高校学院信息管理工作的思考与实践

乔 康 李晓菲 郭敏杰

北京大学药学院，北京 100191

高校信息工作是对高校办学实践中具有政策性、综合性、倾向性、动态性等特征的真实情况的反映，是高校领导科学决策和民主决策的基础和必不可少的依据。面对当前国际和国内信息化、电子化的进程和高等教育发展的新形势，进一步提升信息工作的水平，建立健全高校信息工作运行机制就变得更为重要和迫切[1]。进一步加强对高校信息管理工作重要性的认识，通过对高校信息管理工作现状及不足的分析，探讨提升高校信息管理工作的途径与方法是当前高校值得探讨的课题。学院是高等学校的基本组成单位，新时期高校要实现跨越式发展对各二级学院提出了新的挑战，高校学院进行信息管理工作对策的研究具有实际意义。本学院结合工作需求，通过加强学院信息管理队伍建设、构建多功能网络信息管理与服务平台、完善信息管理制度等探索了高校学院信息管理工作的长效机制，并希望通过学院信息管理工作推进高校信息管理工作的全面提升。

1 高校信息管理工作的重要性

1.1 高校信息管理工作的内容

最早关于信息的定义是在1928年R.VHartly 提出的，信息是指有新内容、新知识的消息。现代信息的概念认为，信息是事物存在的方式和运动状态以及这种存在方式或运动状态的直接或间接表达[2]。高校信息工作的具体内容主要包括师生的思想动态、教学、人才培养、科研情况、后勤服务、管理水平、外界环境对高校的影响及高校改革发展等诸多方面[3]。

1.2 高校信息管理工作的作用

高等学校的管理工作是一项复杂的系统工程，信息则是管理工作的神经系统。对于高等学校而言，学校发展的规划、学校领导的决策、各相关职能部门的执行均与其获取的信息息息相关，所以信息工作是决定性且至关重要的。信息是高校管理行为中决策与计划的基础，高校要制订发展，就必须了解国家乃至世界经济、科技、教育的宏观趋势，了解社会对高等教育培养的各类人才的总体需求，了解同类院校的发展状况等信息；信息是高校管理活动中组织和控制管理过程的依据，学校的发展规划、工作计划、规章制度、工作目标、考核评价标准等都是高校管理活动中组织和控制管理过程的重要依据；信息是沟通高校管理系统中诸要素相互联系的纽带，各种情况简报、统计数据、各项决策的落实贯彻情况等都在高校的管理过程中起着重要的沟通和联络作用[4]。

2 高校信息管理工作的现状

2.1 信息员队伍的结构和素质有待提升

信息工作人员的业务水平和信息素养决定了信息工作的质量和水准，决定了信息工作的效能。具备较高的理论水平和文字表达能力是从事高校信息工作的基本功夫。承担信息工作的人员必须政治过硬、反应快速、触觉灵敏、文字功底扎实，同时要不断强化责任意识、学习意识、质量意识和创新意识，不仅要注重日常学习，不断提高思维判断能力、文字表达能力和信息处理能力，更应注重通过日常信息工作的积累，通过处理突发事件信息报送工作的实际锻炼，促进自身业务素质的跨越式提高[5-6]。目前，国内高校信息员队伍的组织架构多数为学校办公室和基层单位分级管理，一般分“校-院-系”三级管理，每一级一般都设置相应的信息管理人员。就现状来看，信息工作人员大多都是兼职，尤其是越贴近学校基层单位，兼职信息员比例越高，而且素质参差不齐，加之信息员队伍经常变动，从而严重影响信息工作作用的发挥[7-8]。高校建立一支专、兼职信息员比例合理的信息管理队伍，并通过有计划的培训不断提升信息员队伍素质是高校信息工作的关键。

2.2 信息工作载体需要与时俱进

信息工作的高效运转需要先进的技术手段来保障。数字化存储既方便快捷又经济廉价，无疑是网络化条件下高校信息工作最适宜的存储手段。高校应该利用现有的办公系统，提升信息工作自动化程度，实行信息无纸化处理，充分发挥网络化的优势，搭建起网络信息报送平台，从而在信息采集、信息存储、信息传递、信息反馈等信息工作的几个主要环节实现突破和创新，以提高信息工作的实效[9]。高校需不断创新信息工作载体，尤其通过校园网搭建多功能网络信息服务平台，对于将信息汇流并有效整合、汇报和执行显得愈发重要。

2.3 信息管理机制不健全

良好的运行机制具有管理科学、操作规范、巩固成果、激励创新等优点，是提高高校信息工作水平和层次的重要手段。建立一整套完善的运行机制能使信息的价值得到迅速的开发和有效的利用。要进一步健全信息网络，完善校、院两级信息工作运行机制和反馈机制，改进校内各学院、部门之间的信息联系沟通机制，鼓励、引导和规范各单位及时有效报送信息[10]。因此，优化并建立一套完整高效的信息管理制度及运行机制非常重要。

3 高校学院信息管理工作的对策与实践

3.1 加强信息管理队伍建设

本院信息员队伍由系室信息员、机关各部门信息员组成，主管学院及系室行政的副院长、副主任分别担任学院、系室信息管理负责人。为优化学院信息员队伍结构，学院选择优秀教师承担信息员工作；为加强对系室教学、科研工作的报道，学院组建了学生助理信息员队伍；为提升信息管理人员的信息化意识、专业化水平，学院定期组织培训，并形成制度。

3.1.1 选择优秀教师从事信息管理工作，优化学院信息员队伍结构 为加强学院信息化管理水平，学院重组信息员队伍，从系室、机关等各个部门选择思想觉悟高、工作认真负责、文字表达能力强、英语水平高的教师从事信息工作。目前学院信息员队伍的学历提升明显，其中博士26.7%、硕士53.3%、学士20.0%，队伍年轻化水平也得到显著提高，平均年龄为35.6 岁。

3.1.2 组建学生助理信息员队伍，增强系室信息工作水平 为加强信息报道，学院启动了学生助理信息员队伍的建设。以课题组为单位，指定一名文字水平较好、工作认真负责的研究生同学作为学生助理信息员，从而协助系室信息员开展工作，加强对课题组教学、科研工作的报道，有效增强了系室信息工作水平，借此也可以为学生提供学习和锻炼的机会，受到学院师生的普遍欢迎。

3.1.3 定期对信息员培训，并形成制度 学院针对信息管理人员的不同需求，通过专业讲座、文献学习、观看录像、参观访问、座谈会等多种形式对信息员进行有针对性、实效性的培训，培训内容涵盖信息管理法律法规、新闻报道写作知识、计算机操作与网络维护技术、摄影摄像技术、宣传工作形势报告等，从而不断提升信息员的思想政治素质、信息意识、文字表达能力和信息技术应用能力，并形成制度，每学年组织信息员学习次数不少于2次、学时不少于6 学时，以此探索学院建设学习型信息管理队伍的长效机制，不断提升信息管理人员的信息化意识、专业化水平。

3.2 构建学院多功能网络信息管理与服务平台

以学院的教学、科研、管理为核心，围绕电子院务，学院对中英文网站进行全面改版，利用学院网站搭建学院多功能网络信息管理与服务平台，并投入经费加强信息管理的硬件建设，不断完善涵盖教学、科研、管理的学院电子院务管理系统，促进学院资源电子化、沟通信息化、办公自动化。

3.2.1 借鉴国内外大学网站建设经验，对学院中英文网站进行全面改版 对国内外排名前五的知名大学和药学院校的网站，从页面设计、栏目设置和版面布局三个角度进行对比分析，借鉴国内外大学网站建设经验，并通过问卷调查和座谈会等形式征求学院师生对网站改版的建议和需求，构建了新的学院网站各级栏目框架设计方案。药学院新的中文网站主页共设置学院介绍、机构设置、教育教学、科学研究、学科建设、师资队伍、荣誉奖励、党建工会、学生园地、研究生园地、文件下载、English 等一级栏目十二个，英文网站主页共设置About Us，Education，Research，Faculty，News &Events，Alumni，Giving to PKUSPS，Calendar，Organization，Achievements，Employment，Facilities 等一级栏目十二个，并在中英文网站主页醒目位置设置与学院各系室的网址链接。各系室网站内容的设计原则是既要体现共性，又要突出特色和优势。紧紧依托学院主页信息主阵地，在保证系室介绍、师资队伍、科学研究、人才培养等共性要求下，有选择地突出自身特色，设置重点学科、精品课程、系室文化等个性化栏目，丰富学院网站整体多样性。

3.2.2 利用学院网站，搭建多功能网络信息管理与服务平台 在药学院网站的框架下搭建了涵盖示范引领、安全信息和资源共享等学院多功能网络信息管理与服务平台。示范引领平台主要通过学院网站主页一级栏目中的荣誉奖励栏目体现，包含学院近年来教学奖励、科研获奖、学生及管理获奖、党建评优和行政管理获奖等五项内容，展示了学院各级各类获奖情况，已成为学院发挥示范引领作用的重要窗口；安全信息平台汇集了国家有关安全的法律法规、学校及学院两级安全管理规定及规章制度、学院安全信息、安全知识等，该平台以图片、视频等多媒体表现形式增强师生对安全知识学习的趣味性和可读性；学院通过共享平台为师生搭建融合药品、试剂、仪器、工作站于一体的综合性资源共享平台，在自愿、安全的基础上，公布学院各系室教师希望共享的药品、试剂目录，使各实验室闲置的药品、试剂能充分利用、互通有无，以期达到既可避免资源浪费，又有利于防止药品积存造成的环境污染与安全隐患的目的。同时学院天然药物及仿生药物国家重点实验室搭建了公共仪器共享与预约平台，部分系室将一些工作站链接在学院共享平台上以促进科研合作与交流，使学院在一定程度上实现了资源共享。

3.2.3 加强硬件投入，为学院信息管理工作提供硬件支撑 由于电子信息技术的飞速发展，高校二级学院需设立专项经费，不断维护、更新和配置符合现代要求的电子设备，逐步实现信息数据的集成和共享。学院通过为系室信息员配备满足信息管理系统要求的笔记本电脑，保证了系室网页信息得到及时有效的更新；学院购置新的服务器，增加了学院网站数据库管理功能，搭建师生网络互动平台及校友信息录入系统，为进一步加强学院信息管理的硬件建设，构建药学院全方位宣传、教育、服务信息平台提供了硬件支撑和保证。

3.3 改进信息管理模式，完善管理制度

信息工作由于其政治性和敏感性导致执行权限相对集中于管理部门，在一定程度上挫伤了基层单位的工作积极性。如果能实现在可控范围内，可在一定程度上使权限下放，对于激活基层工作的主观能动性、减轻管理部门压力具有明显作用。本院为各系室设立了网站信息管理系统登录账号和密码，向系室开放了一定范围内的网站自主更新权限，并要求系室信息员对本单位网站后台系统登陆账号、密码严格保密，从而有力地激发了各系室信息管理的自主性和积极性，保证了系室网页信息的及时更新。高校二级学院具有相对独立的信息发布平台，因此制订完善细致的信息发布管理制度尤为重要。本院按照国家及学校的有关规定，制订了《北京大学药学院网站信息发布管理办法》和《药学院网站管理责任书》，旨在规范学院网站信息发布工作，进一步加强管理及监督，确保学院网站发布内容健康、积极，确保学院信息管理工作持续稳定的发展。

4 结语

随着科学技术的发展和信息化时代的到来，高等学校作为科学技术进步的主阵地，大力发展信息化管理和信息化建设是必然趋势，高校信息管理工作水平的整体提升取决于各二级学院等基层单位信息管理工作的建设情况。加强信息管理队伍建设是学院信息收集、加工、集成、上报的基础，构建多功能网络信息管理与服务平台是学院信息传播、宣传、服务的有效手段，完善管理制度并形成长效机制是学院信息管理工作持续发展的需要。高校学院必须与时俱进，根据社会对办学的需求及高校发展规律，不断研究、创新信息管理工作的方法和途径，为促进高校人才培养、科学研究、社会服务与文化传承创新的发挥奉献力量。

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