浅谈航道养护工程档案管理

朱 强

（江苏省宝应船闸管理所 扬州 225800）

宝应船闸位于宝应县城南，连通京杭大运河和宝射河，承担沟通省干线航道网中“两纵”——京杭大运河和连申线的重要作用。改造后的宝应船闸为IV级通航建筑物，规模为23 m×180 m×4 m（口门宽×闸室长×槛上水深），主要包括船闸主体、导航墙、上下游引航道驳岸、下闸首公路桥、闸阀门、启闭机、电气及附属项目，批复预算经费1.6亿元。2011年7月省厅航道局批复施工图设计及预算，8月批准开工备案。本工程省局批复工期24个月，2011年8月向扬州市交通工程安全质量监督站申请了质量监督，同年9月28日正式开工建设，于2013年7月20日建成通航。本工程工期短，参建单位多，环节多，内部协作复杂，但养护工程档案管理不折不扣地按照江苏省交通运输厅制定的《交通档案管理办法》《航道工程竣工验收办法》《江苏省航道建设项目文件材料立卷归档管理办法》整理工程资料。对工程建设档案资料进行收集、整理、组卷、编目、移交、保管、检索等工作。

实践证明，一个优秀的养护工程档案管理者，对养护工程的档案管理应做到管理专业、文件规范、归档及时、数字管理、查询便捷。只有这样才能充分利用养护工程档案内容，真正体现档案的价值，实现档案为现实服务的根本目的。以下是工程实践中对航道养护档案管理的一些体会。

1 加大档案工作宣传力度

工程项目实施前，应加大档案工作宣传力度，不断提高社会档案意识。要采取多种形式、多种渠道，加大档案工作宣传力度，提高社会档案意识。只有这样，项目档案管理工作才能步入正轨。项目开工前，应确定分管领导和档案员，及时收集档案，按标准规范整理组卷。不论是业主单位，还是项目参建单位，在重视项目建设的质量、进度的同时，应明确项目档案没有通过专项验收，整个项目就没有结束的档案意识。

2 设置专职档案员

由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立工程档案管理部门，档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少，多为兼职人员，档案管理人员工作稳定性差，而且对航道工程档案的收集、整理、归档不熟悉，使得案卷质量差，无法达到档案管理要求。为了优化档案管理工作，应发挥业主单位和参建单位的积极性，争取各方支持和配合。由于项目档案管理工作单靠建设单位的力量是远远不够的，加上建设项目档案工作人员流动大，难以熟练掌握业务，进行独立操作［1］，参建单位应积极努力创造条件，为重点建设项目档案工作的健康发展构筑良好的人文环境。在工程竣工验收时，力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统，其归档的文件质量符合要求。只有这样，才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。

3 完善档案移交手续

档案移交应及时，手续要完善。工程建设项目从立项开始就产生了档案，随着工程建设进度的不断加快，工程项目档案会越来越多。按要求，每件项目档案产生后，都要及时移交给档案员，并办理移交手续。各参建单位的档案应建立专门的档案室，及时将文件归档并更新台账。

4 规范档案保存环境

工程档案可以直观地反映出工程的质量。工程建设中，施工记录、工程建设进度、施工过程中的隐蔽工程及放水后水下工程等都是组成工程档案的内容。工程在竣工后，因无法看到工程建设的过程，也无法检测水下部分的质量。但可以利用已有的图纸，现场的施工记录来还原整个施工过程，找出施工过程中的质量问题。工程质量问题主要由施工组织及施工过程中的质量控制来保证［2］。保存好工程档案，可以更好地发挥施工组织及施工计量控制的效率。如果涉及到质量评定，事故原因分析，隐蔽工程施工，竣工验收，档案都是日常管理中不可替代的重要依据，也是工程建成后进行工程维护、运行管理不可缺少的参考资料。

5 建立档案信息电子化管理

航道工程施工过程中产生的文件在归档后，由于没有采取数字化管理，管理现代化水平不高，没有应用专业的档案管理软件，未能实现资源共享。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益［3］。在实际工作中，本工程既重视纸质文件的归档，又重视电子文件的归档，将全部纸质文件电子扫描，电子文件按档案立卷管理办法与纸质档案同步归档，将航道工程档案信息在QQ群里共享，需要时按电子目录查询即可，使档案管理更有序、查询更方便 ，利用更及时。并且提高了档案的查全率和查准率，大大节省了查询、复印的时间。

6 结语

综上所述，航道工程建设中只有严格执行工程管理的各项规章制度，实行规范化管理，并通过工程技术人员辛勤负责工作，才能保证航道工程档案从形成到归档按时保质、井然有序，才能体现航道工程的整体管理水平和质量。档案工作者只有对工程档案采取科学管理，辛勤用心服务，才能实现档案资源的有效开发利用，才能为航道工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据，才能更好地为航道工程的基本建设服务。

［1］ 上海市浦东新区档案局.建设项目（工程）竣工档案编报实务新编［M］.上海：同济大学出版社，2009.

［2］ 岗位培训教材编委会.工程文件与工程档案实务［M］.北京：中国建筑工业出版社，2012.

［3］ 郝增锁.建筑工程档案资料快速编制、组卷与范例［M］.上海：上海科学技术出版社，2011.