城建档案开发利用方向之探讨

石海山/湖北省阳新县建设工程质量监督站

城建档案开发利用方向之探讨

石海山/湖北省阳新县建设工程质量监督站

城建档案工作的最终目的，是为了保存和开发利用城建档案信息资源，及时有效地为城市建设各项事业服务。而新时期面对快速发展的城市建设形势，如何搞好城建档案开发利用工作，是城建档案部门的当务之急，现结合工作实际，就城建档案开发利用方向谈几点看法：

一、拓宽城建档案开发利用门类

随着利用者对城建档案信息内容涉及面越来越广泛，城建档案要充分拓宽和利用馆藏资源，及时满足利用者需求。一是开发利用建筑工程档案资源。建筑工程档案是工程建设活动中形成原始的、图物相符有保存价值的真实记录，是工程在今后维修及改建扩建等建设活动中的重要依据。二是开发利用市政工程档案。市政设施科学管理和维护的重要依据就是在建设过程中形成的工程档案，只有真实、完整、可靠的市政工程档案才能为日后的工程维修和应付突发事件提供有力的工程依据。三是充分利用建设系统内部档案资源。如勘测设计、园林绿化、房地产管理等部门在工作形成的有保存和利用价值的档案资料。阳新县城建档案馆在上述单位已分别设立了相应的档案室，利用者可持有关手续直接到相应的档案室进行档案查阅，为利用者提供及时准确服务。四是充分利用机关文书档案。机关文书档案是反映建设局党务、行政管理等活动的档案，文书档案分为党政综合类文书、人事机构类文书、财务类文书、业务类文书等五大类，其中机构设置、人事安排类档案具有举足轻重的作用，利用率较高。五是开发利用各类城建档案。城建档案内容丰富、种类繁多，除开发利用上述四类档案外，还可充分利用工程地质、测绘、城市规划、公共交通、市容环卫等档案门类，使城建档案的开发利用工作日趋完善。

二、拓宽城建档案开发利用途径

随着城建档案利用者查询需求的多样化，拓宽城建档案开发利用途径，是深化城建档案信息资源开发利用的客观需要。

1.切实抓好档案整理工作。档案整理工作，是一项基础性工作，是档案开发利用重要的前提条件。数量繁杂的档案，如不进行科学的整理，查找一份资料便相当困难，直接影响档案的利用价值。如阳新县档案馆由于前几年进馆档案数量俱增，整理速度跟不上，导致档案积压严重，难以很好地向社会提供查阅。针对这种现象，该馆加足马力，切实抓好档案整理工作，自2006年起抓清理积存零散档案、抢救破损档案，整理不合格案卷，消除档案成堆成捆、零乱残破的现象，确保了所有进馆档案整齐规范，整洁美观，方便利用。

2.加强档案数字化建设。要方便档案查询，就要充分运用计算机和网络技术，加强数字化、信息化建设，全面提升城建档案开发利用水平。一是运用先进档案管理软件。先进档案管理软件是方便档案查阅的有力工具，能帮助工作人员快速、准确定位档案，一改速度慢、查准率低的局面。如阳新县城建档案馆自引进深圳数字伟图城建档案管理软件后，可按项目名称、项目地点、建设单位等多种查询信息综合或单一查询，不但提高了档案利用的方便性、灵活性，还大大提高了档案查全率。二是建立城建档案网站。通过网站这个互动平台，可增加城建档案馆与社会的沟通渠道。在网站上及时公布档案开放目录、查询须知等有关事项，让社会方便地获取城建档案有关信息。

3.适时举办展览活动。除了在馆内提供纸质或电子档案阅览的方式之外，举办形式多样、不同题材的城建档案展览，是一种行之有效的实现城建档案价值的合适途径。如阳新县城建档案馆2007年协助县建设局布展的“阳新县城市建设展”，为人们了解阳新的过去，认识阳新的现在，展望阳新的未来，很好地发挥了馆藏优势。

4.认真做好编研工作。在信息时代，人们对信息的需求已不仅是利用单位文件作凭证作参考，更多的是利用经过科学加工的有系统性的资料作研究与开发。能够满足这种需求的只有编研工作，只有不断开发新的编研成果，才能将过去单一地只为档案保管单位提供服务，变成广泛地为社会各界服务，最大限度地发挥城建档案的信息功能。

5.提供特色的开发服务平台。随着城市建设的加快，一些政府重大工程也在纷纷上马。重大工程在可行性研究、开工之前很长一段时间里要频繁查阅参考城建档案馆保存的有关档案。档案部门应克服人员少、场地紧的问题，成立专门力量设立专门场所为政府重大工程建设查档提供方便，及时满足查档需求。

三、做好城建档案开发利用的宣传工作

利用政府和市场宣传手段，采取多种渠道，积极主动地开展档案宣传工作，唤起社会对档案开发利用的重视及自觉性，从而变“等客上门”为“引客上门”，让档案利用发挥更大的作用。一是向各级领导进行宣传。适时地向领导宣传档案工作，争取他们对城建档案的重视，以取得他们的关心与支持。二是通过媒体广泛宣传。通过报刊杂志、广播电视等形式把服务形象、馆藏内容、查阅手续等进行宣传，让更多用户了解到自己所需要的城建档案信息要到哪里查、如何查询、查询需要何种手续等方面，真正使城建档案为用户维护自己的权益发挥作用，提高社会的重视和影响力。

四、提高城建档案工作人员素质

城建档案馆要充分发挥城建档案的历史文化价值，建设一支懂业务、有文化素养、有责任感的队伍尤为重要。造就这样的一支队伍，一是要增强城建档案工作人员的责任感和工作事业心；二是要提高城建档案工作人员的业务水平，通过学习培训和交流等形式进行补缺、补漏和拓展提高，有重点、有方向地培养适应城建档案事业发展需要的专业人才；三是要创造条件，鼓励城建档案工作人员深入社会，进行调查研究，掌握社会城建文化动态，打造城建文化品牌。

城建档案开发利用工作是一项长期的系统工程，需要从观念转变到加强自我宣传；从丰富馆藏到提高服务水平；从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投入，只有这样，城建档案开发利用工作才会跃上一个新台阶。