信息化：畅通法律管理“中枢神经”

□ 本刊记者 王 旸 钟大海

每一家企业在合同管理中的每一个环节都严格按固化的内控流程和合同管理制度运行，不可逾越和变通，“软要求”变成了“硬约束”。

“现在签合同真是既方便又快捷，只要手机在手，只要有网络的地方，轻轻地打开合同管理系统页面，仔细审阅后，就可以实现会签了。”谈起合同管理系统带来的便捷，茂名石化物资供应中心材料科副科长梁文雄掩饰不住内心的高兴劲儿。

茂名石化是中国石化企业合同管理系统的第一家上线单位。中国石化合同管理信息系统自2010年10月启动建设，历经可研立项、试点实施、全面推广，于2012年12月31日在公司123家直属企业及总部机关各部门全面上线，公司境内合同实现100%线上运行。

现在，合同管理信息系统已成为中国石化日常合同管理的“中枢神经”，既支撑起生产经营科学决策，又增强了合同法律风险防控。“合同管理信息系统的运行，标志着中国石化法律管理工作全面进入了信息化、网络化的时代，实现了法律管理在工业化与信息化方面的有效结合。”中国石化法律部相关工作人员说。

截至2014年11月30日，中国石化合同管理信息系统在线运行合同累计超过142万份，金额超过4万亿元，累计注册用户超过10万人，用户累计登录超过830万人次。合同运行高峰期单个工作日登录系统用户最高达15451人次，同时在线人数峰值达3230人，单个工作日创建合同份数最高达4154份。

“一体化”规范管理既能“着地”又能“通天”

石化行业点多、线长、面广，各企业签订的合同内容涉及上中下游各个领域，合同管理信息系统首先需要解决的问题就是确立涵盖制度、流程、系统集成等内容的一体化合同管理标准体系，以保证合同的统一规范管理。

莫瑞钦是茂名石化法律事务部具体负责合同管理的主办科员，当年，他参与了CMIS系统的开发，并对它在茂名石化上线运行三年多的情况非常熟悉。他说：“这个系统最大的好处，就是在公司范围内确立了合同管理标准，实现了合同一体化管理。”

在中国石化，合同系统用户有10万多人，其中专职法律人员仅占1%，99%的用户为业务人员、管理人员和各级领导干部，甚至是企业一把手。他们在合同管理信息系统中的身份或为合同主办人和合同执行人，或为合同审查人、合同监督人和最终签批领导。

一体化合同管理标准体系的建立，让这些各司其职的人可以通过同一个系统相互配合相互制约，并且实现高效流通。

据介绍，合同管理信息系统通过与ERP、电子商务、资金集中等业务系统的集成，使合同管理真正嵌入业务流程中，确保合同签订成为业务办理过程中不可逾越的一环，避免了合同办理和业务操作“两张皮”，保证了合同信息与业务信息的同步，真正实现了法律与业务的有机结合。

“正是合同的多系统联结，实现了互联互通，促进了经营管理水平的提升。和生产经营管理系统实行一体化管理，和生产经营业务链条一体化，特别是和ERP系统的互联互通，实现了企业内部信息化管理的互联互通。”茂名石化法律事务室科长朱瑜这样描述。

以前，企业合同签订有时会不经法律审核。现在，在总部统一规划下，各企业在配置合同系统管理流程时，必须严格按照中国石化统一的内控制度和合同管理制度进行设置，通过技术手段进行流程固化后，合同审批内控权限得到有效执行，合同法律审核成为绕不开的环节，合同的法律审核率100%也得到有效保障，有效杜绝了不经法律审核签订合同的现象。

□ 法律工作人员在电脑前操作。张琼 摄

通过人管系统、系统管人，每一家企业在合同管理中的每一个环节都严格按固化的内控流程和合同管理制度运行，不可逾越和变通，“软要求”变成了“硬约束”，实现了中国石化统一的合同管理制度在全系统各企业贯彻执行、落地生根和全公司范围内合同管理的一体化、专业化、标准化、规范化、正规化。

同时，在工作人员办理或审核、审批合同的过程中，“依法、合规、公平、诚信”的中国石化法治文化理念通过合同系统向纵深延伸，向大众扩展，既能“着地”又能“通天”，极大地增强了全员法律观念和风险管控意识，切实提高了企业依法经营和合规管理水平。

“信息化”搭建空中高速路

传统合同管理模式需要经办人拿着纸质文件奔走于各部门之间办理会签审批手续。跨省市、跨地区、跨国家经营活动如需要通过舟车奔波或者邮寄等传统信息交换方式传递合同，必定导致效率低下、成本浪费，甚至有时会贻误商机。

合同管理信息系统空中高速路的建成，彻底打破了时空界限，合同经办人足不出户可以随时办理合同并查询合同流转的进程，同时对审核审批人提供智能化提醒服务，大大缩短了合同的流转时间。

茂名石化的张力是港口分部的合同员，由于公司地域比较分散，一些辅助生产单位离公司机关比较远。合同管理系统上线三年多，她的感受很深。“从港口分部到公司机关有20公里，过去送一份合同来回要两个小时左右，在路上耗费了大量的时间，抱着一大堆合同来回奔跑，既辛苦又费力，现在好了，轻轻松松坐在办公室就可以搞定，在网上，合同走到了哪个环节一目了然。”张力说。

北京石油的合同经办人王婷婷也对合同管理信息系统提高效率方面感触颇深。以前，一系列烦琐的工作，现在几分钟就能完成。“将合同准备信息填好，标准文本就自动将相关数据直接关联进去，5分钟就能发起一份合同，并且只需坐在电脑前就能知道合同的进展情况，最快一次半个小时就能完成全部的审批。”王婷婷说。

合同管理信息系统通过模块化的功能设计，规范了合同准备起草、审查审批、签署备案、履行反馈、合同终结和统计查询等过程环节，突破了地域和时间限制，实现了合同全流程闭环管控和规范化管理。以合同系统为平台，以各模块为载体，将依法合规管理和法律风险防控要求全部嵌入各个业务办理环节和审批流程，为依法合规办理业务奠定了坚实基础，为企业依法合规经营筑牢了根基。

据了解，合同管理信息系统共嵌入中国石化总部和企业两级标准合同示范文本3518个。经办人员在合同准备阶段填写的合同要素信息可自动显示在标准文本中，并生成拟签订的合同文本，大大减轻了业务人员工作量。

集团公司法律部相关工作人员为记者算了一笔账。合同系统上线后，与传统手工操作相比，合同平均审批周期从15天下降至7天以内。合同管理信息化大大节省了打印纸张和墨粉，实现了绿色低碳环保。按平均每份合同节省差旅费、打印费等成本100元，通过系统办理60万份合同/年计算，每年可节约合同管理成本至少6000万元，显著提高了合同管理效益和效率。

“还有一个好处，就是实现了合同原件的电子归档。”莫瑞钦补充说。过去，公司的合同由各单位归档管理，发生过某改制企业一份重要合同丢失的事件，而且供应中心的合同文本多，过去合同文本是放在办公楼五楼，专门拿出两个房间专人管理，还要防潮防老鼠。“这种零散的合同文本管理存在一定的风险，而且不方便查询。”莫瑞钦谈起这些往事直摇头。

现在，所有的合同文本都是电子文本，由信息中心档案室集中统一归口管理，既简化了工作量，又方便了查询和检索；既增强了合同管理的规范性，又有效防范了风险，保障了合同的安全性。

动态监督打造“阳光工程”

通过合同管理信息系统，工作人员坐在电脑前，轻点鼠标，合同管理情况就会跃然屏幕，并且实现实时更新，各类合同信息可随时调取。

如今，CMIS系统已经与业务公开系统、制度管理系统实现对接，成为纪检监察、内控管理、企业审计的重要数据源，为打造廉洁工程、阳光工程提供了有力的法律支撑和保障。

“合同管理信息系统的建立，为我们实施日常的监督、检查和效能监察提供了很好的资源和平台。合同管理信息系统可以动态、全景式展现每一份合同的进度、流程，增加了合同管理的透明度，为合同业务的廉洁管控、阳光运行提供了有效的途径和手段。”江汉油田纪检监察处副处长屈苏说。

在合同管理信息系统中，合同签署的过程和审批办理痕迹无不在系统中被完整记录下来，不可更改，留有证据，易于追溯，责任清晰；合同相对人资质及履约评价公开可查询，利于从源头上管控合同风险；系统可对履约异常情况进行提示，完善了事中管理；合同结算由系统按照合同条款进行控制，有效降低资金风险。

同时，系统可以动态、全景式地展现每一份合同的流转进程。只要上线，总部和企业各级管理人员可根据授权，查阅合同相关信息，掌握具体合同的订立和执行状况。

合同系统通过与业务公开、审计等系统的集成，使合同数据可以为各级监管部门共享，真正实现了透明化管理。总部纪检监察和审计部门可对总部及下属单位的任意一份合同进行在线监督，对不同单位之间的物资采购等合同进行价格比较，及时发现违规问题。合同管理信息系统成为规范管理、堵塞漏洞、防止暗箱操作的 “阳光工程”。

自2011年4月18日第一份合同上线，合同管理信息系统在中国石化境内企业已平稳运行了三年多。相关负责人表示，随着国际化战略的实施，中国石化境外业务规模越来越大，涉外合同金额已占到合同总金额的一半。为将法律风险防控的关口前移到境外，中国石化适时启动了合同管理信息系统二期建设，依托境内合同管理信息系统运行的成功经验和所提供的技术支撑平台，打造适合国际法律环境、交易规则、语言习俗和文化背景的境外合同管理信息系统。实现合同管理信息系统对境内外业务的全覆盖，用信息化手段为中国石化“走出去”保驾护航，为国际化经营提供有力的法律支撑和保障。