三十日之约——浅谈投稿回复不作为

文 敏

（沈阳医学院 学报编辑部，辽宁 沈阳110034）

中华人民共和国著作权法第32条规定：著作权人向杂志社投稿的，自稿件发出之日起30日内未收到杂志社通知决定刊登的，可以将同一作品向其他杂志社投稿，双方另有约定的除外。这条规定要求作者在约定期限内不能一稿多投，同时杂志社应在30日或约定的期限内给出明确的处理意见。作者将精心撰写的稿件投给各个杂志社，目的是将描述科研成果的论文早日发布，或晋级或报奖或课题结题或毕业等用途，杂志社在收到作者的稿件后要及时的三审，要给作者尽早明确的回复，或录用或退稿。但作者实际投稿给杂志社过程中回复不及时现象时有发生。

一、稿约是否有规定

投稿回复指杂志社在稿约或电子邮件自动回复或投稿网站中所声明的从收到稿件到录用与否的结论投递给作者的时间。著作权法规定答复期限是一个月，另有约定的除外。下面引用部分稿约中关于回复的内容是笔者或同事投稿的经历。杂志社一般在稿约中对作者总有约定：“编辑部将在收稿后2周对论文进行初审。作者3个月内未接到录用通知或退修单，如欲投他刊，请事先与我刊联系。由于我刊人力有限，投稿无法一一回复，如果三个月内未被采用，请您自行处理稿件敬请谅解！”或“本刊一律不退稿，请作者自留底稿或杂志社自行约定六个月，如未收到录用通知，可自行将稿件另投他刊”。比著作权法之规定超出二个月或五个月之久。但这总比没有给出具体约定的杂志社要好。“您好，××编辑部已收到您的来稿，咨询电话××，审稿周期30个工作日之内。”其他约定没有，虽然指明作者所投稿件审稿周期是一个月，符合著作权法的规定，但没有明确作者可通过何种途径知晓审稿结果，是编辑部打电话或电子邮件通知，还是作者打电话询问，是录用的通知，不录用的不通知，指示不明确。还有稿约中这样约定：“作者向本刊所投稿件一经本刊录用，则该论文的复制权、发行权、信息网络传播权、翻译权、汇编权等权利视为自动转让给本刊。本刊为国内、各主要数据库收录刊，本刊所发表的稿件将同时通过网络进行出版，作者来稿时如无特殊声明，即视为同意，本刊一次性支付作者稿酬已包含光盘版、网络版等费用。”只字未提何时给作者答复，作者发表权的权利完全没有体现。笔者又随机查询了辽宁医学院学报社科版和科学版，该学校所主办的两个期刊均作出承诺一个星期即会给作者答复，无论采用与否。杭州师范大学学报（社会科学版）稿约中声明稿件如被采用，三个月内通知作者，若未被采用，恕不奉告评审意见。这三个学报答复作者比较明确。

欧翠珍［1］在科技期刊网随机抽取100家学术期刊（以高校学报为主），对其2007年刊发的稿约中就“用稿周期”进行调查，得出这些学术期刊的审稿周期分布情况是：一个月的占2%，二个月的占9%，三个月的占55%，四个月的占4%，五个月的占1%，六个月的占11%，无限期的（未约定审稿期限的）占18%。张传［2］对68种学报稿约的调查结果显示：只有少数学报在稿约中声明收到稿件后发回执；至于审稿回复，做的就不够，采用发录用通知，不采用不发退稿通知的57种，占83.8%，无论采用与否均给通知的8种，占11.8%，不给通知的3种，占4.4%。李明山等［3］对广东科技期刊稿约中审稿时间的调查结果显示：79种期刊明确说明超过稿约中的审稿时间，作者未收到函告或通知可自行处理稿件，稿件不退还；9种期刊在稿约中的审稿时间到期时，要求作者来电查询稿件是否被采用，确知不被采用后可自行处理，稿件不退还；有11种期刊写明若稿件不被采用可退稿；另17种期刊只规定了审稿时间，其他无任何说明；有3种期刊要求在审稿时间内稿件作者另投他刊时需征得编辑部同意；有26种期刊没有在期刊上刊登稿约或有稿约而无审稿时间说明，无法确定稿约中的审稿时间。

二、投稿回复不作为的原因

（一）杂志社录用流程繁琐

杂志社的编务工作应得到杂志社的重视，它是杂志社执行著作权法的重要阵地，编务在接到纸质版或电子版或在线投稿的稿件会及时登记，返给作者一投稿回执，以确定作者的稿件已收到。转交责任编辑或杂志社主任初审，符合杂志社办刊宗旨、出版方向的稿件及时外审、终审。三审后才能确定作者所投论文是否能录用或退稿，一个月的时间确实紧迫。有很多年轻作者、基层工作者由于经验不足，初审就会不合格，这样的稿件退稿在一个月之内应能够完成，杂志社不能因人力有限等为借口，推迟或根本就不给作者回复。按照现在大多数杂志社人员构成、审稿流程、稿件处理速度，完成稿件的三审大约一个月至一个半月的时间就足够了。所以杂志社自行在稿约中约定的回复时间是三个月，时间很充裕。能否录用的回复如果不能通知给作者，导致作者一稿多投的责任应不在作者。笔者认为以在一个半月时间内答复作者稿件的处理结果比较合理。如果稿约中答复时间规定的太短，即使责任编辑能很快地完成初审，但由于外审专家事务繁忙，外审的时间还是不能完全确定。比如笔者所在的学报编辑部的审稿专家均承担有大量的教学任务和科研任务，临床的审稿专家还需要出专家诊，给病人查房，手术科室的专家还需要完成各种大小型的手术，如果完不成三审以及学术不端的检测，容易出现错误，造成不可挽回的损失。但如果时间规定的过长，超过了三个月更不合理，有些讲求时效性的学术类论文，如果因为审稿流程的长时间耽搁，加上后续的编辑加工、校对、印刷等流程的时间，很可能影响学术成果的时效性，挫伤作者的积极性，影响作者的后续投稿过程。

（二）杂志社稿源充足

有些杂志社作为核心期刊或有影响力的期刊，特别重视“大家”的论文，以刊登有重量论文来提高其影响因子、被引频次等指标；为了提升基金论文比，喜欢接收有基金项目支撑的课题稿件。约请稿件等不同来源稿件数量众多，不在乎基层作者或实力不强作者的几篇自由小稿。所以也没花心思在回复作者的问题上。有的杂志社办刊质量较高，受到读者和作者的支持，来稿逐年增加，而杂志容量有限，退稿率也随之大幅度上升，退稿率远远超过录用率。这么多的退稿如果没有有效的退稿方式，对于编务或责任编辑来说工作量是很大的。但也有的杂志社做的很好，比如中国科技期刊研究，笔者作为地方高校学报的编辑，受限于学报的发展及理论知识的更新，撰写的稿件虽然是结合学报办刊实际或工作过程中遇到的问题，颇认真查阅文献，精心撰写的论文，但新意可能欠缺，文字表述能力欠佳，未被中国科技期刊研究录用。中国科技期刊研究作为中文核心期刊，排名在前，每日的投稿量可想而知，但他能在一个月内通过信函的方式告知论文的不足之处，鼓励笔者继续努力撰稿，一点没挫伤笔者积极性和伤害自尊心，笔者的付出得到了杂志社的尊重。

（三）编辑职业倦怠

职业倦怠是指工作压力所导致的体力和情绪衰竭的一系列症状，包括消极的自我评价、消极的工作态度、失去对工作对象的关心和感觉等。编辑工作是繁杂的脑力劳动，工作比较单调但责任比较重大，做着为别人做嫁衣的工作，某种程度上成就了他人晋级、课题研究的任务，自己的工作成果没有得到认可，尤其在高校学报中，年轻的学报编辑的工资待遇、职称评定上没有优势，学历虽高，但待遇与年长的编辑和教师相比有很大的差距，心理总避免不了带有情绪。陈蕊等［4］采用问卷法调查了河北省20家编辑部70名编辑人员的职业倦怠状况，调查结果显示，有严重职业倦怠的编辑占5.4%，有较严重职业倦怠的编辑占11.5%，有一般严重职业倦怠的编辑占12.3%，只有27.7%的编辑无职业倦怠。可见，目前职业倦怠是一种普遍存在的现象。由于职业倦怠带给编辑身体上、精神上的困扰，势必造成对工作的不积极热情，消极怠工，减缓收稿流程、审稿执行，无心回复作者稿件状态，对于作者的电话查询缺乏一种耐心和热情。

三、可以改进的投稿回复

（一）稿约或电子邮件自动回复中明确回复时间及方式

作者将稿件投至杂志社，一般都是在通读稿约等内容，了解杂志的办刊宗旨及办刊方向，查阅杂志的相关论文，了解了杂志的编辑规范后才将稿件发出。不是无目的的投稿。所以作者的心理最关心的就是自己所投杂志的审稿速度是什么，什么时间能得到杂志社的回复，如果能被录用，什么时间可以发表，版面费是多少，如果不能录用原因在哪里等问题。总之，知道自己的稿件是何种状态是最关心的。所以杂志社或期刊编辑部应明确出本刊的审稿周期是多长时间，达到审稿时间的期限后如果未收到录用通知，如何处理自己的稿件，以及有效的查询办法等内容。让作者、读者一目了然，放心投稿。

（二）查找审稿时间过长的原因

根据审稿的流程，杂志社要总结审稿时间过长的原因，若是编辑工作效率不高，人为造成稿件积压使审稿时间延长，杂志社（或编辑部）需改进工作方式并建立奖惩机制等，激励编辑提高工作效率；若是外审时间难以掌握，时间长短悬殊，就需要优化审稿程序、途径和方法，选择合适的审稿人，规定明确的外审期限。只有建立一套完整的制度才可真正提高工作效率，减少中间环节，缩短稿约中的审稿时间［3］。朱夜明［5］提出高校学报发稿周期较长，会影响作者创作的积极性，他认为其中一个重要原因是审稿时间太长，审稿效率函待提高，建议编辑部初审要快速、准确，选择合适的审稿专家，构建一个高质量、高效率的专家库，明确审稿专家的职责等方面来提高高校学报的审稿效率。各个杂志社可以根据各自的实际情况，予以借鉴。

（二）建立网上稿件处理系统

利用网络在线投稿、查稿，时时了解自己稿件的状态，在杂志社做到规范的审稿流程后，作者很快就能知晓稿件录用与否，这样做比稿约规定的时限快很多。利用系统自带的软件登记系统，及时回复作者，也避免了因稿件丢失所造成的麻烦。利用专家审稿系统，将专家意见及时反馈给作者，录用作者稿件给作者以信心和鼓舞，退稿作者也能得到专家和编辑的指导。云南师范大学学报就利用网上稿件处理系统作出承诺：“云南师范大学学报网上稿件处理系统”经过近1年的试用和一系列修改和完善，系统性能指标达到或超过设计要求，操作简便易行。系统的使用有利于规范稿件处理程序，保护投稿者的权益，提高工作效率。本刊决定正式使用本系统，作者可放心通过本系统投稿。本刊承诺：您的投稿将得到规范的、负责任的处理，稿件的处理结果66个工作日内回复作者。所以说充分利用网络，加速审稿流程对于避免投稿回复不作为很有帮助。

（四）重视投稿回复中的退稿

退稿，从编辑学角度讲，是编辑审处稿件后，把未能进入编辑程序而成为编辑主体作用对象的稿件，退给作者的过程；从版权的角度讲，这是维护作者著作权的一种权利；从作者的角度讲，这是一次投稿的终结，可能引起其期望值的失落感，也可能引起其心理以至行为的某种反应。概括起来讲，退稿是根据有关规定，在一定时间限度内，把那些未被采用的稿件，妥善退还给作者的业务过程［6］。退稿也是不容忽视的问题，关系到期刊的发展，要讲究艺术，最好能做到“退稿不退人”，退稿时能及时通知作者，即使不退原稿，也要在稿约中声明让作者自行保留原稿，并用有效的方式尽早告知作者，避免因回复不及时延误作者改投他刊的时间，如能做到告知稿件的不足之处更好，可以有助于作者重新撰写。所以杂志社需要妥善处理不能刊用的稿件，切实维护作者的权利。

总之，编辑也要撰写文章，在投稿的过程中会遇到上述种种想象现象，如果能体会作者的心情，想作者所想，就不会出现违反著作权的行为，避免处于被动状态。重视审稿回复的时间，建立与作者良好的关系，对期刊的发展很有帮助。

［1］欧翠珍.学术期刊用稿周期的错位与治理［J］.编辑之友,2008(4):53-56.

［2］张传.高校学报稿件处理存在的问题及解决对策［J］.石家庄学院学报,2006,8(4):122-124.

［3］李明山,吕静.广东科技期刊稿约中的审稿时间的调查和分析［J］.中国科技期刊研究,2007,18(3):412-414.

［4］陈蕊,宋悦.多重视觉下的编辑职业倦怠分析［J］.河南广播电视大学学报,2011,24(2):7-9.

［5］朱夜明.浅析如何提高高校学报的审稿效率［J］.安徽农业大学学报:社会科学版,2006,15(5):135-138.

［6］旷荣怿.退稿论［J］.湘潭师范学院学报:社会科学版,1992(2):60.