改进科技计划项目档案工作适应资源汇交与共享的几点思考

宋峥嵘，唐宝莲，王佳莹，熊 鹰

（江苏省科技情报研究所，江苏南京 210042）

0 引言

在建设创新型国家的过程中，科技计划项目作为政府组织科学研究和技术开发活动的基本形式，是促进科技进步和经济社会发展的有效手段。科技计划项目档案作为科技计划项目管理的依据，不仅全面客观地记录了科技计划实施的全过程，而且也是国家重要的科技储备和信息资源。

近年来，科技部基于科技计划项目相继开展的科技资源汇交和科技报告呈交工作，则是在促进科技产出共享交流、改进现有科技管理和展示科技投入绩效考评的重大举措。

1 科技计划项目档案的概念及特点

江苏省科技计划项目档案是指列入江苏省科技计划并由江苏省财政拨款支持的科技项目在立项、研究、验收、成果转化等全过程中形成的，应该归档保存的各种类型及载体的原始记录。主要包括科技计划项目管理档案和科技计划项目科研档案2大类。

科技计划项目管理档案为科技计划项目全生命周期的管理提供了及时、有效的信息，成为对省科技计划执行、管理、监测、评价的依据。近年来，江苏省加大了对科技创新的支持力度，大幅增加了每年的科技经费投入。为了保证公共资金的有效使用，为实现科技计划项目的预期目的，政府加强了科技计划项目的监管力度，从立项的公开、公平，科研经费的合理使用，到最终项目成果的认定，科技计划项目档案成为重要的佐证材料。因而完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程的管理。

此外，科技计划项目中的科研档案凝聚了广大科研人员在科学研究和技术开发中产生的知识、技术和经验，而科技创新从本质上说是一种继承与发展的过程，它以知识的储备和经验的积累为基础。因此，科技计划项目档案为人们了解最新的科技发展和科研进展提供大量有价值的信息资源和知识资源，为科技创新奠定基础，成为科技创新的重要支撑条件。

再者，省科技计划项目的政府财政在科技方面投入的见证性（主导、前瞻性投入、关键技术研究性质），与计划项目档案对江苏省科技发展的记实性（真实历史记录、核心技术内容的承载），两者决定了对江苏省科技经济发展具有永久的价值。

2 资源汇交工作的开展

国家科技计划代表着我国科技发展的方向，科技计划项目执行过程中产生的科技资源是国家重要的科技创新成果，是具有基础性、战略性、创新性的国家科技资源。整合开放共享这些科技计划资源，必将对我国科技创新与社会经济发展起到重要的支撑作用，同时提升科技计划管理科学化和精细化水平。

2010年，依托国家科技基础条件平台，科技部首先启动了国家科技计划执行过程中形成的科技资源向国家科技平台进行汇交的工作，汇交内容包括项目（课题）执行过程中产生的科学数据、研究实验报告、论文论著、专利标准、大型仪器设备信息以及实物资源等。按照“试点先行、稳步推进、制度保障、常态发展”的工作原则，首先在人口健康领域进行试点，之后扩大至农业领域和重大专项（按电子与信息、能源与环保、生物与医药、先进制造4个板块），目前正在进行高技术领域的资源汇交工作。至此，初步建立了科技资源汇交工作机制，形成了由科技部计划司、平台中心统筹协调、地方科技厅督促指导、项目承担单位具体负责的三级工作体系，收集了一大批科技资源信息和资源实体，已汇交课题近2000个，累积数据量近十万条，汇交数据经审核后通过国家科技资源共享网开放服务，初步形成了科技资源汇交与共享工作体系。

2012年7月，中共中央、国务院印发《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》，提出要对财政资金资助的科技项目和科研基础设施，加快建立统一的管理数据库和统一的科技报告制度，并依法向社会开放。

2013年科技部在国家科技计划中又进一步开展科技报告呈交工作，于当年4月启动科技报告试点，首先开展“十一五”以来科技计划立项项目（课题）的科技报告回溯与呈交工作，同时对于在研及新立项目，将科技报告呈交任务完成情况作为中期检查和结题验收的必备条件。科技报告是描述科研活动的过程、进展和结果，并按照规定格式编写的科技文献，类型包括专题报告、进展报告、最终报告和组织管理报告。世界各国每年投入大量资金用于科技项目研究，每年产生大量的科技报告。如美国政府早在1945年就开始搜集和管理政府各部门产生的科技报告，每年产生约60万份科技报告，其中公开发行约6万份，至今已经形成世界上规模最大、内容最丰富、管理最完善的科技报告管理体系。科技报告的呈交进一步完善了现有科技资源汇交与共享的资源体系。

3 汇交资源与科技档案的联系与区别

汇交资源与科技档案都是对科研活动的过程及产出的记录，两者既有联系，又有所不同。尤其是科技报告的收录范围很广，所有伴随科研生产计划而产生的科学技术成果都可以作为科技报告的要素，科技报告是对科技档案的文献化，两者之间有着密切而错综复杂的联系。

汇交资源是科技档案的重要组成部分，其中的科技报告更是强调技术内容的规范化描述和记录。科技档案的基本目的是归档保存和备查，作为一种原始凭证，涵盖内容相对宽泛，侧重保存研究过程中形成的管理性文件和研究结果的依据性材料；而汇交资源则是以积累、传播和交流为目的，汇交内容侧重于科研活动中产生的各种科学数据、论文论著、知识产权、标准规范、新产品新工艺等研究成果及大型科学仪器等可共享设备，其中科技报告是按照规定的格式编写，侧重描述研究的技术过程、内容和结果，更具有参考价值。科技档案主要服务于科研实施单位和管理部门的科研管理，通常不允许外借和交流，而汇交资源主要面向公众或特定群体提供开放共享。当然，由于汇交资源不可避免会涉及一些不能公开发布的技术信息，必须明确标注密级或授权使用范围，一般由政府部门或其授权的科技信息机构管理发布，使用非公开发行的汇交资源需经严格的授权管理和审批程序。

汇交资源极大地丰富了现有科技档案的馆藏内容，同时科技资源汇交与共享工作的展开，也有利于加强科技档案的建设和管理工作，扭转科研人员档案意识淡薄、不愿提交科技档案、基层科技档案管理力度不够的局面。

4 改进现有计划项目档案管理的思考与建议

科技计划项目档案属于科技档案中的一种，专指以国家或地方政府财政投入为主，并列入国家或地方科技计划的科研项目，在其管理和实施全过程中形成的，具有保存价值的各类型和载体的原始记录。根据形成单位的不同，可将计划项目档案分为管理档案和研发档案。目前，科技厅档案馆主要收藏的是项目管理档案，而项目研发档案散落在项目承担单位。

由于项目管理档案的主要服务对象是科研管理部门，尽管其中也收藏了部分涉及科研活动本身的一些技术资料，如工作总结报告、技术总结报告，但较之具体的研发档案而言显然过于简略，这些内容即使开放服务对科技人员的借鉴作用也不是很大。由此可见，目前的科技档案收藏内容是无法满足社会公共服务的需要，资源汇交工作的展开正是将散落在具体项目承担单位、详细记载项目研发全过程的科研档案集中起来，进行全面、系统、规范化地整理，然后对社会公众开放服务，使之能够为广大科技人员更有效地再利用。

为适应当前科技资源的开放共享和高效利用的需要，同时提升自身的社会地位，科技档案管理工作应主动与资源汇交工作相结合，具体建议如下：

4.1 改进现有计划项目档案管理办法

通过制度保障，伴随科技资源汇交工作的开展，将科研档案的收集纳入现有科技档案收藏体系。从完善全省现有的科技计划项目管理办法入手，将科技资源汇交工作纳入科技计划项目合同管理，在计划任务书中明确规定承担单位汇交科技资源的数量、类型及时限，包括过程中产生的专题技术报告，将资源汇交任务完成情况作为中期检查和结题验收的必备条件，作为后续支持的重要依据。从制度上确保享受省财政资助的各类科技计划项目必须承担科技资源汇交的责任和义务。

承担单位在提出项目验收申请时，应首先提交汇交方案作为验收的补充材料，档案馆则依据汇交方案检查汇交工作是否实际完成。如果完成将出具相关证明，项目承担单位依此证明方可向项目主管部门提出验收申请。

4.2 制定相关标准规范

围绕江苏省科技资源汇交与开放共享工作的特点与需要，建立相关汇交规范与标准，明确汇交范围、汇交方式、汇交的资源领域与资源类型等，根据资源类型的不同制订资源汇交元数据标准，提交数据的著录要求、文件格式、报告模板等。标准规范的制订可确保科技资源汇交工作的规范化实施。

4.3 建设资源汇交与共享服务系统

资源汇交主要采用网络方式汇交，因此建设一套具备兼容性、扩展性、实用性、运行稳定的汇交系统平台是这项工作顺利开展的基础。该系统除了具备基本的检索浏览、资源填报、资源审核、用户管理、基础数据管理、访问权限管理、系统管理等功能外，还应开发与原有档案系统的数据接口，实现2套系统间的交互操作。

4.4 提升档案工作人员业务素质

由于资源汇交的最终目的是对社会服务，因此汇交资源数据质量的审核工作就非常重要，尤其科技报告更是强调规范化描述。因此，档案工作人员需要提升在文献加工方面的素养，切实掌握元数据规范与科技报告撰写方面的各种技能，承担起科技报告培训、传播的重任。

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［2］邹大挺，沈玉兰，张爱霞.关于建设中国科技报告体系的思考［J］.情报学报，2005（4）：131-135.

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