简论民族中专学校科技档案管理信息化建设

张朝梅

摘要：信息化是科技档案管理的必由之路。作为学校的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立学校档案信息网络，把实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。科技的管理档案在学校信息化建设中发挥的作用，科技档案管理是学校档案信息化建设和发展的重要环节，科技信息化管理是一项系统工程、科技管理系统实现了科技档案现代化管理等几个方面进行阐述

关键词：信息化；科技；档案管理；必经之路；

中图分类号：G271.6文献标识码：A文章编号：1674-3520（2014）-06-00103-01

进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高学校档案管理的力度，增强学校的档案信息管理。由此可见，信息化是科技档案管理的必经之路。作为学校的档案管理者，务必要树立起强烈的档案管理创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立学校档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于学校建设与发展具有重大的作用，特别是在进入当代学校建设中，科技档案在招生、平时管理、毕业生科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的社会价值。 当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动学校档案的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。 所谓科技档案信息化，就是根据学校的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对学校科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。学校科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是学校信息化建设和发展的重要环节

学校信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对学校进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高学校的知名度和管理水平，增强学校的管理水平。

三、科技信息化管理是一项系统工程

职业中专学校一般设置办档案管理部门，这个部门的主要职责是：根据本学校的实际情况和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动学校档案工作的进行；运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本学校科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技档案管理，包括科学招生、学籍管理、毕业生档案移交等；二是负责科学管理成果，包括鉴定、申报；三是负责后期管理工作，包括申报、统计、实施等。当然，学校档案部门的工作的内容并非仅仅以上几个方面，之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是学校科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。学校科技管理系统服务于全网的各个部门，在功能上覆盖整理、归档、档案编号。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作（当然包括科技档案管理）的统一管理。科技管理、科技归档，科技编号等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。 推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足学校对科技档案的需求。 科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

（一）科技计划管理系统。如目标绩效考评体系，项目责任制等。现在比较成功的是将ISO9001的管理思想引入在学校管理中来，不过也有很多学校尝试并不是很成功，我想归咎原因只有两点：第一，不是ISO9001标准不好，而是学修没有把ISO9001标准真正的理解透，盲目的套用一些所谓的文件，两张皮。第二，是没有认真坚持下去，我们总是讲“坚持决定成败”，如只是一时兴奋，没有将文件管理作为真正的管理机制来推行，学校一样没有取得最后成功。

（二）科技统计系统。统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

参考文献：

[1]《科技档案管理学》,《高等学校档案管理办法》