农业科研单位办公室管理工作存在问题及改进对策

林栋良，余文权，刘用场

(福建省农业科学院 350003)

办公室是沟通上下、联络左右、协调各方、保证本单位工作有序运转的枢纽机构，主要负责处理公文，传递信息，督查和协调单位所属部门贯彻落实决策和工作部署，组织重要会议，负责日常接待、交通通讯、外事服务等重要工作。其工作效能和服务水平的高低直接影响到单位各项工作的顺利开展。农业科研单位在一定时期发展变化过程中，办公室工作逐渐形成自身的特点，也存在一些问题，只有与时俱进，才能适应社会不断发展变化的要求。

1 存在的问题

1.1 思想认识缺位，服务意识不强

长期以来，在农业科研单位中科技人员被看作是中国农业科技创新、服务“三农”的主力军，而单位办公室则被看作是管理、服务的部门，承担着科研部门职能延伸的事务性工作，造成部分工作人员对办公室工作的重要性认识不足，缺乏应有的工作热情。此外，办公室需要处理繁杂材料和日常琐碎事务较多，形成主任难当、秘书难找、文章难写、任务最重、工作最难、受气最多的状况，容易产生办公室工作难、工作烦、为他人作嫁衣的消极思想。反应在工作中就是不求有功、但求无过、服务意识淡薄等，影响到单位工作的全面开展。

1.2 管理不够规范，制度有待完善

与行政机关不同，农业科研单位重科研推广和成果的转化，因此对于科研推广、项目成果评审、技术开发应用、科技奖励办法、知识产权保护的规章制度比较健全，对于办公室的管理规定相对较少，导致管理上呈现出诸多不够完善之处，加之特定管理对象大多为科技人员和专家，缺乏行之有效的运行机制、约束机制、监督机制，致使规章制度执行不力，制度失去了对人的约束，造成规范意识不强，工作混乱无章法，任务落实不严密、不到位，制约了单位规范化发展。

1.3 激励机制失灵，考评机制缺乏

农业科研单位是以科技人员的科研成果为评价标准，科研成果越多，职称就容易晋升，回报就越多。办公室从事的是行政管理、后勤服务工作，在职称评聘上以管理岗位为主，与科研人员相比处于劣势，缺乏科学的绩效考评机制和竞争激励机制，很难调动办公室工作人员的积极性。

1.4 办公方式落后，工作效率不高

当前，随着计算机的普及和网络的高速发展，便捷、快速的信息储存、传递方式使得办公室工作效率大大提升。而很多农业科研单位的办公设备和手段还相对落后，如电脑、复印件、扫描仪等硬件和软件系统不能较好地更新换代;很多会议本可以通过多媒体视频会议进行，但因视频及设备条件的不足，多数还延续着传统的见面会方式，特别是对于地处边远地区的农业科研单位，为了开会需要付出不小的出行成本，且工作效率低下。

1.5 业务技能不强，综合素质不高

办公室工作人员忙于处理日常事务，工作繁杂，很难有时间学习和提高业务技能，影响到工作效率的提升。此外，农业科研单位的办公室人员大多毕业于农业院校，没有经过专门的办公室业务培训和锻炼，缺乏行政管理经验，导致行政管理和服务水平有限，方向性不强，日常事务按部就班，缺乏创新和突破。

2 对策和建议

随着农业科学技术不断进步和发展，农业科研院所的业务范围不断扩张，办公室所面临的机遇和挑战也越来越多，针对办公室长期存在的问题和难题，建议从以下几个方面着手解决。

2.1 提高思想认识，增强责任意识

思想是决定行动的先导。因此，首先要加强办公室工作重要性和必要性的认识。要充分认识办公室既是单位领导开展工作的指挥中心，又是部门之间工作的“桥梁和纽带”，也是对内、对外机构与个人服务的“窗口”。其次，要树立良好的职业道德和认真负责的工作态度。办公室人员要爱岗敬业、恪尽职守、甘于奉献，还要心胸开阔、乐观豁达，敢于面对困难和逆境，遇到挫折不气馁，经得起各种考验，脚踏实地做好每项工作。

2.2 创新工作制度，完善管理体制

“没有规矩，不成方圆”，为确保办公室各项工作有序开展，应从以下几方面入手:一要建章立制。进一步完善办文、办会、办事、公务接待、出国 (境)审批、政务信息传递、印章管理等相关规章制度，做到用制度管人、用制度管事，建立长效机制。二要规范流程。对一些经常性工作，要列出具体的工作流程，使工作运转规范、合理、科学、高效。比如编制工作会议流程、信息督查流程、接待工作流程等，避免忙中出错或重复不必要的劳动，确保各项工作有条不紊推进。三要抓好落实。规章制度制定后，如不付诸实践，一切都只是纸上谈兵。单位各项目标的实现、计划的完成，关键要抓落实。建立评估机制、问责机制、内外监督机制，指定专人负责和定期检查。

2.3 运用激励手段，调动工作积极性

建立科学、合理的绩效考评体系，严格绩效考评，准确评定职工工作绩效与级次，鼓励先进、鞭策落后，为职工职务晋升及其他激励提供依据。量化业绩考核指标，在年终考评奖的基础上可增设岗位奖、建议奖、特殊贡献奖、节约奖等多形式激励机制。探索多岗多职、管理岗位附设技术岗位等多渠道的评聘方式，拓宽办公室人员的发展空间。

2.4 推进办公自动化，提升工作效率

“工欲善其事，必先利其器”，推进现代办公自动化建设是提高办公室工作效率的捷径。在单位条件允许的情况下，加速电脑、复印机、扫描仪等办公硬件设备的更新换代，引进先进的现代化的办公软件，加快信息的传递速度，降低传递成本。办公室工作还要逐步向数字化、信息化转变，大力推进无纸化办公，充分运用网络平台、自主开发的网络系统、QQ、E－mail，以及手机短信平台、专业管理软件等新技术，最大限度地提高工作效率和工作质量。

2.5 提高综合素质，培养复合型人才

“打铁还需自身硬”，办公室工作覆盖面宽，业务项目多，工作要求高，因此办公室人员需要具有较宽的知识面和专业技能。一是加强学习，增强驾驭工作能力。不仅需要学习政治、经济、文化和法律等知识，还要学习与农业相关的业务知识，拓宽学习内容，增加知识储备。二是加强岗位培训。熟练掌握办文、办事、办会等办公室技能。提高文字能力、综合协调能力和筹划能力，提升履职水平。三是定期实施与专业研究所、其他业务处室轮岗交流，创造条件培养学识渊博、视野开阔的高素质行政管理人才。

总之，农业科研单位办公室工作是推动单位事业顺利发展的重要部门，一定要立足本单位的实际情况，在工作实践中不断总结经验，以提高办公室的管理水平和服务能力。