WORD长文档编辑要点

刘爱科　谢春妮

摘 要 实际工作中经常需要编辑长文档，而长文档的内容、格式调整及各项编号的统一编号是长文档编辑中的难点。本文将介绍长文档编辑要点。

关键词 Word 样式 多级列表 域

中图分类号：TP3 文献标识码：A

0前言

Microsoft Word是微软公司开发的一款文章处理应用程序。利用Word提供的功能，能够在非常短的时间内创建优雅而专业的文档，尤其在创建长文档、复杂文档时其优势更明显。为此，Microsoft Word是现今最流行的文字编辑程序，下文Word均指Microsoft Word。长文档，如毕业论文、书籍等编辑过程中存在的常见问题有：长文档分章分节，目录自动生成，参考文献自动生成，文本样式的整体控制，公式、图片的自动编号等。后文将介绍如何使用Word实现这些功能。

1长文档编辑要点

长文档通常包含丰富的内容，通过对文档分章节利于文档写作也利于读者阅读理解。长文档通常包含丰富的目录信息，Word提供了多级标题与目录自动生成功能来完成该功能。多级标题的正确设置是文档目录自动生成的前提。通过开始->多级列表->定义新的多级列表，在弹出的表单中可以单击选中需要修改的列表级别，通过下拉列表框可以选择需要的编号样式等。最后设置好的多级列表样式在表单正中提供预览。通过引用->目录->插入目录，可打开目录生成表单，在该表单中可选择需要在目录中显示的列表的级别，从而控制目录的详细程度。此外设置好多级列表的长文档，可以打开文档结构图，可以方便在各小节间快速跳转。进入Word的大纲视图模式，可以快速的整章、整节移动、删除、复制文档，对长文档编辑非常有利。

文档各部分采用丰富的格式能使文档美观，便于阅读，Word提供了丰富的表单、按钮用于设置文档的字体、行间距、底色等格式细节。但逐一设置过于繁琐，Word提供的格式刷，可以迅速的将已有格式应用到新的文本上。格式刷单击可以复制格式一次，而格式刷双击能复制格式多次。当然最方便的是通过Word提供的样式来完成文档风格的统一。可以选中已设置好格式的文本，右击，在弹出的快捷菜单里面选择将选择内容另存为新快速样式，并对其编辑，并设置快捷键。可以对正文、摘要、参考文献等分别建立快速样式，在随后的文本编辑中，选中文本，使用对应的快捷键即可迅速调整文本样式。通过样式创建的长文档的最大好处是，通过一次修改样式包含的格式细节，可以调整整个文档中运用该样式的文本，因此对长文档编辑非常有利。

论文撰写中引文标注的准确与否关系到科学论文的严谨性和可信度，因此这一工作非常重要。从某种意义上来说，一篇学位论文中分析引用文献的数量往往反映了研究的深度和广度，同时引文注明了重要参考资料，辅助读者理解报道内容。科技论文的撰写，尤其是综述文章、专著和硕、博士学位论文的撰写，文献引用量大，引文的整理、标注和顺序排列，格式调整的工作量巨大。而且论文撰写过程中，需反复修改，引文的顺序必然引起变动。投稿时，不同杂志期刊对于参考文献的排列又有不同的要求，这使得引文的整理、标注及排序工作难度加大。Word提供了插入尾注、脚注的功能可以完成参考文献的自动排序及交叉引用。也可以采用更专业的参考文献编辑软件如Endnote、NoteExpress等。

文档编辑中通常需要对图片、公式等自动编号，便于交叉引用。以图片编号为例，可右击需编号的图片，在弹出的快捷菜单里面单击插入题注打开题注对话框，进行对应格式选择即可完成图片自动编号。题注中的编号以及交叉引用的编号均为一种域。域是文档中的变量，域中存放了域类型以及域代码所代表的关键信息。长文档编辑中的许多复杂工作，如页码、参考文献编号、多级标题编号、图标公式题注、邮件合并等均可通过域自动完成。

Word的菜单、按钮很丰富，但使用快捷键能让编辑文档更轻松高效。如CTRL+A表示全选，CTRL+S保存文本，CTRL+E段落局中对齐，CTRL+F查找等。Word 2007提供了更统一的快捷键，点击ALT键，菜单栏会弹出打开各菜单对应的字母或数字，点击这些数字，能打该菜单开对应的子面板，而且子面板上的每一个按钮均提供了调用的字母或数字。如依次按下ALT、H、V、P可以完成粘贴功能与CTRL+V快捷键等价。此外Word也可以自定义快捷键，使文档编辑更容易。

2结论

本文介绍了Word文档编辑中的常见功能，花较少时间练习这些功能能为文档编辑工作节省大量时间。掌握这些功，能高效率完成长文档的编辑，使工作人员从繁琐的格式编辑中解放出来，专心于文档内容的写作。

参考文献

[1] 许晞. 使用多级标题提高长文档编辑效率. 电脑知识与技术， 2005（36）： 228-229.

[2] 楚叶峰，周海涛. Word2007在长篇文档编辑中的几个技巧. 长春大学学报， 2013（02）： 241-245.

[3] 王殿佑.NoteExpress 在参考文献编辑加工中的应用. 编辑学报， 2010. 6： 525-527.