电力工程建设EPC项目档案管理

尹 辉，朱 阔，孙晨阳

（1.东北电力设计院，长春 130021；2.吉林财经大学，长春 130117）

随着国家建设的快速发展，改革的不断深入，建设项目管理逐步与国际接轨，工程总承包（EPC）项目已成为电力设计单位的主流经营模式。EPC 项目工作内容包含了工程项目前期研究、招投标、设计、采购、施工管理、试运行等工程建设全过程的所有范围，同时在工程建设过程中也产生了各种类型的文件材料，如何按照档案管理有关规定对其进行管理，是工程总承包单位需要解决的问题。EPC 项目档案管理，直接关系到项目的质量、竣工验收和移交，是项目经济效益的保障之一，是项目建设过程中重要的工作内容，是项目管理的重要组成部分，是档案工作规范的要求。加强EPC 项目档案管理对电力建设项目EPC模式具有重要的。

1 EPC项目档案管理的特点

EPC项目包含了项目建设的全过程，档案的形成渠道多，来源范围广。是参建各方基本面貌和工程建设全过程的综合反映；是一份及极其宝贵的资源和历史记录，包括了项目立项、工程招投标、勘测设计、设备材料采购、施工安装、试运行、竣工验收等项目实施全过程中形成的全部文件材料。由于EPC项目参建单位多，包括不同地区、不同行业和不同性质的单位，单靠总包方不能完成项目档案管理工作，因此，总承包方要组织、协调和指导各分包方的档案管理工作，以保证整个项目的档案管理工作科学、有序地进行。在此条件下，一个好的组织架构及明确的责任分工显得尤为重要，它不仅是组织与管理EPC项目档案工作的基础，也是维护建设秩序与保证工程质量的必要条件。

2 EPC项目档案管理原则

2.1 积极授权

在EPC项目建设过程中，EPC 项目部统一领导和监督整个项目建设过程中的档案管理工作，因此，对内部各部门与分包单位及设备材料厂家具有较大的约束力，同时作为平级主体，与业主方和监理方进行业务沟通；而档案管理机构是EPC项目档案管理的具体组织者与执行者，作为项目部下设机构，与项目部其他部门平级或级别低于其他部门，对分包单位缺乏管理和处罚权力，业务要求的贯彻与执行监管过程中难免遇到种种困难和阻力。为了更好地贯彻档案管理有关规定，现场档案管理制度的制定、相关各类合同签订过程中关于档案事宜的商洽、档案管理培训的组织、档案会议的召开，以及对各部门档案制度执行的监督与奖惩等，都应由档案管理机构以EPC项目部的名义进行，项目部管理层应对上述档案工作予以授权和支持。

2.2 统一认识、明晰权责

为确保项目涉及的各方对档案组织管理体系和权责范围认识一致。在项目准备期内，EPC 项目部应做好与设备厂家、分包方、业主方及监理方的沟通，根据国家和行业标准，贯彻落实业主有关档案的要求。现场所有档案管理制度应分发到总包方与分包方各有关部门，并报送业主方与监理方。EPC 项目部各部门以及分包方，应在本规定的框架内，严格履行自身档案管理职责。本着“谁形成谁整理归档”的原则，将档案管理权责明晰并落实到人。

2.3 机构完整、保持同步、奖罚分明

EPC项目现场档案管理的组织机构和岗位设置，应满足工程档案管理的要求。分包方应成立专门的档案管理机构，在总包方档案管理机构的监督指导下，完成本单位档案的收集与归档工作，并按合同规定，向总承包档案管理机构移交本单位档案。

对项目文件同步收集与管理，是保证其质量的重要措施，EPC 项目部应根据施工计划和工程进度，授权档案管理机构同步监督、指导总包方与分包各方项目文件的归档，相关单位应严格执行合同要求与制度的规定。

为保障档案管理组织体系合理高效运行，严格的奖惩制度必不可少，因此，应根据现场具体情况制定档案管理处罚条例，将处罚条例相关内容纳入分包合同中，由总包方档案管理机构考核检查，对未及时归档、丢失文件等影响现场档案工作秩序和质量的行为予以处罚，并限时整改。

3 档案管理组织架构及机构职责

3.1 组织架构

EPC项目的档案管理组织机构主要由EPC 项目部领导层、EPC项目部以及分包单位3个层级构成。EPC项目部领导层包括项目部项目经理及项目部总工程师；EPC项目部包括工程管理部门、“三标”管理部门、设计部门、设备管理部门、计划财务部门和综合管理部门等，档案管理机构单独设立或设立在项目部某个部门内；分包单位主要包括建筑单位、安装单位、调试单位以及设备代保管单位等。

项目部领导层领导管理整个EPC 项目建设过程中的档案工作。项目部档案管理机构在项目部领导层的领导下，与业主方、监理方和设备材料厂家等各方明确档案要求，接收管理项目部形成的项目文件，监管分包单位的档案工作。项目部工程管理部门与档案管理机构共同监督管理建筑、安装、调试分包单位施工文件的收集、管理和移交工作；项目部档案管理机构会同项目部设备管理部门与设备材料代保管分包单位以及设备材料厂家协调设备文件的收集、管理与移交工作。

3.2 机构职责

EPC项目部应设立专门档案管理机构，在项目部授权下，负责整个项目档案管理的日常工作。档案管理机构是EPC项目档案管理的核心部门，负责项目建设过程中全部档案事务的具体执行，上承项目部管理层，下启分包各方，中间串联项目部各部门，对外沟通业主方、监理方及档案验收评价单位。档案管理机构应建立现场库房，下设档案主管和档案管理员若干，负责制定并执行档案管理制度；接收管理EPC项目部各部门移交的档案；接收与分发整个施工过程中产生的或需要的文件资料与档案；组织档案培训；并与项目建设各方进行沟通协调，确保档案管理组织体系顺畅运行。

4 项目管理部门、分包单位的分工与职责

4.1 项目管理部门分工与职责

项目经理是项目档案管理领导工作的第一责任人，负责落实总承包范围内项目部档案工作领导责任制，全面负责项目部及施工分包各方的档案管理领导工作。项目部总工程师分管并负责EPC 项目档案管理的技术领导工作，监督指导项目部档案管理机构日常工作。

EPC项目部主要包括工程管理部门、设备管理部门、设计部门、计划财务部门、综合管理部门和“三标”管理部门等，各部门在工程建设过程中必须收集整理本部门业务范围内的归档文件，保障其完整、齐全、规范、准确，并及时向项目部档案管理机构移交，积极配合档案室收集与其业务范围相关的其他单位和部门的归档文件。

4.2 分包单位职责

4.2.1 施工、调试分包单位职责

a.严格执行分包合同中有关档案的条款。建立档案管理组织体系，为保障现场档案管理组织体系的顺畅运行，施工与调试单位应建立档案管理部门，设立专门档案管理人员，负责与总包方进行档案业务沟通。

b.分包单位必须将其项目档案管理纳入项目建设管理计划，明确各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，按照项目所属关系，制定相应的检查考核措施。

c.分包单位必须积极收集整理现场使用的译文，安装、调试形成的非标准竣工图，设计变更、使用维护（试运行）、工程安全、质量事故处理形成的文件，并在工程建设过程中，对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上。

d.在项目竣工验收后规定期限内，各分包方向总承包方提交经系统整理、符合达标验收归档要求的竣工档案和其他相关档案，此期限由总包方根据业主要求和国家、行业标准制定。

4.2.2 设备材料代保管分包单位

设备材料代保管单位应积极与EPC 项目部设备管理部门和档案管理机构配合，妥善保管随箱的全部设备资料，以设备合同为单位移交给总包方档案管理机构。开箱验收时，设备材料代保管分包单位应与厂家、设备管理部门及各方专业工程师一起，明确设备资料所属系统、所属合同及所属厂家，若档案人员未能参与开箱，设备材料代保管分包单位与总包方设备管理部门共同代行档案人员职责，将设备资料移交给档案管理机构。

5 结束语

EPC项目建设档案是随着建设工程实体完成而同时产生的重要成果；是工程总承包过程中原始、真实、全面的记录；是工程投产后生产运行、维护、改造、扩建等工作的可靠依据。对总结工程设计、制造、施工、调试和生产运行经验，不断提高生产及技术管理水平起着不可替代的作用。