试析信息化条件下如何改进档案管理工作

李悦/河北省沧州市孟村回族自治县建设大街居委会

试析信息化条件下如何改进档案管理工作

李悦/河北省沧州市孟村回族自治县建设大街居委会

信息时代的到来加快了我国各行各业的发展速度，而且影响着企业发展的方向，很多企业通过引入先进的信息技术，提高了企业的竞争力，也促进了企业的经济效益的增长。档案管理工作是我国重要的资料整理工作，在信息化的社会背景下，必须通过先进的技术改进档案管理工作，这样才能适应社会的发展，才能促进社会的进步。

信息化；改进；档案管理；建议

档案管理工作是一项具有重要意义的工作，通过对档案、资料信息的整理，是制定正确的发展战略提供重要保障，也是衡量历史的重要依据。社会在不断发展与进步，随着信息时代的到来，很多信息化的技术也体现了先进性与进步性，促进了企业的工作效率。信息技术对推动企业发展以及社会进步有着重要的作用，而且在信息化的条件下，这些作用得到了充分的体现，尤其在档案管理工作中，信息技术越来越重要。

一、信息化档案管理的概述

改革开放以来，我国的科技水平不断提高，计算机的普及率也越来越高，计算机可以简化人们的工作流程，而且还可以提高员工的工作效率。计算机的普遍使用，使得社会的发展越来越趋于信息化，这也使得我国档案管理工作面临的重大的挑战，传统的档案管理技术以及吾不能适应社会的发展，而且不能满足人们对档案资料的巨大需求量。

1.档案信息化概念。电子档案是档案信息化的前提，其打破了传统纸质档案的管理的工作方式，对改进档案管理工作起着引导的作用。档案信息化是建立在传统档案管理的基础之上，是对传统方式的改进与创新，对提高档案管理的工作效率有着促进的作用。档案信息化技术需要借助计算机的功能，其可以将档案的内容存在计算机或者移动设备中，通过计算技术管理这些档案，而且在管理的过程中，可以借助互联网技术、信息技术以及电能的图像、音响技术等等。这种管理方式效率非常高，而且出错率低，是现代化档案管理工作的重点内容，也是档案信息化的基础，这种技术给操作以及查找档案资料提供了方便，具有先进性与高效性，也受到了档案管理人员的重视，为日后档案管理工作发展提供了方向。

2.信息化档案管理工作的特点。为了更好的在信息化的背景下改进档案管理工作，比较首先了解信息化档案管理工作的特点，只有掌握这些特点，才能改进档案管理工作存在的问题。通过分析档案管理工作的特点，优化档案管理的制度，可以帮助档案管理人员制定出全面、有效的管理模式以及制度，从而简化档案管理的操作，提高档案的价值。笔者查阅了大量档案管理资料，总结出了几点信息化档案管理工作的主要特点，第一，信息化档案管理有别于传统管理方式，去是一种非人工操作的管理模式，对档案的分类以及识别等工作都是靠电脑技术完成的，而且速度非常快。第二，信息化档案管理的信息存储量非常大，而且档案的体积较小，这为保存档案提供了方便，其具有档案信息的高密集性。第三，档案信息与各种载体之间是一种可分离的性能，也是多种媒体信息相互促进和综合采用的一种形式。

二、信息化条件下改进档案管理工作的建议

1.转变档案管理方式。在传统的档案管理工作中，由于档案媒介和档案基础都是以纸质、照片、录音和图像等作为主要载体的，因此在档案管理工作中对于这些档案管理而言至关重要，同时在管理的过程中更是从多个角度去入手分析和总结的过程。同时在档案管理模式中，则是利用手工、人工亲手亲为的方式对档案材料进行管理、整理、收集、鉴定和保管的一种综合性管理措施和工作模式，其在管理工作中存在着工作量大、工作步骤繁琐、工作流程繁杂的特点，因此在目前的档案管理工作中成为人们改善和研究的要点。

2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法，所以，必须建立有效的信息系统，有效的解决安全问题。

3.在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

三、结语

电子档案是档案管理工作不断发展的产物，也是社会不断发展的产物，在信息技术不断发展的今天，先进的信息技术不断的应用在各行各业中，而且提高了各个行业的发展速度。传统的档案管理模式已经不能适应现代化的社会发展要求，档案管理人员必须通过有效的方法不断的改进档案管理模式，应用先进的信息技术提高档案管理的效率。电子档案是未来档案管理发展的趋势，应用这项技术需要借助计算机的功能，还需要了解电子档案管理的特点，这样才能制定出科学合理的管理制度，从而推动档案管理的不断发展。

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