完善交通运输行业事业单位办公室工作的思考

李小黎

（交通运输部科学研究院，北京100029）

0 引言

办公室是事业单位保持政令畅通、实现组织目标的中枢机构。“综合、协调、参谋、服务”是办公室的职能定位，“参与政务、办好事务、搞好服务”是办公室的职责重点。作为领导决策的支持中心、信息交流的处理中心、会议文件的运转中心、综合协调的服务中心，办公室具有承上启下的作用，在管理链条中处于关键环节。因此，办公室工作牵一发而动全身，直接关系到事业单位的工作效能和对外形象。

在交通运输行业致力于“四个交通”建设的新形势下，作为事业单位的枢纽部门，办公室应服务行业发展大局，完善管理职能、提升服务水平，为事业单位的改革与发展保驾护航，助力事业单位支持行业发展的职责与目标。

1 交通运输行业事业单位办公室工作特点与不足

1.1 办公室工作的特点

事业单位的管理体制决定了办公室工作的特性。结合交通运输行业特点，具体说来有以下几个方面。

一是行业特色突出。交通运输行业绝大多数事业单位是以脑力劳动为主体的知识密集型组织，专业性强，技术人员居多，单位领导多半也是相关技术专业出身，而且还兼顾专业技术工作。办公室人员如果只懂行政而不了解本单位实际业务，服务很难精准到位。

二是职能综合多元。受人员编制的限制，职能部门的设置不可能细致全面。办公室除大量文字工作外，有些事务统归办公室负责，使得办公室需兼容各方面的事务，职能具有多元性。

三是面向全体员工履行管理与服务职能。交通运输行业的事业单位一般没有下属独立单位。办公室面向全体员工，直接办理事务、处理问题，难度较大，没有回旋的余地。因此，就要求办公室人员在日常工作中必须掌握政策、把握原则，熟悉业务，灵活工作，服务周到。

四是工作内容“繁、急、细”。即“工作繁杂、急事急办、事无巨细”。办公室的工作概括起来就是“办文、办会、办事”。对内综合协调、对外展示形象，说话、处事、行文代表单位和领导，政策性、原则性、严谨性要求极高。

1.2 办公室工作的不足

新形势下，事业单位办公室管理过程中存在的问题日益突显，办公室管理面临着许多挑战。目前比较突出的问题主要有以下几个方面。

一是缺乏战略思考，职能规划不到位。日常事务管理只是办公室职能的一个组成部分，然而当前许多行业事业单位中，日常事务管理却成了办公室最主要的职能，办公室人员以处理各类琐碎事务为主要工作，主动反思和创新工作意识不强，导致办公室管理效能低下，无法充分发挥领导的参谋助手作用。

二是管理体系不健全。事业单位办公室内部管理制度有所缺失、办事程序不规范，容易造成人力、成本浪费；缺乏相应的激励机制，办公室人员工作积极性不高，办事效率低；素质培训力度不够，导致工作人员服务理念方式滞后[1]。

三是常年处于办公室的封闭环境，满足于完成领导交办的任务，注重面上不出问题，深入基层调查研究不够[2]。

四是积极进取的学习氛围不够浓厚。办公室工作任务繁重，工作人员往往忽视理论与技能学习。无法准确把握国家政策方针，业务知识面狭隘，服务意识淡薄，文字处理工作水平有待进一步提高。

2 提升事业单位办公室管理水平的思考与建议

我国事业单位改革的不断深入给办公室工作带来了新的机遇与挑战。事业单位办公室建设也应紧跟改革步伐，解放思想、开拓进取，以加强队伍建设为根本，以深化改革、理顺工作程序、强化制度建设为保证，注重管理职能升级与业务能力提升，努力使事业单位办公室工作跨上新台阶。

2.1 把握规律，坚持创新，不断提高办公室工作水平

办公室工作综合性、专业性很强，集事务和政务于一身，有着自身的特点和内在规律。办公室工作人员应注意从具体事务中摆脱出来，努力探讨和把握办公室工作规律，处理好几个重要关系，提升工作层次与水平。

（1）处理好事务与政务的关系

事务和政务是办公室工作不可分割的两个方面。所谓事务，是指办公室日常的服务性工作，包括办文、办会、办事、接待来访、后勤服务等。所谓政务，是指出谋划策，当好参谋助手。办公室事务繁杂，头绪众多，但不能成为“留声机”、“收发室”和“传声筒”，也不能仅仅局限于公文办理，迎来送往和上传下达。事务与政务两者既有区别，又紧密联系，相辅相成。当前，要突出政务这个重点。只有这样，办公室工作才能真正提升水平。要强化政务，办好事务，做好服务。善于在具体事务中深入挖掘，从而发现带有规律性的东西。办公室在政务工作方面，要参在点子上，谋在关键处，为领导抓大事、议大事服务。衡量办公室工作的标准，既包括处理日常事务的能力，又包括出谋献策的水平。如果只陷入事务性圈子，即使服务得再好，也是低层次、缺乏深度的。

（2）处理好对内服务与对外服务的关系

办公室工作应牢固树立“三服务”的指导思想，即为上级机关服务、为单位领导和职能部门服务、为基层服务。当前，特别要强调积极、负责地做好对上服务。事业单位办公室要加强为本单位大局服务的意识，通过政务信息等方式积极主动地向上级机关反映情况、提供信息。通过扎实有效的工作，争取上级部门的支持。

（3）处理好效率由与质量的关系

针对当前办公室工作的实际，特别要强化精品意识。活动组织、公文办理和会议安排均应严谨高效、精益求精。办公室工作应把质量放在首位，绝不能“大概”、“差不多”。

（4）处理好虚与实的关系

办公室是综合服务部门，表面看“虚”而“忙”，但实际上办公室的每项工作都非常具体。如果处理不好，每天看起来忙忙碌碌，但工作成效不大，能力提高不快。要做到虚实结合，虚中有实。同时，在实干之中勤于思考，在忙碌之余善于总结，力求做到政治上清醒、政策上明白、工作上内行。

（5）处理好继承与创新的关系

继承是创新的前提，创新是最好的继承。办公室工作重在创新，创新是办公室工作的持久动力。事业单位办公室要结合实际，找准服务全局的切入点，在工作思路、工作机制和工作方式的创新上下功夫。

2.2 突出重点，狠抓落实，努力开创办公室工作新局面

（1）着眼全局，当好参谋助手

一是做好信息服务。办公室是信息的集散地，占有丰富的信息资源，是领导获取信息、了解全局的主渠道。要充分利用这个优势，以“领导要知道的”和“需要领导知道的”为重点，主动收集整合信息，深入挖掘。要紧密结合单位工作实际，创办多种形式的信息刊物，开展多层次的信息服务交流，为领导和本单位服务。这是办公室发挥参谋助手作用、拓展职能、提升水平的具体体现。

二是做好督促检查。督促检查是办公室工作的重要职责，它的出发点和落脚点都是为了推动决策的落实。督查工作要紧紧围绕中心，突出重点，着力抓好上级领导交办事项、会议议定事项、文件办理事项的督查。要完善督查工作机制，层层落实督查责任，对上级领导关注的重大问题指定专人负责，全程跟踪督办；对会议议定事项要狠抓落实，注重办理实效；对会签、请示等办件，要按时限完成，通过督办确保每一件事情都有结果。

三是做好综合协调。综合协调能力的高低体现办公室工作的艺术和水平，在日常工作中办公室需要协调的事项，涉及到领导关系、部门关系、上下关系和内外关系，矛盾多、难度大，综合协调应讲究协调艺术，注重工作策略；应坚持以大局为重，客观公正，抓住主要矛盾，紧紧围绕单位工作重点，找准工作着力点以达到事半功倍的效果。

（2）完善制度，规范工作程序

制度是指要求大家共同遵守的办事规则、行为准则以及人们应普遍遵守的行为规范[3]。科学合理的制度对规范办公室各项工作、顺利贯彻决策层意图至关重要。办公室工作涵盖面很广，事情繁杂，要做到“不缺位，不越位、不错位”就必须有一套完善的规章制度体系作为办公室规范化运作的保障。

首先，从岗位职责出发，明确办公室职权范围，确保每个环节均有章可循；其次，注重制度的完善和创新，根据新形势新情况不断完善办公室制度，确保管理的科学化与合理化；再次，完善考核激励机制，提升办公室人员的工作积极性、主动性和创造性；最后，要严格执行制度，做到规范、公开、透明，对执行不力的人员给予相应的惩罚，增强制度的约束力，实现管理效果。

（3）搞好队伍建设，提高工作效率

办公室工作有它的独特性，对于其工作人员的素质有很高的要求。面临新形势和新任务，事业单位办公室必须重视自身建设，努力提高自身素质和业务能力，树立快、准、严、细、实的工作作风，建成一支政治素质强、业务技能精、作风形象好的高绩效学习型工作团队。重点加强对四种素质的培养：一是政治素质，即树立正确的世界观、人生观，树立全心全意为人民服务的思想，具备廉洁自律的道德品格；二是业务素质，即具有过硬的文字和口头表达能力，以及综合分析、参谋服务的能力，积极参与组织管理；三是协调能力，即必须学会处理复杂事件的能力，敢于承担责任，为领导和职工排忧解难；四是执行能力，即必须提高工作效率，充分贯彻领导意图，力求做到“召之即来、来则能战、战则能胜”。

3 结语

交通运输行业事业单位深化改革的新形势对办公室工作提出了更高的要求。研究办公室工作，就是要自觉地把它放在国家和行业改革发展的大局中来衡量。

事业单位办公室应继续秉承“精心办文，悉心办会，细心办事”的工作宗旨；同时注重对外展示形象，对内苦练内功；以“协调高效的组织者、远见得力的参谋者、勤勉尽责的执行者、现代化管理体系的建设者、任劳任怨的服务者、富有激情的鼓动者”的角色定位，全面拓宽工作职能、提升服务水平。

[1] 新华网.十八大报告[EB/OL].(2012-11-09)[2014-03-01]http://www.xj.xinhuanet.com/2012- 11/19/c_113722546_5.htm.

[2] 周民.完善事业单位办公室管理职能的几点思考[J].海峡科学，2014（8）：59-61.

[3] 江建军，陈欢欢.对科研事业单位办公室工作的思考[J].办公室业务，2014（6）：6.

[4] 余路. 事业单位改革的五点思考[J]. 中国行政管理，2011（5）：38.

[5] 孙荣.办公室管理[M].上海：复旦大学出版社，1999.