谈学校兼职档案员队伍的管理与建设

常磊

谈学校兼职档案员队伍的管理与建设

常磊

兼职档案员队伍的整体素质在学校档案管理工作中起着非常重要的作用。兼职档案员队伍中存在着档案意识薄弱、管理能力不强、工作量大、工作繁杂、人员调换频繁的现象。要加强兼职档案员队伍的建设与管理，学校档案馆必须强化兼职档案员的档案意识，加强对兼职档案员的业务培训，强化对兼职档案员的管理，稳定人员队伍，配合学校制定相应的管理激励制度，为兼职档案员队伍的管理与建设创造良好的条件和环境。

学校 兼职档案员 管理与建设

随着教育事业的不断发展，学校行政管理、教学科研、基本建设等各项工作所形成的文件材料不断增加，学校的档案门类越来越多，需要的档案管理人员也越来越多。在档案专业管理人员相对较少的情况下，学校各系、各部门文件材料的收集、整理、归档，都由学校各系、各部门的兼职档案员承担，兼职档案员队伍成为学校档案管理队伍的一支不可缺少的有生力量，这支队伍的素质如何，对学校档案管理工作的发展起着非常重要的作用。

一、学校兼职档案员队伍中存在的问题及原因探析

1.兼职档案员的档案意识薄弱，档案管理能力不强。

档案意识是指人们对于档案工作的性质与价值的认识。由于档案管理工作在学校各项工作中一直被视为辅助性工作，比较边沿化，档案意识不强的现象存在于学校各级领导中。领导的档案意识不强，对档案管理工作重视不够，导致了兼职档案员对档案管理工作的价值认识不够，致使兼职档案员的档案意识薄弱，责任心不强，不注意文档材料的搜集保管，在归档时不积极到各单位收集相关资料，致使文书档案中一些重要资料不全，造成了档案质量不高。

档案管理工作是一项专业性较强的工作，但多数兼职档案员没有接受过正规的档案专业培训，以前也没有从事过档案管理工作，他们不了解档案工作的性质、价值、作用，不了解我国档案工作的基本原则、基本制度、基本要求。档案管理知识缺乏，对文件材料的整理，立卷方法掌握不够，导致归档的文件不符合要求，致使档案质量不高。

2.兼职档案员工作内容繁杂，工作量大，要兼顾好所承担的各项工作有难度，影响了档案管理工作的质量。

各单位的兼职档案员大多由教学秘书或办公室人员兼职，他们的主要任务并不是档案管理工作。他们的工作头绪较多，工作内容比较琐碎，致使他们有时顾此失彼，影响了文书材料的搜集整理，影响了档案的立卷归档，延误了档案的移交。伴随着计算机软件的不断发展与成熟，网络通讯技术、办公自动化设备的广泛运用，电子文档大量生成。电子文档的大量生成，又要求兼职档案员在做好纸质等载体文件材料的立卷、归档工作的同时，还要做好电子文档的管理，这又增加了兼职档案员的工作难度，加大了他们的工作量，增大了他们的工作压力。

3.学校兼职档案员队伍人员调动频繁，影响了档案管理的连续性，影响了案卷的质量。

由于档案管理工作在学校一直被视为辅助性工作，部门领导对档案工作的重视不够，不了解档案管理工作的专业性、复杂性、连续性，认为档案管理工作任何人都可以做。因此，对档案管理工作的人员安排没有长远的计划，随意性比较大，导致了兼职档案员频繁调换。兼职档案员的频繁调换，导致了兼职管理员工作不安心，责任心不强，缺乏工作主动性，这严重影响了档案管理工作的质量，致使档案材料残缺不齐，归档的案卷质量不高。而且由于兼职人员的频繁调换，造成了档案材料的积压遗留，影响了档案管理工作的正常进行。有时因新老兼职档案员对档案工作的交接不清，还会造成文书材料遗失，档案材料残缺不全，使档案管理工作无法衔接，影响了档案工作的连续开展，影响了案卷质量。兼职档案员队伍是否稳定，直接影响到部门文书档案的搜集工作，影响到部门档案的数量与质量，进而影响到整个学校档案管理工作的质量。

二、加强学校兼职档案员队伍管理与建设的途径与方法

1.发挥学校档案馆档案管理的专业优势，加强对兼职档案员队伍的管理与建设，促进学校兼职档案员队伍整体素质的提高，促进学校档案管理工作的良性发展。

学校档案馆是学校档案管理的专业机构，档案馆管理人员基本上都接受过档案专业的正规培训，具有扎实的专业理论基础，有着长期管理档案的丰富实践经历，清楚档案工作的特点、规律，并且经常与业内同行进行业务交流，清楚档案专业领域的发展变化，具有档案管理的专业优势。

（1）学校档案馆应加强对兼职档案员的专业教育培训，强化兼职档案员队伍的档案意识，提升兼职档案员的业务素质。适度的档案意识有助于激发兼职档案员对档案管理工作价值的正确认识，有助于增强兼职档案员对档案管理工作的责任心、使命感。加强对兼职档案员的专业教育培训，强化他们的档案意识，让他们懂得档案的意义、价值、作用，懂的档案法和档案管理条例，明确档案工作的基本原则、基本要求。加强对兼职档案员的专业教育培训，让他们学习档案专业知识、学习档案管理技能，提升他们的业务素质。对于新上岗的兼职档案员，学校档案馆应派专业档案员对他们进行具体的岗位业务指导，让他们了解档案和档案工作的基本知识、概念，了解档案工作的行政法律、法规、政策，掌握档案管理工作中各项实务工作的操作技能和方法，掌握档案管理的基本知识，明确档案管理岗位的工作职责，掌握本部门文书材料的搜集方法和立卷范围，明确档案立卷、归档的具体要求，让他们尽快达到上岗要求，尽快适应岗位工作。

（2）学校档案馆要加强与兼职档案员的工作联系，加强对各部门档案管理工作的业务指导、业务管理、业务监督，以促进学校兼职档案员队伍的管理与建设。学校档案馆要加强对各部门档案管理工作的管理，科学划分各部门档案类目，明确各部门档案的建档、存档和管理职责。明确各部门兼职档案员的工作职责，明确对兼职档案员的基本要求，对各单位文书档案的收集、整理、归档做出具体的规定，让兼职档案员把握好本部门文书档案归档的范围、归档的时间、归档的要求，避免档案材料的遗漏，做好立卷工作，保证归档材料的完整、准确，以保证案卷的质量。加强与兼职档案员的工作联系，及时了解各部门兼职档案员的在岗情况，及时了解各部门档案管理工作中存在的问题，以便对各部门档案管理工作人员进行及时的业务指导。根据档案管理工作的需要，及时组织兼职档案员参加档案工作会议、活动，参加档案管理业务培训。定期对各部门的档案管理工作进行督查，对发现的问题进行及时处理。做好平时的档案管理工作检查记录，并以此作为各部门档案管理工作年终考评的依据。根据档案管理工作的特点和规律，学校档案馆制定出部门档案管理工作评估和考核细则，每年对兼职档案员的档案管理工作做出全面的评估和考核，以充分调动兼职档案员的工作主动性、积极性，促进兼职档案员队伍的良性发展，促进学校兼职档案员队伍整体素质的提高。

2.开展广泛深入的档案宣传，完善学校档案管理激励制度，为兼职档案员队伍的管理与建设创造良好的条件与环境。

学校档案是学校在各项工作活动过程中所形成的作为原始记录保存起来以备查看的文字、图表、声像以及其他各种形态载体的文件材料，是学校各项工作活动和工作成效的见证，它能为学校当前和今后各项工作活动的开展提供依据和借鉴。学校档案馆应开展广泛深入的档案宣传，使学校各级领导充分认识到学校档案管理工作在学校发展中所起的重要作用，正确认识档案管理工作的价值，正确认识兼职档案员队伍在学校档案管理工作体系中所处的位置，正确处理档案管理工作与部门其他各项业务工作之间的关系，重视部门兼职档案员的配备，对兼职档案员的人事安排有一个全面长远的规划，稳定兼职档案员队伍，合理安排兼职档案员担当的工作，合理安排兼职档案员的工作量，尽量做到兼职档案员的固定不变，并为他们创造良好的工作条件与环境。

完善学校的档案管理激励制度，充分调动学校各部门领导加强档案管理工作的主动性、积极性，促进兼职档案员队伍的良性发展。完善的管理制度，是各项工作得以有效实施的重要基础。学校档案馆在加强学校档案工作重要性宣传的同时，还要配合学校制定出完善的档案管理激励制度，以促进学校兼职档案员队伍的管理与建设。比如建立学校档案管理工作定期检查制度。学校档案馆定期开展对各部门档案管理工作的检查评比活动，对各部门档案管理工作的组织领导情况，兼职档案员的专业能力，部门的案卷质量，兼职档案员的岗位情况进行评比检查，并把检查的结果记录同各部门的年终工作考核、部门分管档案管理工作领导的年终考核、兼职档案员的年终考核挂钩；学校实行档案通报制度。学校档案馆根据实际情况，适时通报学校各部门归档的案卷数量、案卷的移交时间、案卷质量情况，适时通报各单位兼职档案员参加档案工作会议和档案业务培训情况，并将通报内容作为档案工作检查评比的内容之一。以此加强学校各部门对档案管理工作的重视，为兼职档案员的业务培训与档案管理工作提供良好的条件与环境，促使各单位分管档案工作的领导加强对本部门档案管理工作的督促和检查，以促进学校兼职档案员队伍的管理与建设，使学校兼职档案员队伍的整体素质得以提升。

[1]莫丽彬.高校兼职档案员的消极心理探析[J].兰台世界,2010,(3).

[2]王辉.浅析兼职档案人员管理机制的建立与完善[J].黑龙江档案,2011,(5).

常 磊 山东省泰安市高级技工学校人事处 馆员

（责编 杨 欣）