基于网络模式下的高校物资采购管理工作*

何文婷

(上海出版印刷高等专科学校，上海200093)

当今社会随着计算机技术与网络通信科技在全国范围内的快速发展，在日常的工作与生活中利用计算机网络进行相关操作得到了越来越广泛的应用。为了顺应时代的发展，尤其是近年来政府采购平台的深入推广，高校物资采购工作逐渐从原来集中统一的计划分配转变为基于网络模式下的多元化市场采购形式。但由此暴露出的内部管理制度不健全、工作效率低及采购过程透明度不高、重复建设导致设备闲置浪费严重、采购人员业务水平普遍不高等问题，仍是迫切需要解决的问题。

1 高校物资采购管理中存在的问题

1.1 网络采购管理制度不健全，内部机制不够规范

近年来，政府采购制度工作不断深入，高校按照上级部门要求逐步在电子网络平台进行物资采购工作。所谓政府采购就是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用政策性资金采购依法制定的集中采购目录以内的(空调、打印机、复印机、便携式计算机、台式计算机、照相机、摄像机、复印纸等)，或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。目前，上海高校中所指的政府采购主要是由“上海政府采购”(http://www.ccgp-shanghai.gov.cn)的网上电子集市采购与“上海市政府采购中心”(http://www.shzfcg.gov.cn)的集中采购(包括招标采购)所组成。实行政府采购除了能使采购工作进一步程序化、法制化以外，最主要的优势就是变分散采购为集中采购，规模化的采购方式大大节约了采购成本，效益上升，使得买卖双方都能得到实惠。据统计，利用政府采购至少能节约学校10%左右的经费。

高校作为国家全额拨款的事业单位，需要积极响应政府要求实行政府采购行为。但由于政府采购制度毕竟属于新兴事物，客观上仍存在许多不完善之处，比如财务预算和采购计划很难做到准确无误;政府采购的周期长，方式单一，难以满足高校基础设施建设和学科建设需要;仍有很多种类的专业设备未包含在平台目录内，增大了采购的随意性等问题经常出现。

1.2 采购工作效率低，信息不畅，透明度有待提高

以往学校在招投标过程中通常采用邀请招标的方式，招标信息的公布形式并不规范，没有一个功能齐备、权威的信息渠道。需要招一些专业特殊设备的时候，采购部门往往会为供应商少于法定的三家而发愁，反之供应商方面也可能会为不能及时了解到采购信息错过投标机会而懊悔。有时候为了等待满足招标要求的供应商前来投标不得不花费大量时间，大大地降低了工作效率。

采购过程不够公开透明也是目前存在的主要问题，由于参与招标过程的主要是由校物资采购工作领导小组(小组成员一般是由负责相关工作的校领导、财务处领导、纪监审领导、物资采购部门领导、教务处领导等组成)和使用部门的专家领导，校内其他老师对采购渠道的选择、价格的确定、中标结果的产生并不清楚，存在较多的疑惑。个别还存在招标记录及谈判记录等档案资料不完整情况。这些都反映出了的物资采购工作效率低，信息不畅，过程透明度不高等问题，使得采购工作经常处于被动局面。

1.3 缺乏统筹管理意识，设备闲置浪费情况严重

每年学校都会大量购买台式电脑、便携式计算机、激光打印机、照相机等通用电子设备，统计发现，个别院系或教师个人资产占有率超过正常比率，存在拥有大量电脑(台式计算机、便携式计算机、平板电脑等)和照相机(卡片机、专业单反相机、微单等)等通用设备情况。主要原因是院系往往从自身利益出发，希望尽可能地占用学校资源，通过成立不同实验室或者开展不同科研课题项目，争取学校较多的投入，盲目购置资产设备，造成设备增加的随意性。由于学校并没有一个专门的数据库系统对固定资产进行实有化管理，从而造成了这种部门或个体之间重复购置的现象，导致了大量设备利用率低，形成了闲置、积压。

1.4 采购人员业务水平普遍不高，难以满足新形势下的工作要求

随着高校的办学规模的不断扩大，教育投入金额越来越大，高校每年的采购量少则几千万，多则上亿。高校物资采购工作已经成为学校管理工作中非常重要的一部分，因此对采购人员的职业素质要求也越来越高，不仅要求采购人员能够熟练掌握采购的政策法规、招投标程序、专业知识等，还要求能够处理在合同鉴定、商业谈判、市场调研等采购过程中发生的各种复杂多变的突发状况。目前，高校负责采购的人员多数来自后勤或其他管理岗位，几乎没有专业素质的人员，他们之中多数是没有经过专业化、系统化的岗位培训，业务水平普遍不高，更加难以满足新形式下物资采购工作的要求。

2 加强高校物资采购管理的对策

2.1 完善预算编制工作，健全政府采购体制和运行机制

为了减少由于实行政府采购制度造成的财务预算与最终采购计划难以匹配的情况，只能适当地改变高校的预算编制模式。在编制预算的时候，要求制定完善的收支范围，并且加强收支项目的分类，这样能够有利于实行国库集中支付制度。在执行预算的过程中，需要建立一套高效、严谨的执行机构，严密控制预算的执行，完善预算的监督检查制度。通过强化预算约束，防止重复建设、重复购置、设备闲置等浪费现象的出现。

同时为了节约学校资金，在执行采购的过程中，可以根据总体预算编制情况，将通用性强、技术指标简单、采购数量大、时间要求不高的设备进行汇总，例:计算机、打印机、空调、复印机等政府采购目录上规定的设备形成批量采购，充分发挥政府批量采购的优势。一旦形成批量采购，也能引起供应商对学校的重视，在保质保量的前提下，还能尽可能争取到最优惠的价格。

2.2 建立物资管理数据系统，多方共享采购信息，营造阳光采购坏境

从兼顾效率和成本上来说，基于网络模式进行物资采购是今后发展的必然趋势。因此，物资采购工作首先必须从基础的数据管理开始，建立一套独立完善的数据库系统。将分散在各个部门的数据信息进行及时的分析、处理、汇总，实现数据信息的充分互动并共享，这套物资管理数据库系统应对采购论证、审批、立项、招投标流程、评审专家、供货厂商信息、合同履行管理等项目设立单独的目录，在采购过程中可以从不同目录的数据库中挑选符合要求的优质供应商。通过计算机对物资采购进行全程管理，加强了各种信息的利用程度，实现多层面、多视角的监督，提高工作效率和专业化的水平。

在数据库系统中还应建立一个设备价格表，将近几年来不同供应商对相同产品的报价建成一个状态数据图表，采购人员根据图表统计的数据挑选价格合理的供应商，使得采购渠道的选择更加透明、有依据。采购过程的信息共享，有利于各部门相互间的监督和制衡，监督检查部门在数据库系统中实时检查设备到货、验收、财务付款等情况，通过数据分析为监督和预防腐败提供预警性信息，使得采购的工作更加公开、公平、公正，形成全程采购阳光机制。

2.3 推行系统专业的网络管理模式，多元化发展物资采购方式

采购过程中通常将项目按金额进行分类。金额大于100万的项目或者进口设备的采购必须委托财政局认可的具有专业资质的招投标公司进行第三方公开招标;金额超过5万不足100万的项目，学校一般采用询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行自行采购，将经过论证、审批、立项的采购计划拟成招标文件利用校园网、宣传栏等媒介进行公示，满足招标要求的投标商必须达到3家及以上，再由学校组成的物资采购工作领导小组进行开标评标;采购金额不足5万元，政府采购平台目录中规定的设备需在政府采购平台上购买。政府采购平台目录中没有规定的设备，学校原则上可自行购买，由于现今网络技术的发展，我们通常会借助日益发达的电子商务平台(如京东、易迅、新蛋等网站)来完成采购任务。

利用网络平台不仅能大大降低采购成本，还能极大地提高办事效率。互联网技术的发展改变了传统的物资采购理念、方法、习惯，通过网络可及时将各类物资设备的详细资源信息快速发布，供应商能第一时间查询了解设备需求信息并及时发布供货信息，加快了信息的传递速度，强化了网上供需双方的信息沟通和技术交流，充分实现网络化，实现多方信息共享，为科学决策服务。与以往的人工方式相比，网络化的工作方式规范了物资采购行为，进一步减少了商业贿赂、串标等不正当竞争手段，进而促进物资采购工作的健康快速发展。

2.4 加强学习教育，提高采购人员业务水平

新形势下的物资采购工作自身的复杂性和重要性，要求采购人员具有一定的职业素质。通过开展防腐倡廉教育、法制教育和职业道德教育等，强化采购人员的法律意识、责任意识、规范意识、服务意识，树立遵纪守法观念，杜绝腐败。通过相应的业务培训，提高采购人员的专业素质，使得采购人员不仅要懂得采购的专业政策和具体流程，还要定期参加专业知识的培训学习;不仅要懂得相关的经济知识，能够看出合同上的纰漏，还要懂得工程技术方面的专业知识;要了解采购技巧，便于解决合同签订、商业谈判中出现的各种采购问题;不仅要有一定的管理、沟通、协调能力，还要能熟悉设备的市场行情，尤其是要懂得计算机网络等相关技术，能够熟料操作电脑常用软件。基于目前高校越来越多的大型设备都需要进行海外采购，采购人员最好还能有一定的英文能力，便于操作进口设备免税申请等事宜。

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