作,当前已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施等,这既不利于档案的保管,又降低了工作效率。

二、干部档案管理的目标和要求

（一）为干部的选拔任用提供依据：干部档案管理必须服务于干部队伍建设，为选才、用才提供客观依据。针对这一目标，档案材料的完整性、真实性是干部档案管理的首要目标。干部审核的主要内容第一是“档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实。”

（二）为机关内部人力资源配置提供依据：虽然机关内部交流轮岗、岗位调整、薪酬福利待遇调整、技术或技能专家选聘等人力资源日常配置方式多种多样，但要全面、历史地了解干部，查阅干部档案始终是一条重要途径。

（三）为干部提供证明材料服务：干部办理遗产继承、入党政审、退休社保待遇、户口转移等均需要用人单位提供相关证明，这是日常查借阅档案的主要原因，因此完备、及时、准确的档案信息可以更好地为员工提供服务。

三、做好档案管理工作促进干部队伍的管理和建设

（一）创新工作制度：要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。要建立工作联系制度和情况通报制度，保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。

（二）创新思想观念：要提高思想认识，加强对干部档案管理基础设施建设，把干部人事档案工作列入重要议事日程，长期有目标、年年有计划。要从信息资源的角度管理干部档案，用信息管理的理念创新干部人事档案工作，加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。

（三）抓素质，档案管理队伍建设到位：随着干部人事制度改革的不断深化，干部档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高干部档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。

一是抓基础。各管档单位应该明确一名领导分管，同时按规定配备档案管理人员，而且必须是中共党员、中专（高中）以上文化程度，保证档案员的素质。

二是抓培训。通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平。其具体培训内容包括以下四方面：（1）收集归档程序化，要建立健全干部人事档案材料的归档制度，特别是对于人事变动、工资调整等材料，应及时向有关部门催缴收集，并按规定进行存档。（2）鉴别整理规范化，严格按照《干部人事档案整理规范》的规定进行规范化整理。（3）设施建设标准化，按照档案管理基础设施建设的有关要求，配备标准的档案管理用品、微机和设备，使干部档案管理实现现代化。（4）管理工作制度化，自觉执行档案管理的八项制度，使每项工作制度化，保证管理工作井然有序地开展。

三是抓待遇的落实。一方面重视档案管理人员劳动保护工作，督促管档单位落实有关经济待遇；另一方面，从政治上关心管档干部的培养和成长。通过一系列措施，从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质，提高干部档案的管理水平。

（四）加强干部人事档案内容建设，提高档案的利用价值

1、材料要完善。要结合干部人事制度改革的特点要求，结合工作实际，有选择地开发档案材料中的项目和内容，不断拓宽新的收集领域，一是社团活动材料，如加入协会、学会、研究会等各种社团组织的材料，以真实反映干部的政治面貌；二是干部出国出境表格审批材料，以反映干部的自律意识；三是干部自传类材料，以把握一个人的心理状态和工作政绩，全面系统地掌握干部成长轨迹；四是培训、学习、竞争上岗等材料，以反映一个人的学习、工作表现能力。

2、内容要准确。由于受社会不正之风的影响，对某些干部的考察材料人为拔高，不应更正的时间，随意去更正和填写，结论失去了应有的真实性，给干部人事工作带来不良影响。因此，各级组织人事部门要对所形成的档案材料做到实事求是和严格把关，以提高档案的使用价值和现实性。

3、整理要规范。干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础性工作之一。按照《干部档案管理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，整理档案力求做到分类准确、排列有序、加工合理、目录清晰、装订整齐、表面平整、无漏页、无损坏文字材料，确保干部档案的完美、真实、可靠的保存价值。

参考文献

[1]杨丽君.提高人员素质做好档案管理工作[J].兰台世界,2013(03)

[2]郭彤.浅谈新形势下的机关人事档案管理[J].产业与科技论坛,2012(08)