高校学院信息管理工作的思考与实践

乔康++++++李晓菲++++++郭敏杰

[摘要] 阐述了高校信息工作的重要性，对高校信息管理工作现状进行了分析，并结合学院工作的实践，针对目前形势，从加强信息管理队伍建设、构建多功能网络信息管理与服务平台、完善信息管理制度三方面，探索形成高校学院信息管理工作的长效机制来快速推进高校工作的信息化进程。

[关键词] 信息管理；高校二级学院；信息管理队伍；多功能网络信息管理与服务平台；信息管理制度

[中图分类号] R194 [文献标识码] B [文章编号] 1674-4721（2014）03（b）-0152-04

高校信息工作是对高校办学实践中具有政策性、综合性、倾向性、动态性等特征的真实情况的反映，是高校领导科学决策和民主决策的基础和必不可少的依据。面对当前国际和国内信息化、电子化的进程和高等教育发展的新形势，进一步提升信息工作的水平，建立健全高校信息工作运行机制就变得更为重要和迫切[1]。进一步加强对高校信息管理工作重要性的认识，通过对高校信息管理工作现状及不足的分析，探讨提升高校信息管理工作的途径与方法是当前高校值得探讨的课题。学院是高等学校的基本组成单位，新时期高校要实现跨越式发展对各二级学院提出了新的挑战，高校学院进行信息管理工作对策的研究具有实际意义。本学院结合工作需求，通过加强学院信息管理队伍建设、构建多功能网络信息管理与服务平台、完善信息管理制度等探索了高校学院信息管理工作的长效机制，并希望通过学院信息管理工作推进高校信息管理工作的全面提升。

1 高校信息管理工作的重要性

1.1 高校信息管理工作的内容

最早关于信息的定义是在1928年R.VHartly提出的，信息是指有新内容、新知识的消息。现代信息的概念认为，信息是事物存在的方式和运动状态以及这种存在方式或运动状态的直接或间接表达[2]。高校信息工作的具体内容主要包括师生的思想动态、教学、人才培养、科研情况、后勤服务、管理水平、外界环境对高校的影响及高校改革发展等诸多方面[3]。

1.2 高校信息管理工作的作用

高等学校的管理工作是一项复杂的系统工程，信息则是管理工作的神经系统。对于高等学校而言，学校发展的规划、学校领导的决策、各相关职能部门的执行均与其获取的信息息息相关，所以信息工作是决定性且至关重要的。信息是高校管理行为中决策与计划的基础，高校要制订发展，就必须了解国家乃至世界经济、科技、教育的宏观趋势，了解社会对高等教育培养的各类人才的总体需求，了解同类院校的发展状况等信息；信息是高校管理活动中组织和控制管理过程的依据，学校的发展规划、工作计划、规章制度、工作目标、考核评价标准等都是高校管理活动中组织和控制管理过程的重要依据；信息是沟通高校管理系统中诸要素相互联系的纽带，各种情况简报、统计数据、各项决策的落实贯彻情况等都在高校的管理过程中起着重要的沟通和联络作用[4]。

2 高校信息管理工作的现状

2.1 信息员队伍的结构和素质有待提升

信息工作人员的业务水平和信息素养决定了信息工作的质量和水准，决定了信息工作的效能。具备较高的理论水平和文字表达能力是从事高校信息工作的基本功夫。承担信息工作的人员必须政治过硬、反应快速、触觉灵敏、文字功底扎实，同时要不断强化责任意识、学习意识、质量意识和创新意识，不仅要注重日常学习，不断提高思维判断能力、文字表达能力和信息处理能力，更应注重通过日常信息工作的积累，通过处理突发事件信息报送工作的实际锻炼，促进自身业务素质的跨越式提高[5-6]。目前，国内高校信息员队伍的组织架构多数为学校办公室和基层单位分级管理，一般分“校-院-系”三级管理，每一级一般都设置相应的信息管理人员。就现状来看，信息工作人员大多都是兼职，尤其是越贴近学校基层单位，兼职信息员比例越高，而且素质参差不齐，加之信息员队伍经常变动，从而严重影响信息工作作用的发挥[7-8]。高校建立一支专、兼职信息员比例合理的信息管理队伍，并通过有计划的培训不断提升信息员队伍素质是高校信息工作的关键。

2.2 信息工作载体需要与时俱进

信息工作的高效运转需要先进的技术手段来保障。数字化存储既方便快捷又经济廉价，无疑是网络化条件下高校信息工作最适宜的存储手段。高校应该利用现有的办公系统，提升信息工作自动化程度，实行信息无纸化处理，充分发挥网络化的优势，搭建起网络信息报送平台，从而在信息采集、信息存储、信息传递、信息反馈等信息工作的几个主要环节实现突破和创新，以提高信息工作的实效[9]。高校需不断创新信息工作载体，尤其通过校园网搭建多功能网络信息服务平台，对于将信息汇流并有效整合、汇报和执行显得愈发重要。

2.3 信息管理机制不健全

良好的运行机制具有管理科学、操作规范、巩固成果、激励创新等优点，是提高高校信息工作水平和层次的重要手段。建立一整套完善的运行机制能使信息的价值得到迅速的开发和有效的利用。要进一步健全信息网络，完善校、院两级信息工作运行机制和反馈机制，改进校内各学院、部门之间的信息联系沟通机制，鼓励、引导和规范各单位及时有效报送信息[10]。因此，优化并建立一套完整高效的信息管理制度及运行机制非常重要。

3 高校学院信息管理工作的对策与实践

3.1 加强信息管理队伍建设

本院信息员队伍由系室信息员、机关各部门信息员组成，主管学院及系室行政的副院长、副主任分别担任学院、系室信息管理负责人。为优化学院信息员队伍结构，学院选择优秀教师承担信息员工作；为加强对系室教学、科研工作的报道，学院组建了学生助理信息员队伍；为提升信息管理人员的信息化意识、专业化水平，学院定期组织培训，并形成制度。

3.1.1 选择优秀教师从事信息管理工作，优化学院信息员队伍结构 为加强学院信息化管理水平，学院重组信息员队伍，从系室、机关等各个部门选择思想觉悟高、工作认真负责、文字表达能力强、英语水平高的教师从事信息工作。目前学院信息员队伍的学历提升明显，其中博士26.7%、硕士53.3%、学士20.0%，队伍年轻化水平也得到显著提高，平均年龄为35.6岁。endprint